Import de tâches
Pour importer des tâches, procédez comme suit :
Sélectionnez une tâche, cliquez sur Actions, puis sur Importer les tâches.
Cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier d'import.
Sélectionnez une valeur pour Type d'import :
Remplacer : remplace la définition d'une tâche par celle figurant dans le fichier d'import. Cette option remplace les détails de la tâche par ceux du fichier que vous importez. Cela n'affecte pas les autres tâches de l'échéancier non spécifiées dans le fichier d'import.
Le système affiche un avertissement indiquant que les tâches d'un masque de saisie correspondant à l'ID de tâche du fichier d'import seront modifiées. Si vous ne souhaitez pas remplacer la tâche, cliquez sur Annuler.
Vous pouvez cocher Conserver les pièces jointes pour conserver les pièces jointes des tâches remplacées.
Mettre à jour : met à jour une partie des informations concernant les tâches. Par exemple, dans le fichier d'import, vous avez pu modifier des instructions de tâche, réaffecter des propriétaires, destinataires et approbateurs, ou supprimer certains attributs et en ajouter de nouveaux. Vous avez également pu effectuer la même modification sur un grand nombre de tâches ; par exemple, en ajoutant un nouvel attribut à 100 tâches sur 400. L'option de mise à jour ne constitue pas un remplacement intégral des détails des tâches. Seuls les détails des propriétés de tâche spécifiées dans le fichier sont mis à jour. Par exemple, si le fichier d'import ne comporte qu'une colonne pour les instructions d'une tâche, le nom, le destinataire, les attributs et les autres propriétés de cette tâche ne sont pas concernés.
Supprimer : supprime les tâches et les informations associées en fonction d'une liste d'ID de tâche fournie dans un fichier. Pour effectuer une suppression, vous devez fournir un fichier contenant une colonne d'ID de tâche.
Sélectionnez un format de date.
Sélectionnez un format dans la liste déroulante des formats de date autorisés. Les formats de date ne sont pas convertis. Par défaut, le format de date est défini sur celui des paramètres régionaux de l'emplacement du fichier exporté.
Sélectionnez un séparateur de fichier pour le fichier d'import : Virgule ou Tabulation. Choisissez Autre pour indiquer le caractère de votre choix à utiliser comme autre séparateur.
Cliquez sur Importer.
Export de tâches
Pour exporter des tâches, procédez comme suit :
Sélectionnez une tâche, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Exporter les tâches.
Sélectionnez des options d'export :
Sélectionnez Toutes les tâches ou Tâches sélectionnées.
Pour Format, sélectionnez Données formatées (colonnes visibles uniquement) ou Données non formatées pour un import ultérieur.
Remarque :
Si vous êtes administrateur ou super utilisateur, vous pouvez sélectionner le format. Si vous disposez de droits de sécurité utilisateur, l'option Format est définie par défaut sur Données formatées (colonnes visibles uniquement) et ne peut pas être modifiée.Cliquez sur Exporter. Le fichier est téléchargé au format Excel ou CSV selon la sélection : Données formatées (colonnes visibles uniquement) ou Données non formatées pour un import ultérieur.
Cliquez sur Fermer.