A csoportok segíthetik, hogy egyidejűleg több emberrel kommunikáljon és koordinálja a munkájukat.
Tekintse meg a csoportok rövid bemutatóját (Csak angolul)
Egy csoport hozzárendelhető egy beszélgetéshez, így gyorsan több ember is bevonható az együttműködésbe. A csoport mappához is hozzárendelhető tagként, így gyorsan megoszthatja másokkal az adott mappa tartalmát. Tartalomtípusok is megoszthatók csoportokkal, ugyanúgy mint az egyénekkel. Kivételt képeznek a gyűjtemények, valamint a nyilvános és a taghivatkozások: ezeket nem oszthatja meg csoportokkal.
Saját csoportokat ön is létrehozhat, de lehet, hogy a szolgáltatás rendszergazdája már létrehozta az önök szervezetét magába foglaló csoportokat.
A csoportok létrehozásához és használatához érdemes figyelembe venni a következőket:
- Kerüljük el a csoportok többszöröződését. A Csoport menü Nyilvános csoportok keresése parancsával megnézhető, hogy van-e már az ön céljának megfelelő csoport.
- Használjunk beszédes megnevezést. A csoport neveként ne használjon másoknak megfejthetetlen rövidítéseket. Legyen kifejező, hogy mindenki megértse a csoport rendeltetését.
- Ügyelni kell a megfelelő adatvédelmi beállítások megválasztására. Szabályozhatja, hogy ki keresheti meg és használhatja a csoportot, és hogy a felhasználók felvehetik-e magukat a csoportba. A következő típusú csoportokat hozhatja létre:
- Nyilvános csoport – A nyilvános csoportot bárki láthatja, és a felhasználók felvehetik magukat a csoportba. Ilyen csoportokat csak korlátozottan szabad használni. Példa lehet erre, hogy egy projekt indításakor minden érintettől be szeretné gyűjteni a projektre vonatkozó visszajelzéseket. Ehhez megnyithat egy mindenkit magába foglaló csoportot, és lehetővé teheti, hogy bárki csatlakozzon, és visszajelzést adjon az adott projektről.
- Privát csoport – A privát csoportot bárki láthatja, de a felhasználók vehetik fel magukat a csoportba. Ez akkor hasznos, ha a hozzáférést csak az emberek adott részhalmazára kívánja korlátozni. Az emberek felfedezhetik a csoport létezését, és arra is használhatják a csoportot, hogy információt osszanak meg a tagjaival. Létrehozható például egy csoport a műszaki osztály munkatársaiból. Bárki, aki a műszaki osztályra is tartozó dolgokkal kíván foglalkozni, vagy információt kíván velük megosztani, felveheti a csoportot egy beszélgetés vagy mappa tagjaként.
- Zárt csoport – Ez a csoporttípus biztosítja a tagság legszigorúbb felügyeletét. A már tagokon kívül senki sem láthatja a csoportot, és senki sem veheti fel magát a csoportba. Szükség lehet például arra, hogy egy kisebb csoport megvitassa egy közelgő akvizíció vagy projekt kérdéseit. Erről a szervezetben, rajtuk kívül, senkinek sem kell tudni, tehát a csoportba csak korlátozottan vonhatók be tagok, hogy az információ kontrollálható legyen.
- Bármelyik elemhez hozzáadhat egy csoportot tagként. Ha valakit hozzáad egy csoportba, akkor hozzáadja az elemhez is, ha viszont valakit eltávolít a csoportból, akkor eltávolítja az elemből is. Ha valaki egyénként, nem egy csoport részeként, lett hozzárendelve, akkor a hozzárendelése csak az egyénként történő eltávolítással szűnik meg.
- Ha olyan elem tagjaként ad hozzá egy csoportot, amelynél adott felhasználói szerepkör szükséges, akkor csak az adott szerepkörrel rendelkező felhasználók fognak tudni hozzáférni az elemhez. Például, ha szokásos felhasználó szerepkörrel rendelkező felhasználót ad egy csoporthoz, majd egy adattár tagjaként adja hozzá az adott csoportot, akkor a szokásos felhasználó nem fog tudni hozzáférni az adattárhoz, mert a hozzáféréshez vállalati felhasználó szerepkörrel kellene rendelkeznie.
- Ha egy csoport törölve lett, akkor a csoportban mindenkinek megszűnik a korábban megosztott mappára, tartalomtípusra és beszélgetésre vonatkozó hozzáférése.
- A csoportokat lehet használni a mobilkészülékén és az asztali alkalmazásban is, de kezelni csak a webböngészős felületről lehet.
A csoport kiválasztása pontosan úgy végezhető, mint a személy kiválasztása. Például mappa vagy beszélgetés megosztásakor be kell írni a csoport nevét a Tagok párbeszédpanelen. Ki kell választani a csoprtban lévő személyek részére az engedélyeket (megtekintési, közreműködési és így tovább), majd fel kell venni tagként a csoprtot a mappába vagy beszélgetésbe.