Définition de l'accès aux modèles de formulaire

Dans l'onglet Accès du modèle de formulaire Supplemental Data, vous déterminez les utilisateurs autorisés et la fonction qu'ils effectuent sur le formulaire.

  • Le panneau supérieur de l'onglet Accès affiche la liste des utilisateurs disposant d'un accès en lecture.

  • Le panneau inférieur affiche les workflows auxquels l'utilisateur a accès.

Vous pouvez importer des listes de visualiseurs dans des fichiers CSV afin d'affecter rapidement l'accès à plusieurs utilisateurs. Les visualiseurs peuvent être des utilisateurs, des groupes ou des équipes. Ensuite, vous pouvez utiliser l'option Visualiser pour déterminer l'étape à laquelle ils peuvent accéder à un formulaire. Vous pouvez également exporter la liste des utilisateurs afin que les administrateurs l'analysent.

Remarque :

Vous devez définir un workflow avant d'affecter l'accès de visualiseur.

Remarque :

Vous pouvez désormais effectuer des affectations ad hoc d'utilisateur et de visualiseur, même si aucun formulaire récurrent n'est défini sur le modèle.

Pour ajouter un accès, procédez comme suit :

  1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Application, puis sur Supplemental Data.
  2. Cliquez sur l'onglet Modèles de formulaire sur la gauche.
  3. Cliquez sur Nouveau formulaire ou Modifier le formulaire, puis cliquez sur l'onglet Accès.
  4. Cliquez sur Nouveau, ou sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Modifier.
  5. Dans Accès des visualiseurs, sélectionnez un utilisateur, un groupe ou une équipe:
    1. Cliquez sur Nouveau. Une ligne vide est ajoutée dans la section Accès des visualiseurs.
    2. Cliquez sur Sélectionner un utilisateur.
    3. Choisissez d'effectuer une recherche par utilisateur, équipe ou groupe.
    4. Saisissez les critères de recherche et cliquez sur Rechercher.
    5. Sélectionnez l'utilisateur, l'équipe ou le groupe auquel accorder l'accès, puis cliquez sur OK.
    6. Sélectionnez Autoriser ad hoc si l'utilisateur spécifié doit être autorisé à visualiser les formulaires ad hoc.
  6. Dans la section Workflow, sélectionnez des workflows pour appliquer l'accès de visualiseur.
    Le système répertorie tous les workflows définis.
  7. Sélectionnez une option de visualisation :

    • Toujours : vous pouvez afficher les données à tout moment, même si la saisie de données n'est pas terminée ou si les données n'ont pas été soumises pour approbation.

    • Après soumission : vous pouvez visualiser les données dès qu'elles sont soumises, avant même qu'elles soient approuvées.

    • Après approbation : vous ne pouvez pas visualiser les données tant que l'approbation n'a pas été accordée à tous les niveaux.

  8. Facultatif : afin de charger un accès de visualiseur pour plusieurs utilisateurs à partir d'un fichier CSV, procédez comme suit :
    1. Dans la barre de menu, cliquez sur Importer.
    2. Accédez au fichier de votre choix.
    3. Pour Type d'import, sélectionnez Remplacer tout ou Mettre à jour.
    4. Pour Séparateur de fichier, sélectionnez Virgule ou Tabulation, ou sélectionnez Autre et saisissez un séparateur.
    5. Cliquez sur Importer.