Verrouillage et déverrouillage des entités

Vous pouvez visualiser le statut de verrouillage, et verrouiller et déverrouiller les entités, sur la page Approbations. Vous pouvez également visualiser le statut de verrouillage et le statut de calcul sur le formulaire Statut des données.

Le processus de chargement de données ne charge pas les entités verrouillées. Si une entité est verrouillée, ou approuvée, vous ne pouvez pas soumettre un journal, imputer un journal, annuler l'imputation d'un journal ou modifier un formulaire de données qui contient cette entité. Vous ne pouvez pas non plus exécuter de règles métier de consolidation ou de conversion prédéfinies ni de règles à la demande sur une entité verrouillée.

Si l'option Organisation améliorée par période est activée et que l'unité d'approbation d'une instance d'une entité partagée est verrouillée, les données communes ne peuvent être saisies dans aucune instance quel qu'en soit le statut. Toutefois, les données de noeud ne sont verrouillées que pour les instances pour lesquelles l'unité d'approbation est verrouillée.

Les données de noeud ne peuvent pas non plus être saisies dans une entité inactive si son parent est verrouillé.

Regardez la vidéo suivante pour obtenir des informations sur le processus de verrouillage et de déverrouillage :

Promotion, approbation et verrouillage des données

Pour verrouiller ou déverrouiller une entité, vous devez créer une hiérarchie d'unités d'approbation contenant les entités à verrouiller. Par défaut, Financial Consolidation and Close fournit une unité d'approbation appelée "Total Geography".

Pour verrouiller ou déverrouiller des entités, vous devez être un administrateur de service ou un super utilisateur. Lors de la création de l'application, un propriétaire est automatiquement défini pour l'unité d'approbation "FCCS_Total Geography". Le propriétaire est la même personne que l'administrateur de service.

Vous pouvez modifier les informations de propriétaire de la hiérarchie d'unités d'approbation par défaut "FCCS_Total Geography", à condition que le propriétaire soit un administrateur de service valide ou un super utilisateur doté d'un accès en écriture aux entités de la hiérarchie d'unités d'approbation.

Il n'est pas nécessaire de définir un réviseur pour "FCCS_Total Geography" car le réviseur est facultatif. Tous les descendants de "FCCS_Total Geography" hériteront des mêmes informations de propriétaire que leur parent sauf si vous choisissez un propriétaire ou un réviseur différent pour une entité individuelle de la hiérarchie d'unités d'approbation.

Si vous créez une hiérarchie en dehors de "FCCS_Total Geography", vous devez définir un propriétaire valide pour cette hiérarchie.

Verrouillage des entités

Vous ne pouvez verrouiller les données que si les conditions suivantes sont remplies :

Le statut de calcul de l'entité doit être OK, Aucune donnée ou Modification système. Vous ne pouvez pas verrouiller une entité ayant le statut de calcul Endommagé.
Si l'option Organisation améliorée par période est activée, les conditions de statut de calcul s'appliquent au statut de calcul, qui correspond aux données communes, et au statut de noeud, qui correspond aux données de noeud. Le statut de calcul est identique dans toutes les instances d'une entité partagée mais le statut de noeud est propre à chaque instance d'une entité partagée.
Les données de la période précédente doivent être verrouillées. Par exemple, vous ne pouvez verrouiller une entité dans la période Février que si elle est verrouillée dans Janvier.

Pour verrouiller des entités, procédez comme suit :

Sur la page d'accueil, cliquez sur Approbations.
Sélectionnez l'unité d'approbation Total géographie.

Par défaut, l'unité d'approbation Total géographie a le statut Non synchronisé et doit être synchronisée.
Cliquez sur l'icône Synchroniser pour synchroniser l'unité d'approbation.

Remarque :
Vous devez systématiquement répéter cette étape après avoir ajouté ou enlevé une entité et effectué une actualisation de la base de données.
Pour démarrer l'unité d'approbation, cliquez sur l'icône Navigateur et sélectionnez Gérer les approbations.

Si vous ne démarrez pas une unité d'approbation, les entités de cette unité demeurent au statut "Non commencé".
Sélectionnez le scénario, l'année et la période souhaités pour démarrer, puis cliquez sur Aller.
Dans la liste Afficher de droite, sélectionnez Vue arborescente.
Développez "Total géographie" jusqu'à ce que FCCS_Total Geography apparaisse.

