Démarrage du processus d'approbation

Un administrateur de service gère le processus d'approbation, y compris la configuration des hiérarchies d'unités d'approbation, l'affectation de la hiérarchie d'unités d'approbation à une combinaison Scénario, Année et Période spécifique, et la configuration des règles de validation.

Reportez-vous à la section Création de hiérarchies d'unités d'approbation.

Pendant le processus d'approbation, un administrateur ou un super utilisateur peut surveiller le statut de chaque entité au sein de la hiérarchie d'unités d'approbation et effectuer des actions d'approbation pour ces entités. Les autres utilisateurs effectuent des actions d'approbation à partir de la carte d'approbations de la page d'accueil. Reportez-vous à la section "Révision et approbation des données" dans Utilisation de Financial Consolidation and Close.

Une fois la hiérarchie d'unités d'approbation définie et affectée à une combinaison Scénario, Année et Période spécifique, un administrateur de service ou un super utilisateur peut lancer le processus de révision.

Dans l'écran Gérer les approbations, le système affiche toutes les entités pour lesquelles le super utilisateur dispose d'un accès en lecture ou en écriture. Si le super utilisateur dispose uniquement d'un accès en lecture à une entité, il ne peut ni la démarrer ni l'exclure. Si le superutilisateur dispose d'un accès en écriture à une entité, il peut la démarrer et l'exclure. Si le super utilisateur n'a pas accès à l'entité, celle-ci n'est pas affichée dans la liste.

Si le super utilisateur dispose d'un accès en écriture à une entité parent et choisit de démarrer le processus d'approbation à partir de cette entité, tous les enfants de cette dernière seront également démarrés, ce qui peut inclure des entités avec un accès en lecture seule ou sans accès.

Une fois que le processus est démarré, l'unité d'approbation passe d'un réviseur à un autre jusqu'à ce que le processus soit terminé. Par défaut, le statut d'approbation est "Non commencée". Le démarrage du processus fait passer le statut de l'unité d'approbation à "En cours de révision".

Lorsque vous démarrez le processus d'approbation, le système démarre le processus pour les entités au sein de la hiérarchie d'unités d'approbation. Vous pouvez également démarrer chaque entité de base séparément.

Après le processus de démarrage, le propriétaire en cours de chaque entité est défini sur le premier propriétaire du chemin promotionnel, tel qu'affiché dans la colonne "Propriétaire actuel". Lorsque l'unité d'approbation est promue dans le chemin promotionnel, le propriétaire en cours et l'emplacement sont mis à jour en conséquence. Un administrateur ou un super utilisateur peut surveiller le statut de chaque entité au sein de la hiérarchie d'unités d'approbation et effectuer des actions d'approbation pour ces entités à partir de l'écran Statut du processus.

L'administrateur ou le super utilisateur peut redémarrer le processus à tout moment en sélectionnant une entité spécifique à exclure. Le système efface tout l'historique d'approbation de l'entité et vous pouvez sélectionner Recommencer pour redémarrer le processus de validation, qui déplace l'entité vers le premier propriétaire du chemin promotionnel.

Si l'organisation améliorée par période n'est pas activée pour l'application, lorsque vous démarrez une entité de base, son parent et ses ancêtres sont également démarrés. Si vous démarrez une entité parent, tous ses descendants démarreront.

Si l'organisation améliorée par période est activée pour l'application, lorsque vous démarrez une entité de base, le système tient également compte du statut Actif/Inactif de l'entité afin de déterminer si l'action de démarrage ou d'exclusion doit être arrêtée lorsqu'il détecte l'entité inactive dans la hiérarchie. Une entité est considérée comme inactive si la méthode de consolidation Inactif lui est affectée. Sinon, l'entité est considérée comme active.

Dans une application dans laquelle l'organisation améliorée par période est activée, lorsqu'une entité de base est démarrée, le système démarre également son parent ou ses ancêtres actifs. Le système recherche les ancêtres dans la hiérarchie de manière ascendante et inclut uniquement les parents ou ancêtres actifs. Par conséquent, le système s'arrête s'il détecte un ancêtre inactif lors de l'énumération ascendante des parents actifs.

Lorsqu'une entité parent est démarrée, le système démarre uniquement ses enfants ou descendants actifs. Il parcourt la hiérarchie et arrête l'énumération descendante s'il détecte un enfant inactif. Le membre enfant inactif et ses descendants ne sont pas pris en compte dans le processus de démarrage.

Pour démarrer le processus d'approbation, procédez comme suit :