Affectation du workflow

L'onglet Workflow permet d'affecter le workflow pour le formulaire.

Pour affecter le workflow pour le formulaire, procédez comme suit :

  1. Ouvrez un formulaire Supplemental Data.
  2. Dans Nouveau formulaire ou Modifier le formulaire, cliquez sur l'onglet Workflow.
  3. Dans Quand commencer, sélectionnez des valeurs dans les listes déroulantes :

    • Fréquence : fréquence à laquelle les données sont collectées pour le formulaire.

    • Début de l'échéancier : date de collecte :

      • Date de fin : date de fin de la période.

      • Date de fermeture : date de clôture spécifiée pour la période.

    • Contrepartie de jour de début : jour de début de la collecte des données du formulaire. Cette valeur détermine le nombre de jours suivant la date de fin ou la date de clôture après lequel la collecte des données peut commencer. Il peut s'agir d'un nombre positif ou négatif. Par exemple, vous pouvez préparer les données quelques jours avant le jour de début et définir la valeur -3 pour que la collecte débute 3 jours après cette date.

  4. Dans Workflow, sélectionnez des valeurs pour les options suivantes :

    • Option de workflow : sélectionnez une option :

      • Préparer

      • Préparer et approuver

      • Préparer, approuver et imputer

      • Préparer et imputer

      • Imputer

    • Niveau d'approbation : sélectionnez jusqu'à 10 niveaux d'approbateurs.

    • Durée pour : nombre maximal de jours autorisé pour une action spécifique par utilisateur.

      Ces données déterminent la date de fin programmée pour la soumission, l'approbation et l'imputation en fonction de l'option de workflow.

  5. Dans la section Utilisateurs, les options suivantes sont disponibles : Formulaires et Ad hoc. Vous pouvez définir des affectations utilisateur de type Workflow et Visualiseur pour les formulaires ou les éléments ad hoc. Vous pouvez ajouter des utilisateurs dans les champs activés.

    • Cliquez sur Nouveau.

    • Pour ajouter un utilisateur, procédez comme suit :

      • Pour Formulaire, sélectionnez un workflow, puis sélectionnez des utilisateurs ou des groupes pour le préparateur et l'approbateur. Le sélecteur de membres de workflow s'adapte de manière dynamique en fonction de la dimension de workflow sélectionnée.
      • Pour Ad hoc, sélectionnez des utilisateurs ou des groupes en effectuant une recherche par nom et prénom. Vous pouvez cliquer sur Avancé pour effectuer une recherche par ID utilisateur ou adresse électronique. Les options de base (Prénom et Nom de famille) sont affichées par défaut.
      • Cliquez sur Rechercher pour afficher les résultats de la recherche. Vous pouvez utiliser cette option pour ajouter ou enlever des utilisateurs.

      Remarque :

      L'option Autoriser ad hoc apparaît sous l'onglet Workflow et n'est pas affichée par défaut. Elle est renseignée uniquement si le nombre d'utilisateurs dans la liste des utilisateurs ad hoc est supérieur à 0. Si la liste est vide, cette option est désactivée.

    • Pour importer des utilisateurs à partir d'un fichier CSV, cliquez sur Importer :

      • Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier.
      • Pour Séparateur de fichier, sélectionnez Virgule, Tabulation, ou Autre pour indiquer votre séparateur.
      • Cliquez sur Importer.

        Remarque :

        Le format de fichier d'export/import permet d'inclure l'option Autoriser ad hoc dans une transaction.

    • Pour enlever un utilisateur, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer dans la barre de menu.