FCCS_Total Geography est dans l'état "Non commencé".
Cliquez sur Début pour démarrer "FCCS_Total Geography".

Le système place l'unité et tous ses descendants dans l'état "Déverrouillé".
Sur la page d'accueil, cliquez sur Approbations.
Cliquez sur une unité d'approbation déverrouillée.
Sur la page Modifier le statut, cliquez sur Modifier le statut pour définir le statut sur Verrouillé.
Cliquez sur Terminé.

Si une erreur survient lors du processus de verrouillage ou de déverrouillage, la page Approbations affiche le statut Echec en regard de l'unité d'approbation. Cliquez sur le lien pour visualiser un rapport de validation détaillé et résoudre l'erreur.

Déverrouillage des entités

Vous ne pouvez déverrouiller des données pour une période que si la période suivante est déverrouillée. Par exemple, vous ne pouvez déverrouiller une entité dans Février que si elle est déverrouillée dans Mars.

Vous pouvez sélectionner l'option Déverrouiller ou Déverrouiller un seul élément :

Déverrouiller : si vous sélectionnez l'action Déverrouiller sur une entité parent, le système déverrouille cette entité et tous ses descendants.
Déverrouiller un seul élément : si vous sélectionnez l'action Déverrouiller un seul élément sur une entité parent, le système déverrouille uniquement l'entité parent, pas ses descendants.

Lorsque vous déverrouillez une entité et sélectionnez le propriétaire de l'entité, ce dernier peut être n'importe quel propriétaire du précédent chemin promotionnel, y compris le propriétaire actuel. Si vous sélectionnez l'option Automatique pour le propriétaire, le nouveau propriétaire sera le propriétaire actuel de l'entité.

Pour déverrouiller des entités, procédez comme suit :

Sur la page Approbations, cliquez sur une unité d'approbation verrouillée.
Sur la page Modifier le statut, sélectionnez une option dans la liste déroulante Actions :
- Déverrouiller : déverrouille l'entité parent et tous ses descendants.
- Déverrouiller un seul élément : déverrouille l'entité parent uniquement.
Cliquez sur Terminé.

Verrouillage des nouvelles entités

Lorsque vous ajoutez une nouvelle entité à une hiérarchie, le système implémente le verrouillage dans le cadre du processus de synchronisation. La nouvelle entité hérite du statut verrouillé de son parent pour les périodes précédentes. Le système effectue une vérification à partir de la première période de l'application où le parent est verrouillé. La nouvelle entité est automatiquement verrouillée si le parent est verrouillé.

Si l'option Organisation améliorée par période est activée, les nouvelles instances d'une entité partagée sont traitées de la même manière que les nouvelles entités.

Le système verrouille l'entité (ou la nouvelle instance d'une entité partagée) si les conditions suivantes sont remplies :

La nouvelle entité ne contient aucune donnée et a le statut Non démarré.
Le parent de la nouvelle entité est verrouillé.
La période précédente de la nouvelle entité est verrouillée.

Si vous ne voulez pas que la nouvelle entité soit verrouillée, vous devez la déverrouiller manuellement, ce qui déverrouillera également le parent.

Après l'ajout d'une nouvelle entité (ou d'une nouvelle instance d'une entité partagée), la hiérarchie d'unités d'approbation a le statut Non synchronisé car vous avez modifié les métadonnées.

Pour synchroniser des hiérarchies d'unités d'approbation, procédez comme suit :

Cliquez sur l'icône Navigateur puis, sous Workflow, cliquez sur Unité d'approbation.
Sélectionnez une hiérarchie d'unités d'approbation répertoriée comme Non synchronisé, puis cliquez sur Synchroniser.
Le système synchronise toutes les hiérarchies d'unités d'approbation de l'application afin d'éviter tout conflit lorsqu'une entité appartient à plusieurs hiérarchies.
Pour afficher le statut du processus de synchronisation, accédez à la console des jobs.
La liste des jobs comprend le statut de toutes les hiérarchies d'unités d'approbation en cours de traitement, ainsi que les détails des éventuelles erreurs.

Recommandations pour le démarrage des entités

Si une entité fait partie d'une hiérarchie d'unités d'approbations et que cette dernière est affectée à une combinaison de scénario, d'année et de période, elle est prise en compte dans le processus de révision.

