Gestione della fase autore

La fase autore consente agli autori doclet di aggiungere contenuto ai doclet e agli approvatori doclet di rivederlo e approvarlo. Il proprietario del package di report può assumere il ruolo di autore o approvatore doclet, aggiungendo o approvando il contenuto del doclet, se necessario.

La fase autore segue il processo riportato di seguito.

1. Si inizia la fase autore.

2. Vengono inviate notifiche agli autori dei doclet affinché inizino il proprio lavoro.

3. Gli autori del doclet estraggono e forniscono il contenuto per ogni doclet, quindi li archiviano di nuovo.

4. Quando gli autori hanno terminato il proprio lavoro, sottomettono i doclet per l'approvazione, se necessario.

5. Vengono inviate notifiche agli approvatori doclet per iniziare i lavoro.

6. Gli approvatori doclet rivedono i doclet, apportano eventuali modifiche e li approvano o li rifiutano.

7. Facoltativo: l'utente aggiorna, sottomette, approva o rifiuta i doclet.

8. Facoltativo: l'utente riavvia uno o più doclet.

9. Facoltativo: l'utente può aggiungere doclet supplementari.

10. Nota:

    La chiusura della fase autore è automatica in base allo stato dei doclet. Dopo che tutti i doclet sono stati contrassegnati come completati, la fase autore è contrassegnata come completata.

Avvio della fase autore

La fase autore deve iniziare prima che gli autori e approvatori doclet possano fornire il contenuto del report. Si può iniziare la fase autore sull'intero package di report, su una sezione o su singoli doclet. Ad esempio, se il contenuto per un report non è pronto per essere aggiunto, è possibile iniziare a lavorare sui doclet che contengono la copertina e il sommario.

• Per avviare la fase autore sul package di report, selezionare all'inizio della pagina, quindi selezionare Avvia fase autore.

• Per avviare la fase autore su un doclet o una selezione, selezionare vicino al doclet o alla sezione, quindi selezionare Avvia fase autore doclet o Avvia fase autore sezione.

  Nota:

  Prima di poter iniziare la fase autore su un doclet o una sezione, è necessario assegnare almeno un autore.

Quando si avvia la fase autore, lo stato dei doclet cambia da Non avviato a In corso e gli autori doclet ricevono una notifica per poter aggiornare i propri doclet.

Utilizzo del Centro report nella fase autore

Dopo l'avvio della fase autore, è possibile monitorarne lo stato nel Centro report:

Casella Fase autore

Lo stato della fase nella casella fase autore viene aggiornato nei modi seguenti:

• Viene visualizzata una barra di avanzamento che mostra la percentuale di completamento. Quando gli autori e gli approvatori doclet contrassegnato i propri doclet come completati, la barra di avanzamento si aggiorna per mostrare lo stato di completamento fase complessivo. La percentuale di completamento è calcolata su tutti i doclet che non sono stati esclusi dalla fase autore.

• Vengono visualizzati la data di scadenza e il tempo rimanente per la fase.

• Viene visualizzata una barra blu sotto la casella della fase per indicare la fase attualmente visualizzata.

• In caso di problemi con uno o più doclet, ad esempio un doclet scaduto o senza un autore assegnato, viene visualizzata un'icona di avvertenza.

  Nota:

  Se il doclet viene rifiutato, riavviato oppure un nuovo doclet viene aggiunto, lo stato della fase autore viene automaticamente aggiornato in modo da visualizzare la percentuale di completamento.

Menu Stato doclet

Selezionare il pulsante stato doclet nella casella della fase autore per visualizzare un riepilogo degli stati del doclet. I doclet che sono stati esclusi dalla fase autore non vengono visualizzati nel menu degli stati dei doclet.

Gerarchia report

Dopo aver avviato la fase autore, nel pannello gerarchia report si verificano le seguenti modifiche:

• La colonna Responsibilità viene compilata con il nome dell'autore del doclet. Quando il doclet passa attraverso il flusso di lavoro, la colonna Responsabilità viene continuamente aggiornata per indicare l'utente attualmente responsabile del doclet. Ad esempio, quando l'autore del doclet lo sottomette per l'approvazione, la colonna Responsabilità viene aggiornata con l'approvatore. In questo modo è possibile visualizzare la persona attualmente responsabile del doclet.

• Le icone di stato del doclet sono visualizzate su ogni doclet.

Come intervenire come autore o approvatore

In qualsiasi momento durante la fase autore, è possibile assumere il controllo di un doclet ed eseguire le stesse azioni di un autore o approvatore doclet. Ad esempio, se un autore doclet è fuori ufficio, è possibile estrarre il doclet, aggiornare il contenuto, archiviarlo di nuovo e sottometterlo per l'approvazione. In questo modo si evitano ritardi del flusso di lavoro mentre si attendono le azioni dell'autore o approvatore su un doclet. Vedere Creazione e approvazione di doclet sul Web.

