A Content Capture funkció lehetővé teszi, hogy jóváhagyja a dokumentumok és a forrásanyagok betöltését az Oracle Content Management szolgáltatásba. A Jóváhagyás lapon olyan jóváhagyási profilokat hozhat létre, amelyekben az Oracle Content Management jóváhagyási illesztőprogramjának beállításait adja meg. A jóváhagyási műveleteket dokumentumprofilra korlátozhatja, így a felhasználók csak azokat a dokumentumokat jegyezhetik be az adattárba, amelyek megfelelnek a dokumentumprofilban megadott feltételeknek.
Megjegyzés:
Amikor fájlt hagy jóvá vagy jegyez be az Oracle Content Management szolgáltatásba, a fájl új változatát hozza létre a rendszer az adattárban. Ha azt szeretné, hogy a fájlnevek egyediek legyenek a fájlok jóváhagyásakor, használja a jóváhagyási profil Dokumentumfájlok elnevezése lapján elérhető beállításokat.
Tudnivalók a Dokumentumok mappa, a forrásanyagtár és az üzleti adattár jóváhagyási illesztőprogramjáról
Ha tartalmát dokumentumként jóvá kell hagyni az Oracle Content Management szolgáltatásban, akkor igénybe veheti a Dokumentumok mappa jóváhagyási illesztőprogramját. Ha viszont tartalmát különféle típusú forrásanyagként kell bejegyezni, akkor a forrásanyagtár illesztőprogramját használja (a forrásanyagoknál az Oracle Content Management szolgáltatásban támogatott és az adattáránál konfigurált típusok használhatók). Akkor használhatja ezt az illesztőprogramot, ha a digitális forrásanyag típusa konfigurálva van az Oracle Content Management adattárában. Így adattárának digitális forrásanyagtípusokat kell tartalmaznia, míg a tartalomtípusok nem kötelezőek. Ha viszont csak tárolni kívánja a tartalom forrásanyagait, és ezeknél nem lesz szükség honosításra, közzétételre és kézbesítésre, akkor az üzleti adattár illesztőprogramját válassza.
Az Oracle Content Management szolgáltatásban a digitális forrásanyagtípusok és a tartalomtípusok jelentése a következő:
Digitális forrásanyagtípusok: az Oracle Content Management számos beépített digitális forrásanyagtípust tartalmaz, például fájl, kép és videó. Például egy kép tartalmazhat a kamerától származó EXIF-adatokat (dátum, időpont, hely, felbontás stb.), rendszerbeállításokat (forrásanyag létrehozási dátuma, utolsó módosítási dátuma, állapota, verziója stb.), valamint egyéni metaadatokat. Előfordulhat, hogy szeretné minden képhez begyűjteni a szerzői jogi, az engedélyezett használati és a kapcsolattartási adatokat. A digitális forrásanyagokat különböző módokon, különböző környezetekben használják: webhelyek, marketinganyagok, e-mail kampányok, online áruházak, blogok. A digitális forrásanyagokat legtöbbször tartalom modellezésére és közzétételére használják – és mint ilyenek, különböznek a „szabályos" dokumentumoktól, amelyek rendeltetése főleg tartalommal kapcsolatos együttműködés, megosztás és szinkronizálás.
Tartalomtípusok: a tartalomtípus olyan keret, amely azt határozza meg, hogy milyen információ kerüljön egy tartalomelembe. A tartalomtípusok rendelkezhetnek hozzárendelt elrendezésekkel is, amelyek meghatározzák a megjelenésüket, és hogy milyen adatok használhatók az adott elrendezésben. Például, lehet, hogy azt szeretné, hogy csupán az információk egy része jelenjen meg egy alkalmazott kapcsolatlistáján, de szeretné egy alkalmazott képét, helyét és munkakörét a webhely egy másik helyén feltüntetni. Amikor létrehoz egy kapcsolatelemet egy kapcsolattípus felhasználásával, előnézetben meg tudja nézni, hogy fog az kinézni más elrendezéssel.
Tudnivalók kép és nem kép típusú dokumentumokról
Kép típusú dokumentum kimeneti formátumai
A képfájlok megőrizhetők, vagy átalakíthatók TIFF vagy PDF formátumra.
A meg nem őrzött képfájlok új formátumukban lesznek jóváhagyva az Oracle Content Management szolgáltatásba való betöltésre.
Az összes nem kép típusú fájl és megőrzött kép adott állapotában lesz jóváhagyva az adattárba való bejegyzésre.
Nem kép típusú dokumentumok jóváhagyása
A nem kép típusú dokumentumok olyan fájlok, mint például a Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF vagy az EML dokumentumok. Saját jóváhagyási profilt konfigurálhat a nem kép típusú fájlok eredeti formátumának megtartására. Jóváhagyásnál a nem kép és a kép típusú dokumentumok feldolgozása eltérő:
A nem kép típusú dokumentumok eredeti formátumukban maradnak, és nem lesznek átalakítva TIFF vagy PDF formátumra.
