Présentation du processus Supplemental Data

Supplemental Data Manager vous aide à organiser, à mettre à jour, à modifier et à gérer des données supplémentaires, généralement des transactions financières. Il s'agit d'un processus robuste de collecte de données ad hoc qui peut être utile pour les notes de bas de page, les divulgations et les détails annexes.

1. L'administrateur crée une application activant la fonctionnalité Supplemental Data, et actualise la base de données, ce qui configure les informations de paramètres système.

2. Le super utilisateur effectue les procédures suivantes :

   • Il crée les dimensions supplémentaires éventuellement requises dans sa collecte de données.

   • Il crée l'intervalle de collecte pour définir la fréquence du processus de collecte de données, ainsi que les dimensions de workflow sur lesquels sont basés ses formulaires.

   • Il crée des collectes et des sous-collectes pour stocker les données dans le cadre du processus de collecte de données.

   • Il crée les attributs ainsi que les règles de calcul et de validation pour ceux-ci.

   • Il crée des modèles de formulaire pour garantir un processus de collecte de données cohérent et répétitif.

   • Il affecte un workflow et un accès à chaque modèle de formulaire.

   • Il déploie le modèle de formulaire vers une période de collecte de données particulière afin d'être prêt pour le processus de collecte.

     • Si la période n'est pas ouverte, les instances du formulaire ont le statut En attente.

     • Si la période est ouverte, l'instance du formulaire est active et disponible pour la saisie de données.

3. L'administrateur ouvre la période une fois que les dimensions, les collectes et les formulaires sont créés dans le système. Il ouvre une période pour lancer le processus de collecte de données.

4. L'utilisateur effectue ensuite les tâches suivantes :

   • Chargement manuel des données une fois que la période est ouverte ou import des données de formulaire à partir d'un fichier CSV. Les utilisateurs peuvent également effectuer toute action à réaliser, par exemple, saisir des commentaires et répondre à des questions.

   • Exécution de la validation et vérification de l'exactitude des données.

   • Soumission des données pour approbation.

5. L'utilisateur désigné approbateur vérifie et approuve ou rejette les données (il peut y avoir plusieurs niveaux d'approbation).

6. L'utilisateur visualise les données récapitulatives une fois que les données ont été approuvées (selon l'option de workflow), et impute les données.

7. L'administrateur ou le super utilisateur envoie des alertes par courriel aux utilisateurs affectés pour les formulaires qui leur sont associés.

8. L'administrateur ferme et verrouille la période de collecte des données :

   • Fermeture de la période de collecte des données (empêche le démarrage d'instances de formulaire supplémentaires)

   • Verrouillage de la période de collecte des données (n'autorise aucune autre modification)

Vous pouvez également gérer le processus de collecte de données et utiliser des formulaires Supplemental Data à l'aide de l'option Supplemental Data dans Oracle Smart View for Office. Vous devez d'abord installer l'extension Smart View pour Supplemental Data Manager. Pour installer l'extension, reportez-vous à la section Téléchargement et installation de clients du Guide de mise en route pour les administrateurs.

Regardez la vidéo suivante pour obtenir des informations sur Supplemental Data :

Supplemental Data.

Le tutoriel suivant comprend des informations supplémentaires sur l'utilisation de Supplemental Data :

Révision, mise à jour et analyse de Supplemental Data dans Financial Consolidation and Close.