Gli amministratori possono impostare un processo di approvazione per trasferire la proprietà dei dati, fornire il controllo per la revisione e assicurare la privacy dei dati.
Ai fini della revisione, i dati vengono organizzati in unità di approvazione. Per unità di approvazione si intende la combinazione di dati relativa a uno scenario, un anno, un periodo e un'entità specifici. Ad esempio:
Effettivo/FY18/Gen/Massachusetts
Budget/FY19/Feb/New York
Il processo di approvazione in genere prevede i passaggi seguenti.
L'amministratore configura la gerarchia di unità di approvazione.
L'amministratore assegna alla gerarchia di unità di approvazione una combinazione di scenario, anno e periodo.
L'amministratore avvia il processo di approvazione.
Proprietari e revisori promuovono le unità di approvazione in base al percorso promozionale.
L'ultimo revisore nella gerarchia di approvazione approva l'unità di approvazione. Lo stato cambia in Approvato. Dopo l'approvazione di un'unità di approvazione, non è possibile modificarla.
L'amministratore può, facoltativamente, bloccare le entità prima di chiudere il periodo.