È anche possibile annullare l'estrazione di un doclet eseguita da un autore doclet. Se si annulla l'estrazione, eventuali modifiche apportate al doclet dopo l'estrazione vengono eliminate e il doclet torna alla versione prima dell'estrazione.

Per annullare l'estrazione di un doclet:

1. Fare clic su accanto al nome del doclet.

2. Selezionare Agisci su contenuto.

3. Selezionare Annulla estrazione.

Aggiornamento del contenuto dei report

L'esecuzione di un comando Aggiorna origine dati o Aggiorna tutto a livello di package di report comporta l'esecuzione di un processo in background che sistematicamente analizza e aggiorna singolarmente tutti i doclet associati all'origine dati selezionata.

• Il processo di aggiornamento esegue il check-out di ciascun doclet e ne elabora completamente tutti i contenuti dei relativi report, come se il doclet fosse stato sottoposto a check-out e quindi aggiornato direttamente.

• La durata dell'elaborazione dell'operazione di aggiornamento è direttamente proporzionale al numero di doclet interessati dall'azione di aggiornamento.

  L'esecuzione di un'azione Aggiorna tutto su un package di report contenenti un numero elevato di contenuti aggiornabili comporta tempi di elaborazione molto lunghi.

Il processo in background di ciascuna attività di aggiornamento include gli scenari descritti di seguito.

• Per l'aggiornamento dei doclet di riferimento, ad esempio doclet di Reports ed Excel con aggiornamento di Smart View abilitato:

  • il sistema eseguirà il check-out del doclet e quindi aprirà il file di Reports o Excel;
  • aggiorna il file di Reports o i fogli di lavoro di Excel selezionati e quindi ricalcola tutto il foglio di lavoro selezionato (solo Excel);
  • aggiorna tutti i contenuti disponibili, quindi aggiorna tutti i doclet con contenuti incorporati disponibili (check-out, sostituzione del contenuto disponibile, check-in) singolarmente;
  • se un file di Excel contiene valori di variabili di riferimento di origine, il sistema aggiorna i valori delle variabili e quindi aggiorna tutti i doclet con variabili di riferimento incorporate (check-out, aggiornamento dei valori delle variabili, check-in) singolarmente;
  • esegue il check-in del doclet di riferimento.

• Per l'aggiornamento dei doclet di riferimento, ad esempio doclet di Reports e Excel con l'aggiornamento di Smart View:

  • il sistema eseguirà il check-out del doclet e quindi aprirà il file di Reports o Excel;
  • aggiorna il file di Reports o i fogli di lavoro di Excel selezionati e quindi ricalcola tutto il foglio di lavoro selezionato (solo Excel);
  • se un file di Excel contiene valori di variabili di riferimento di origine, il sistema aggiorna i valori delle variabili e quindi aggiorna tutti i doclet con variabili di riferimento incorporate (check-out, aggiornamento dei valori delle variabili, check-in) singolarmente;
  • esegue il check-in del doclet.

Per aggiornare tutti i contenuti dei report in un package di report, procedere come segue.

1. Aprire i package di report.

2. Nel menu in alto a destra selezionare Aggiorna, quindi selezionare Tutto o scegliere un'origine dati dall'elenco a discesa.

Riavvio di doclet

È possibile reimpostare il flusso di lavoro su un doclet, una sezione o sul package di report in qualsiasi momento durante la fase autore riavviando i doclet. Quando si riavvia un doclet, il flusso di lavoro viene reimpostato e lo stato del doclet torna a Avviato. Gli autori e approvatori del doclet devono sottomettere e approvare di nuovo i doclet.

Completamento della fase autore

La fase autore viene contrassegnata come completata quando lo stato di tutti i doclet è Completato. Lo stato del package di report viene aggiornato in "Completo", se non è stata abilitata una fase di revisione o approvazione, o in "In corso" se è stata abilitata.

In alternativa, il proprietario del package di report può chiudere manualmente la fase autore selezionando nella parte superiore della pagina e facendo clic su Contrassegna fase autore come completata. Qualsiasi doclet con stato Non completato viene contrassegnato come completato. Lo stato dell'indicatore di blocco per qualsiasi doclet per il quale è stato eseguito il check-out viene rimosso e il doclet viene contrassegnato come completato. Qualsiasi file con elaborazione in corso viene eliminato.

Lo stato della fase autore viene reimpostata su "In corso" quando un doclet viene riaperto o aggiunto.