Modification du chemin promotionnel de l'unité d'approbation

Lorsque vous sélectionnez un propriétaire et des réviseurs pour une unité d'approbation et ses parents, vous définissez le chemin promotionnel de l'unité d'approbation (reportez-vous à Chemin promotionnel de l'unité d'approbation). Cependant, il arrive parfois que la personne suivante chargée de réviser le budget change en raison des résultats du calcul budgétaire. Par exemple, si les salaires d'un groupe de ventes sont supérieurs au précédent budget annuel de plus de 10 %, l'approbation d'une personne différente du réviseur suivant peut être obligatoire. Dans ce cas, pour que le budget soit automatiquement redirigé, ajoutez des conditions et des actions aux règles de validation des données qui vérifient ces exceptions, puis modifiez le chemin de promotion si nécessaire. Vous pouvez également utiliser des règles de validation des données pour empêcher une unité d'approbation d'être transmise au réviseur suivant lorsqu'il existe des erreurs de données dans l'unité d'approbation.

Pour modifier le chemin promotionnel de l'unité d'approbation, procédez comme suit :

  1. Créez ou sélectionnez une règle de validation des données (reportez-vous à Gestion de la validation des données).
  2. Dans Générateur de règles de validation des données, cliquez sur l'icône Icône Traiter la cellule afin de créer des conditions de chemin de promotion et spécifiez l'action qui doit être entreprise lorsqu'un calcul de budget ne respecte pas ces conditions.
  3. Sélectionnez une opération :

    • Mettre à jour le chemin de promotion pour créer une condition de chemin de promotion qui ajoute des réviseurs ou des propriétaires au chemin de promotion si la condition que vous avez définie est déclenchée.

    • Ne pas promouvoir pour empêcher la promotion d'une unité d'approbation au réviseur suivant. Cette action indique généralement qu'il existe des données incorrectes dans le budget.

  4. Dans la boîte de dialogue Traiter la cellule, sous Approbations, cliquez sur Ajouter pour ajouter une condition de chemin promotionnel.

    Les conditions de chemin de promotion sont traitées dans l'ordre dans lequel elles sont répertoriées. Utilisez les flèches Icône Flèche vers le haut et Icône Flèche vers le bas pour les déplacer vers le haut ou vers le bas dans la liste.

  5. Facultatif : pour dupliquer une condition de chemin de promotion, procédez comme suit :
    1. Sélectionnez une condition de chemin de promotion, puis cliquez sur Copier.
    2. Sélectionnez la condition de chemin de promotion qui précèdera celle qui sera copiée dans la liste, puis cliquez sur Coller pour ajouter la condition de chemin de promotion copiée.
  6. Facultatif : cliquez sur Supprimer pour supprimer une condition de chemin de promotion.
  7. Dans Hiérarchie des unités d'approbation et Unités d'approbation, cliquez sur Icône Sélecteur de membres pour sélectionner la hiérarchie d'unités d'approbation et les unités d'approbation affectées par la condition du chemin promotionnel.
  8. Dans Condition du chemin promotionnel, indiquez l'endroit où le chemin promotionnel doit être modifié pour les unités d'approbation sélectionnées dans Condition du chemin promotionnel. Sélectionnez :
    1. Dans Position, indiquez l'endroit où le chemin promotionnel doit être modifié pour les unités d'approbation sélectionnées dans Unités d'approbation. Sélectionnez :

      • Avant pour insérer l'autre propriétaire ou réviseur avant que la propriété n'atteigne les unités d'approbation spécifiées dans Condition du chemin promotionnel.

      • Après pour insérer l'autre propriétaire ou réviseur après que la propriété a atteint les unités d'approbation spécifiées dans Condition du chemin promotionnel.

      • Avant et après pour insérer l'autre propriétaire ou réviseur avant que la propriété n'atteigne les unités d'approbation spécifiées dans Condition du chemin promotionnel ou après qu'elle les a atteintes.

    2. Dans la colonne Unités d'approbation de Condition du chemin promotionnel, cliquez sur Icône Sélecteur de membres pour sélectionner les unités d'approbation affectées par l'action sélectionnée dans Position.

      Remarque :

      Les unités d'approbation sélectionnées doivent être des ancêtres des unités d'approbation sélectionnées à l'étape précédente. Si vous sélectionnez des unités d'approbation qui ne sont pas des ancêtres, la condition de chemin promotionnel n'est pas évaluée lors de la validation de la hiérarchie d'unités d'approbation.

  9. Dans la colonne Affecter, indiquez le rôle, le type d'utilisateur et l'utilisateur ou l'attribut UDA pour chaque propriétaire, réviseur et utilisateur alternatifs devant recevoir une notification si l'exception à la règle survient.
    1. Dans Rôle, sélectionnez les éléments suivants :

      • Propriétaire pour sélectionner le propriétaire alternatif.

      • Réviseur pour sélectionner le réviseur alternatif.

      • Utilisateurs notifiés pour sélectionner l'utilisateur auquel envoyer une notification.

    2. Dans Type, sélectionnez les éléments suivants :

      • Nom d'utilisateur pour indiquer l'utilisateur alternatif.

      • De l'attribut UDA pour sélectionner la dimension et saisir le préfixe affecté à l'attribut UDA.

    3. Dans Utilisateurs, indiquez les éléments suivants :

      • Pour Nom d'utilisateur, indiquez le nom de l'utilisateur alternatif ou choisissez-en un dans le sélecteur d'utilisateur.

      • Pour De l'attribut UDA, choisissez la dimension dans la liste déroulante Sélectionner une dimension, puis spécifiez le préfixe utilisé dans l'attribut UDA pour indiquer que celui-ci contient un nom d'utilisateur (par exemple, ProdMgr:).

        Remarque :

        Vérifiez que le préfixe indiqué est le même que celui affecté lors de la création de l'UDA, espaces compris. Par exemple, si un espace figure entre le préfixe et le nom d'utilisateur (ProdMgr Kim), vérifiez que ProdMgr est suivi d'un espace.

  10. Facultatif : pour rédiger un message à l'attention des utilisateurs impliqués lors de la modification du chemin promotionnel de l'unité d'approbation, procédez comme suit :
    1. Cliquez sur Icône Modifier dans :

      • Message de l'expéditeur, pour entrer le texte du courriel à envoyer à l'utilisateur promouvant l'unité d'approbation lorsque le chemin promotionnel est modifié.

      • Dans Message du valideur pour entrer le texte du courriel à envoyer à l'utilisateur recevant l'unité d'approbation en vue de la réviser en raison d'une exception à la règle.

    2. Cliquez sur OK pour enregistrer le message.

    Le texte que vous avez entré est ajouté aux messages envoyés lorsque le statut de l'unité d'approbation est modifié.

  11. Cliquez sur OK pour enregistrer les conditions du chemin de promotion et revenir à l'écran de création de règles de validation des données.