Si une entité ne fait pas partie d'une hiérarchie d'unités d'approbation ou si cette dernière n'est pas affectée à une combinaison de scénario, d'année et de période, elle n'est pas prise en compte dans le processus de révision.

Pour les entités qui participent au processus de révision, le système autorise uniquement la saisie de données pour l'entité une fois que cette dernière a démarré le processus de révision (statut Déverrouillé pour le modèle Consolidation ou En cours de révision pour le modèle Version ascendante). Cette vérification est effectuée afin d'éviter toute incidence sur un parent verrouillé. Par conséquent, vous devez démarrer l'entité afin de pouvoir saisir des données pour l'entité.

Si l'option Organisation améliorée par période est activée, le système n'autorise la saisie de données communes dans l'entité que lorsqu'au moins une instance de cette dernière a démarré le processus de révision (statut Déverrouillé pour le modèle Consolidation ou En cours de révision pour le modèle Version ascendante). Le système n'autorise la saisie de données de noeud dans l'entité que lorsque l'instance spécifique de l'entité a démarré le processus de révision.

Cette recommandation pour le démarrage des entités s'applique à tous les processus de modification de données. Cela inclut la saisie de données via des formulaires et Smart View, le chargement de données, la copie et l'effacement de données, l'imputation de journaux, l'imputation Supplemental Data, la consolidation, la conversion et le calcul de règle à la demande.

Si vous n'avez pas encore démarré certaines entités car vous chargez les données historiques, le chargement de données en sera affecté car le système empêche la saisie de données tant que l'entité n'est pas démarrée. Si vous ne voulez pas démarrer le processus de révision lors du chargement et du rapprochement des données historiques, vous pouvez enlever manuellement l'affectation des unités d'approbation pour la hiérarchie d'unités d'approbation. Lorsque vous êtes prêt à verrouiller les entités, vous devez ajouter manuellement l'affectation de la hiérarchie d'unités d'approbation et démarrer le processus de révision.

Recommandations pour les entités inactives si l'option Organisation améliorée par période est activée

Si l'option Organisation améliorée par période est activée et que la méthode de consolidation de type Inactif a été affectée à une entité dans une hiérarchie d'unités d'approbation, les dépendances hiérarchiques sont modifiées.

Un point d'arrêt est créé entre l'entité inactive et son parent : aucune dépendance hiérarchique ne passe par le point d'arrêt. L'entité inactive et sa sous-hiérarchie sont considérées comme une hiérarchie indépendante. Le verrouillage ou le déverrouillage d'une entité inactive verrouille ou déverrouille cette entité et ses descendants actifs mais n'a pas d'incidence sur ses ancêtres. Le verrouillage ou le déverrouillage d'un ancêtre d'une entité inactive n'a pas d'incidence sur cette entité ni sur ses descendants.

La saisie de données communes dans une instance inactive d'une entité partagée est interdite si une instance de l'entité partagée est verrouillée. La saisie de données de noeud dans une instance inactive d'une entité partagée est interdite si l'instance inactive ou son parent est verrouillé. Une instance inactive déverrouillée d'une entité partagée autorise la saisie de données communes si toutes les autres instances de l'entité partagée sont déverrouillées. En revanche, la saisie de données de noeud requiert également que le parent (qui sera affecté par toute saisie de données de noeud de n'importe quelle entité enfant, y compris un enfant inactif) soit déverrouillé.

Le schéma suivant fournit un exemple d'entités actives/inactives.

Exemple de verrouillage d'entités inactives

Dans cet exemple, vous sélectionnez l'entité Top pour le démarrage.

L'entité P1 et ses descendants seront ignorés car l'entité P1 est inactive.
Les entités P2 et E4 seront incluses.
L'entité P2A, ses descendants et l'entité E5 seront ignorées car elles sont inactives.
L'entité P3 sera incluse mais l'entité E6 sera ignorée car elle est inactive.

En résumé, les entités suivantes seront incluses dans le processus de démarrage : Top, P2, E4, P3.

Les actions d'approbation suivantes tiennent compte du statut Actif/Inactif :

Démarrer
Exclure
Promouvoir
Approuver
Verrouiller
Déverrouiller