A nem kép típusú dokumentumokat az összes online és vonatkozó jóváhagyási profil általi sikeres jóváhagyás után – a kép típusú dokumentumokhoz hasonlóan – törli a rendszer az eljárásból.
Tudnivalók jóváhagyási profilok alkalmazásáról jóváhagyási feldolgozásnál
A jóváhagyási feldolgozásra érkező kötegek készen állnak az eljáráshoz definiált egy vagy több jóváhagyási profil szerinti feldolgozásra. A köteg lehet egységes (például ugyanazt a dokumentumprofilt használó csak kép típusú dokumentumokból álló), illetve változó (például kép és nem kép típusú dokumentumokat tartalmazó eltérő hozzárendelt dokumentumprofilokkal). Ettől függetlenül a köteg jóváhagyása a következő általános folyamatot követi:
Ahhoz, hogy a köteg elérje a jóváhagyást, a jóváhagyási feldolgozót utófeldolgozási lépésként kell kijelölni az ügyfélprofilban vagy a feldolgozói feladatban.
Az eljáráshoz definiált összes jóváhagyási profilt futtatja a rendszer a következő szabályok alapján:
A jóváhagyási profilok egyenként futnak az eljárás Jóváhagyás lapján megadott sorrendben.
A jóváhagyási profiloknak Online állapotúnak kell lenniük. A profil Offline állapotba állítása inaktiválja használatát a jóváhagyási feldolgozásban az eljárásnál.
A jóváhagyási profil kihagyja minden olyan dokumentum feldolgozását, amelynek hozzárendelt dokumentumprofilja nem egyezik meg a jóváhagyási profilhoz rendelt dokumentumprofilokkal. Lásd: Jóváhagyási profil korlátozása dokumentumprofil alapján.
Az egyes dokumentumok feldolgozásakor a Content Capture ellenőrzi a kötelező metaadatok kitöltését. Hibát okoz a dokumentumnál, ha a kötelező mezők nem tartalmaznak értéket.
Hiba előfordulásakor a jóváhagyási feldolgozás kihagyhatja a dokumentumot, kihagyhatja a jóváhagyási profilt, vagy megszakíthatja a feldolgozást.
A Content Capture jóváhagyja a kötegben lévő dokumentumokat.
A Content Capture folytatja a kötegen belüli összes dokumentum jóváhagyását addig ismételve a folyamatot, míg az összes jóváhagyási profilt végre nem hajtotta, illetve olyan hiba előfordulásáig, amely a teljes jóváhagyási folyamat megszakítását okozza.
Amikor már nincs hátralévő dokumentum a kötegben, a Content Capture törli a köteget.
Ha egy dokumentumnál sikertelen a jóváhagyás, a dokumentum a kötegben marad, és hibaüzenetet állít elő a rendszer.
Amikor egy dokumentum a vonatkozó összes jóváhagyási profil szerint sikeresen jóvá lett hagyva, a Content Capture eltávolítja a dokumentumhoz tartozó fájlokat és a társított metaadatokat a kötegből.
Tudnivalók a jóváhagyási hibák kezeléséről
A jóváhagyási profil hibakezelési beállításaival megadhatja, hogy mi történjék a köteg jóváhagyása során előforduló hibáknál. Hiba előfordulásakor a következő műveleteket választhatja:
Ugrás a következő dokumentumra
Ez a beállítás kihagyja az aktuális dokumentum jóváhagyását, és megkezdi a köteg következő dokumentumának jóváhagyását.
Ugrás a következő jóváhagyási profilra
Ez a beállítás leállítja az aktuális jóváhagyási profil végrehajtását, és megkezdi a következő jóváhagyási profil feldolgozását (ha meg van adva).
A jóváhagyás megszakítása
Ez a beállítás leállítja a teljes jóváhagyási folyamat végrehajtását, beleértve a többi jóváhagyási profilt is.
A jóváhagyás során a rendszer nyilvántartást vezet arról, hogy melyik dokumentum/melléklet lett sikeresen jóváhagyva az adott jóváhagyási profillal. Amikor egy dokumentum vagy melléklet jóváhagyása következik adott jóváhagyási profillal, a rendszer ellenőrzi, hogy a dokumentum vagy melléklet nem lett-e már sikeresen jóváhagyva. Ha igen, akkor a dokumentumot vagy a mellékletet nem vizsgálja újból.
A hibakezelési beállításoktól függetlenül a hibát jelző összes dokumentum a kötegben marad, amíg ki nem javítják a hibát, és sikeres nem lesz a dokumentum jóváhagyása.
Tudnivalók a jóváhagyás után fennmaradó dokumentumokról
Ha jóvá nem hagyott dokumentumok maradnak a kötegben az összes jóváhagyási profil végrehajtása után, a rendszer feloldja a köteg zárolását, a köteget kész állapotba helyezi, így az megnyitható a Content Capture Client ügyfélprogramban.