Megosztás
Ha az összes tartalom a felhőben van, a szervezeten belüli vagy kívüli együttműködéshez könnyű megosztani a saját fájlokat és mappákat. Ennek a tartalommegosztásnak minden részese amikor kell, bárhonnan, bármikor a legfrissebb információt érheti el.
Teljes mappát oszthat meg tagok felvételével az adott mappába. Ez hozzáférést biztosít számukra a mappa és az összes almappa minden eleméhez. A megosztott mappa eléréséhez a tagoknak be kell jelentkezniük az Oracle Content Management rendszerbeli fiókjukba.
A tartalom megosztásának másik módja fájlokra vagy mappákra mutató hivatkozások létrehozása. Ezeket a hivatkozásokat elküldheti másoknak, így egyszerű hozzáférést biztosíthat számukra a tartalomhoz. A megosztott fájlok hivatkozásai mindig legújabb változatra mutatnak, így sohasem lesznek elavultak.
Létrehozhat csak tagoknak szóló hivatkozásokat is, amelyeket csak a mappa azon tagjai használhatnak, akik bejelentkeznek fiókjukba. Fájlra mutató csak tagoknak szóló hivatkozás létrehozásakor megadhatja, hogy a címzettek online tekinthetik meg a fájlt webböngészőjükben, vagy megtekintés nélkül közvetlenül letölthetik. Címzettek felvételét nevek vagy e-mail címek keresésével hajthatja végre.
Létrehozhat fájlokra vagy mappákra mutató nyilvános hivatkozásokat is. Ezeket bárki használhatja, akár Oracle Content Management rendszerbeli fiók nélkül is. A szervezeti alapszabályoktól függően a szolgáltatásgazda korlátozhatja a nyilvános hivatkozások használatát. Bármely mappánál a tulajdonságok beállításával a tulajdonos is kikapcsolhatja a nyilvános hivatkozásokat.
A létrehozó határozza meg, hogy a nyilvános hivatkozás címzettjei milyen műveleteket hajthatnak végre a megosztott tartalmon. Engedélyezheti kizárólag a megosztott fájlok online megtekintését, vagy a fájlok letöltését vagy szerkesztését és új változatok feltöltését is. A nyilvános hivatkozásokat elnevezheti, így könnyen azonosítható, hogy melyik hivatkozás milyen célra szolgál.
A nagyobb biztonság érdekében az Oracle Content Management regisztrált felhasználóira korlátozhatja a hozzáférést. Létrehozhat olyan nyilvános hivatkozásokat is, amelyek adott napon automatikusan lejárnak, vagy hozzáférési kóddal védheti ezeket.
A rendszer a megosztott elemek minden hozzáférését rögzíti, így nyomon követhető, hogy mikor és hogyan történt az egyes elemek elérése. A hozzáférési előzmények megtekintéséhez nyissa meg a webböngészőben az elem tulajdonságlapját. A taghivatkozásoknál a tényleges felhasználónevek jelennek meg, míg nyilvános hivatkozásoknál a hivatkozásnevek.
