タスク・マネージャの用語

タスクは、「フォーム・データの入力」や新規勘定科目のレビューなどの、ビジネス・プロセス中に実行されるアクティビティです。

サービス管理者およびパワー・ユーザーはプロセスのタスクを定義し、各タスクの詳細(開始日と終了日、担当者、承認者など)を含めます。ユーザーは割り当てられたタスクを開き、指示を確認し、質問に回答して、タスクの完了後に送信します。

テンプレートでは、ビジネス・プロセスに必要な反復可能なタスクのセットを定義します。管理者は、その都度タスクを再作成するかわりに、将来の期間(月次や四半期など)に使用できるよう、定義済タスクのセットをテンプレートとして保存できます。

たとえば、管理者は、月次プロセスに必要な一連のタスクを保存し、同じテンプレートを毎月そのプロセスに使用できます。

スケジュールは、ビジネス・プロセス用に順序付けされたタスクのセットです。スケジュールは、事前定義済タスクのテンプレートから作成することも、手動で作成することもできます。スケジュールを作成する際、管理者は、タスクに定義された相対日付(ビジネス・プロセスの日1や日2など)をカレンダ日付(3月1日や2日など)にマップします。スケジュールのステータスを「オープン」に変更すると、タスクは、スケジュール済の開始日時に従って実行されます。

たとえば、管理者が3月の月次プロセス・スケジュールを、新規勘定科目のレビュー・タスクを3月1日に割り当てて作成したとします。管理者がこのスケジュールを「保留中」から「オープン」に変更すると、3月1日に、新規勘定科目のレビュー・タスクが開始され、電子メール通知がタスク担当者に送信されます。

タスク・タイプを使用すると、同じタイプのすべてのタスクにわたってタスク詳細を標準化できます。タスク・タイプに定義された詳細は、タスク・タイプから作成されたすべてのタスクに継承されます。たとえば、管理者が、データの承認タスク・タイプについてタスク・タイプ設定を指示またはルールとして定義した場合、これらの設定は、データの承認タスク・タイプを使用して作成されるすべてのタスクによって共有されます。

• 基本タスク: デフォルトのタスク・タイプ。タスク詳細は一切含まれません
• 親タスク: このタスク・タイプを使用すると、タスク階層の親タスクを作成できます。たとえば、「データのロード」親タスクには、EMEA販売データのロードおよびNA販売データのロードという子タスクを含めることができます。
• 統合タスク: このタスク・タイプを使用してアクションを定義し、アプリケーション・コンポーネント(フォームや外部アプリケーションにリンクするために必要なパラメータなど)を含めます。事前定義済の統合およびタスク・タイプは、自動的にサービスにロードされます。異なるサービスへの接続を設定した後、そのサービスからの統合タスク・タイプをタスクに含めることができます。

  たとえば、あるサービスでタスク・マネージャを使用する管理者は、異なるサービス(Account Reconciliationなど)への接続を有効化および同期化でき、これにより、事前定義済のAccount Reconciliation統合およびタスク・タイプがロードされます。

統合を使用して、EPM Cloudビジネス・プロセスおよび外部アプリケーション全体でタスクを自動化します。他のアプリケーションとの統合を含むタスクを定義できます。EPM Cloudサービスの場合、サービスは、ビジネス・プロセスに事前定義されたローカルの統合を使用して自動的に構成されます。

他のEPM Cloudサービスへのサブスクリプションがある場合、サービス間の接続を作成し、タスク・マネージャを使用して統合を有効化できます。事前作成済の統合によって、他のEPM Cloudの機能にアクセスするタスク・マネージャ・タスクを実行できます。カスタム・イベント・モニタリング統合タスクなど、カスタム統合を作成することもできます。

統合タスクは、タスクで定義された次のいずれかの実行タイプに基づいて実行されます:

• エンド・ユーザー - ユーザーが、ユーザー・インタフェースと対話してタスクを完了する必要のあるタスク。ユーザーがエンド・ユーザー・タスクを起動すると、タスクにより、タスクの実行に必要なユーザー・インタフェース・コンポーネントが自動的に開きます。たとえば、「フォーム・データの入力」タスクでは、ユーザーがデータを入力する必要があります。「フォーム・データの入力」タスクが起動されると、フォームUIが開きます。
• プロセスの自動化 - ユーザーの介入を必要とせずにバックグラウンドで実行されるタスク。これらの統合は、開始日時に達し、先行タスクが完了したときに、外部アプリケーションで自動的に実行されます。たとえば、「データのロード」タスクを、その開始日時に基づいて夜間に自動的に実行されるよう定義できます。
• イベント・モニタリング - 外部システムで発生した特定のイベントをモニターするために使用されるタスク。外部アプリケーションでアクションまたはステータスが発生すると、タスクは「クローズ済」に変更されます。たとえば、あるアプリケーションでタスク・マネージャを操作している場合、外部アプリケーションでの「データのコピー」タスクのステータスをモニターできます。「データのコピー」タスクが完了し、そのタスクがクローズ済であることを確認したら、アプリケーションで次のタスク(データの承認など)を開始できます。

