Phase de création

En phase de création, les auteurs et les approbateurs utilisent les doclets pour ajouter du contenu à un package de rapports. Les auteurs fournissent le contenu que les approbateurs révisent et modifient.

La phase de création offrent les avantages suivants :

Gestion de contenu

La gestion de contenu permet aux utilisateurs d'extraire et de réinsérer les doclets d'un référentiel central, ce qui garantit leur mise à jour par un seul utilisateur à la fois. Elle assure en outre un contrôle de version. Lorsqu'un utilisateur réinsère la version mise à jour d'un doclet, la version précédente est automatiquement stockée. Les versions précédentes sont ainsi facilement accessibles pour comparaison. Les utilisateurs peuvent stocker des versions sur lesquelles ils travaillent encore et les réinsérer lorsqu'ils sont prêts à les partager avec d'autres.

Workflow flexible

Le workflow permet de développer le contenu de doclet de façon collaborative. Un auteur peut mettre à jour le doclet tandis qu'un approbateur peut réviser et modifier son contenu. Vous pouvez définir plusieurs niveaux d'approbation et ce nombre peut varier d'un doclet à un autre. Par exemple, un doclet contenant un texte d'introduction peut ne pas nécessiter d'approbation, tandis qu'un doclet contenant des informations sur les revenus peut en demander plusieurs.

Grâce au workflow, les utilisateurs devant intervenir ultérieurement dans le processus de révision peuvent prendre le contrôle d'un doclet plus tôt que prévu. Par exemple, si un doclet est affecté à un auteur, un approbateur ou le propriétaire du package de rapports peut effectuer une action sur le doclet sans attendre que l'auteur ait terminé son travail. Cette souplesse élimine les goulets d'étranglement et accélère le développement de contenu.

Rapports sur les processus

Les rapports sur les processus permettent de visualiser le statut de la phase de création à deux niveaux :

• Niveau Récapitulatif : fournit les statuts de l'ensemble de la phase de création, tels que le pourcentage d'avancement global, un récapitulatif du statut de tous les doclets, la date d'échéance et le temps restant de la phase.

• Niveau Doclet : fournit le statut de chaque doclet individuel, la responsabilité associée et la nature spécifique (extrait ou réinséré). Permet également de voir d'un seul coup d'oeil le niveau de workflow des doclets, notamment les utilisateurs affectés et les dates d'échéance de chacun.