Affectation du workflow

L'onglet Workflow permet d'affecter le workflow pour le formulaire.

Pour affecter le workflow pour le formulaire, procédez comme suit :

  1. Ouvrez un formulaire Supplemental Data.
  2. Dans Nouveau formulaire ou Modifier le formulaire, cliquez sur l'onglet Workflow.
  3. Dans Quand commencer, sélectionnez des valeurs dans les listes déroulantes :

    • Fréquence : fréquence à laquelle les données sont collectées pour le formulaire.

    • Début de l'échéancier : date de collecte :

      • Date de début : date de début de la période.
      • Date de fin : date de fin de la période.
      • Date de clôture : date de clôture spécifiée pour la période.

    • Contrepartie de jour de début : nombre de jours précédant ou suivant la date de début, la date de fin ou la date de clôture à partir duquel la collecte des données peut commencer. Il peut s'agir d'un nombre positif ou négatif. Par exemple, vous pouvez préparer les données quelques jours avant le jour de début et définir la valeur -3 pour que la collecte débute 3 jours après cette date.

  4. Dans Workflow, sélectionnez des valeurs pour les options suivantes :

    • Option de workflow : sélectionnez une option :

      • Préparer
      • Préparer et approuver
      • Préparer, approuver et imputer
      • Préparer et imputer
      • Imputer

    • Niveau d'approbation : sélectionnez jusqu'à 10 niveaux d'approbateurs.

    • Accès en consultation de l'approbateur : sélectionnez une option :

      • Toujours : permet aux approbateurs de visualiser les données de formulaire même avant leur soumission par le préparateur.

      • Workflow : permet aux approbateurs de visualiser les données de formulaire uniquement lorsqu'ils en sont responsables conformément au workflow. Il s'agit de l'option par défaut.

        Si le workflow fait que les données ne sont pas consultables par l'approbateur, le système affiche un message d'erreur indiquant qu'il ne peut pas visualiser le contenu du formulaire car il n'a pas été promu à son niveau dans le workflow.

    • Verrouiller les données lors de l'imputation : lorsque le statut de l'imputation du formulaire passe à Imputation en cours ou à Imputé, la fonctionnalité Verrouiller les données est définie pour cette instance, et restreint les fonctionnalités de redéploiement et d'annulation du déploiement.

    • Durée pour : nombre maximal de jours autorisé pour une action spécifique par utilisateur.

      Ces données déterminent la date de fin programmée pour la soumission, l'approbation et l'imputation en fonction de l'option de workflow.

  5. Dans la section Utilisateurs, les options suivantes sont disponibles : Formulaires et Ad hoc. Vous pouvez définir des affectations utilisateur de type Workflow et Visualiseur pour les formulaires ou les éléments ad hoc. Vous pouvez ajouter des utilisateurs dans les champs activés.

    • Cliquez sur Nouveau.

    • Pour ajouter un utilisateur, procédez comme suit :

      • Pour Formulaire, sélectionnez un workflow, puis sélectionnez des utilisateurs ou des groupes pour le préparateur et l'approbateur. Le sélecteur de membres de workflow s'adapte de manière dynamique en fonction de la dimension de workflow sélectionnée. Lors de la sélection d'un workflow, les membres de tous les cubes sont affichés ensemble. Toutefois, le workflow affiche Oui ou Non pour les cubes afin que les administrateurs sachent à quel membre appartiennent les cubes. Cela est également applicable à l'intervalle par défaut (dimension Entité).
      • Pour Ad hoc, prédéfinissez les chemins de workflow d'approbation des formulaires ad hoc afin de permettre aux préparateurs de sélectionner facilement un chemin d'approbation lors de la création ou de la modification de formulaires ad hoc. Des utilisateurs individuels, des équipes ou des groupes peuvent être définis comme approbateurs, et le chemin d'approbation peut être affecté à des préparateurs de formulaires ad hoc.

        L'administrateur peut éventuellement définir l'option Remplacements de niveau d'approbateur ad hoc dans Paramètres système pour permettre au préparateur de sélectionner un niveau d'approbateur, ou l'en empêcher, lors de la création de formulaires ad hoc.

    • Cliquez sur Rechercher pour afficher les résultats de la recherche. Vous pouvez utiliser cette option pour ajouter ou enlever des utilisateurs.

    • Pour importer des utilisateurs à partir d'un fichier CSV, cliquez sur Importer :

      • Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier.
      • Pour Séparateur de fichier, sélectionnez Virgule, Tabulation, ou Autre pour indiquer votre séparateur.
      • Cliquez sur Importer.

        Remarque :

        Le format de fichier d'export/import permet d'inclure l'option Autoriser ad hoc dans une transaction.

    • Pour enlever un utilisateur, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer dans la barre de menu.