アラートは、ハードウェアまたはソフトウェアの問題など、プロセス中に発生した問題に関するユーザーからの通知です。問題の発生時、ユーザーがその問題に対するアラートを作成する場合、事前定義済のアラート・タイプのリストから選択して問題を識別します。次に、アラートは、アラート・タイプで定義された担当者に送信されて解決されます。

たとえば、ユーザーにタスク期限があり、自分に割り当てられたタスクにアクセスできないとします。ユーザーがアラート・タイプ(アクセスの問題など)を選択すると、アラートは、事前定義された担当者(システム管理者など)に送信されます。システム管理者は、アクセスの問題を解決した後、アラートをクローズします。

アラート・タイプは、ビジネス・プロセス中に発生する可能性のある考えられる問題のカテゴリです。管理者は、欠落データやアクセスの問題など、アラート・タイプを作成できます。各アラート・タイプにより、問題に関する重要な情報を取得するために使用する手順を定義し、問題を解決する主要な担当者を割り当てます。

たとえば、管理者は、より詳細な情報を求めるユーザーへの質問を含む、アクセスの問題と呼ばれるアラート・タイプを作成できます。管理者は、問題を解決する担当者(システム管理者など)と必要に応じてバックアップ担当者とともに、アラート・タイプのワークフローを定義します。

システム設定を使用して、サービス管理者は、タスク・マネージャ設定のデフォルトを指定できます。

管理者は、グローバル統合トークンを定義して、たとえば、タスク指示でURLのパラメータを管理できます。休日日付をスケジュールに適用する休日ルールを決定し、地理的または事業部門の組織単位を作成して、休日やタイム・ゾーンなどのタスク設定に関連付けることができます。また、コメントやタスクの削除、電子メール通知、リストとファイルのサイズの最大値に対するタスク・ガバナー、再割当て要求の承認、タスクを再オープンする権限などの設定を構成し、Smart View、ワークリストおよびようこそパネルでのタスクの表示方法を指定することもできます。

ワークリストは主要なエンド・ユーザー画面であり、ユーザーは、ここで自分に割り当てられたタスクを簡単に操作できます。

「スケジュール・タスク」ページには、スケジュールおよびスケジュールに含まれるタスクのリストが表示されます。これにより、ユーザーは、スケジュール内のすべてのタスクを確認できます。「フィルタ処理」および「保存済ビュー」オプションを使用して、ユーザーは自分のタスクを迅速に確認できます。

「概要」ダッシュボードでは、POV内のすべてのタスクの要約ビューが提供されます。年、期間およびスケジュールによってタスクをフィルタできます。スケジュール、優先度、タスク・タイプまたは組織単位別にタスクを表示し、タスクの詳細にドリルできます。

「コンプライアンス」ダッシュボードでは、会社がコンプライアンスの目標をどの程度達成しているかに関するメトリックが提供されます(予定どおり完了したタスクと遅延しているタスクが区別され、承認または却下されたタスクの数が表示されます)。年、期間およびスケジュールによってタスクをフィルタし、ユーザーおよび組織単位に基づいてユーザー・パフォーマンス・メトリックを表示して、タスクの詳細にドリルできます。

組織ダッシュボードでは、様々な表示を使用して、タスク・マネージャ・プロセスに関するデータの全体的な要約が提供されます。操作ダッシュボードでは、チャート、リストまたはピボット・ビューを結合できます。

たとえば、定時パフォーマンスを表す棒グラフ、タスク・ステータスを表す円グラフおよびユーザー別のステータスを表すピボット・ビューを含む、タスク・パフォーマンスと呼ばれる操作ダッシュボードを作成できます。

タスク・マネージャ・レポートは、タスク実行についてレポートする、デフォルトで提供されるレポートです。たとえば、リスクあり、先行、遅延または承認者によって却下されたタスクが表示されます。また、タスク・コンプライアンス、組織単位別のパフォーマンス、遅延タスクがあるユーザーおよびタスク変更の監査証跡も表示されます。

必要に応じて、管理者は独自のカスタム・レポートを定義できます。