文書作成フェーズの管理

文書作成フェーズでは、ドックレットの文書作成者はドックレットにコンテンツを追加でき、ドックレットの承認者はそのコンテンツをレビューして承認できます。レポート・パッケージ所有者は、必要に応じてドックレット・コンテンツを追加または承認して、ドックレットの文書作成者または承認者として作業できます。

文書作成フェーズでは次のプロセスに従います。

1. 文書作成フェーズを開始します。

2. ドックレットの文書作成者が作業を開始するように通知が送信されます。

3. ドックレットの文書作成者は、チェック・アウトし、ドックレットごとにコンテンツを提供した後、それらをチェック・インして戻します。

4. 作業の終了後、文書作成者は承認のために必要に応じてドックレットを送信します。

5. ドックレットの承認者に作業の開始を知らせる通知が送信されます。

6. ドックレットの承認者は、ドックレットをレビューし、必要に応じて修正を行い、承認または否認します。

7. オプション: ドックレットを更新、送信、承認または否認します。

8. オプション: 1つ以上のドックレットを再開します。

9. オプション: サプリメンタル・ドックレットを追加できます。

10. 注:

    文書作成フェーズのクローズは、ドックレットのステータスに基づいて自動的に行われます。すべてのドックレットが完了とマークされると、文書作成は完了とマークされます。

文書作成フェーズの開始

ドックレットの文書作成者および承認者がレポート・コンテンツを提供できるようにするには、文書作成フェーズを開始する必要があります。文書作成フェーズは、レポート・パッケージ全体、レポート・パッケージのセクションまたは個々のドックレットに対して開始できます。たとえば、レポート・コンテンツを追加する準備が整っていない場合、表紙と目次が含まれているドックレットを開始して、作業できるようにすることができます。

• レポート・パッケージの文書作成フェーズを開始するには、ページ上部でを選択し、「文書作成フェーズの開始」を選択します。

• ドックレットまたはセクションに対して文書作成フェーズを開始するには、ドックレットまたはセクションの横にあるを選択し、「ドックレットの文書作成フェーズの開始」または「セクションの文書作成フェーズの開始」を選択します。

  注:

  ドックレットまたはセクションに対して文書作成フェーズを開始するには、そのドックレットまたはセクションに1人以上の文書作成者を割り当てる必要があります。

文書作成フェーズを開始すると、ドックレットのステータスが「未開始」から「進行中」に変化し、ドックレットの文書作成者に、ドックレットを更新できることが通知されます。

文書作成フェーズでのレポート・センターの使用

文書作成フェーズを開始した後、レポート・センターで文書作成フェーズ・ステータスをモニターできます。

文書作成フェーズ・タイル

文書作成フェーズ・タイルのフェーズ・ステータスは、次の方法で更新されます。

• 進捗バーが表示され、完了率が示されます。ドックレットの文書作成者および承認者がドックレットを完了とマークすると、進捗バーが更新され、フェーズ全体の完了ステータスが表示されます。完了率は、文書作成フェーズから除外されていないすべてのドックレットに基づいて計算されます。

• フェーズの残りの期日日時が表示されます。

• フェーズ・タイルの下に青のバーが表示され、どのフェーズが現在表示中であるかが示されます。

• ドックレットの期限が超過している、ドックレットに文書作成者が割り当てられていないなど、1つ以上のドックレットに問題がある場合は、警告アイコンが表示されます。

  注:

  ドックレットが拒否、再起動されるか、新しいドックレットが追加されると、文書作成フェーズのステータスが自動的に更新され、完了率が表示されます。

ドックレット・ステータス・メニュー

ドックレット・ステータスのサマリーを表示するには、文書作成フェーズ・タイルでドックレット・ステータス・ボタンを選択します。文書作成フェーズから除外されているドックレットはドックレット・ステータス・メニューには表示されません。

レポート階層

文書作成フェーズを開始すると、レポート階層パネルで次の変更が行われます。

• 「責任」列に、ドックレットの文書作成者の名前が移入されます。ワークフローでのドックレットの移動に伴い、現在ドックレットを担当しているユーザーが反映されるように、「責任」列が継続的に更新されます。たとえば、ドックレットの文書作成者が承認のためにドックレットを送信すると、「責任」列は承認者に更新されます。これにより、現在のドックレットの担当者がわかります。

• ドックレットごとにドックレット・ステータス・アイコンが表示されます。

文書作成者または承認者としての役割

文書作成フェーズ中いつでも、ドックレットを制御し、ドックレットの文書作成者または承認者と同じ処理を実行できます。たとえば、ドックレットの文書作成者が外出している場合、ドックレットをチェック・アウトし、コンテンツを更新し、チェック・インして戻し、承認のために送信できます。これにより、ドックレットの文書作成者または承認者によるドックレットへの作業を待機している間、ワークフローで遅延が発生しないようにできます。Web上のドックレットの文書作成および承認を参照してください。

また、ドックレットの文書作成者がチェック・アウトしたドックレットのチェック・アウトを元に戻すこともできます。チェック・アウトを元に戻した場合、チェック・アウト後にドックレットに加えた変更は破棄され、ドックレットはチェック・アウト前のバージョンに戻ります。

ドックレットのチェック・アウトを元に戻すには:

1. ドックレット名の横にあるをクリックします。

2. 「コンテンツの処理」を選択します。

3. 「チェック・アウトを元に戻す」を選択します。

レポート・コンテンツのリフレッシュ

「レポート・パッケージ」レベルでデータ・ソースのリフレッシュまたは「すべてリフレッシュ」を実行すると、システム的にバックグラウンド・プロセスが実行され、選択したデータ・ソースに関連付けられたすべてのドックレットがリフレッシュされます。

• リフレッシュ・プロセスにより、各ドックレットがチェック・アウトされ、そのすべてのレポート・コンテンツが十分に処理されます(ドックレットが直接チェック・アウトおよびリフレッシュされた場合と同じです)。

• リフレッシュの処理時間は、リフレッシュ処理によって影響を受けるドックレット数に直接関連します。

  リフレッシュ可能なコンテンツが多数含まれる「レポート・パッケージ」で「すべてリフレッシュ」を実行すると、処理時間が長くなります。

各「リフレッシュ」アクティビティのバックグラウンド・プロセスには、次が含まれます:

• 「レポート」およびSmart View Refreshが有効なExcelなどのリファレンス・ドックレットのリフレッシュの場合

  • システムによってドックレットがチェック・アウトされてから、レポートまたはExcelファイルがオープンします
  • レポートまたは選択したExcelワークシートがリフレッシュされてから、選択したすべてのワークシートが再計算されます(Excelのみ)
  • 使用可能なすべてのコンテンツが更新されてから、使用可能なコンテンツが埋め込まれているすべてのドックレットが1つずつリフレッシュされます(チェック・アウト、使用可能なコンテンツの置換、チェック・イン)
  • Excelファイルにソース参照変数値が含まれている場合、変数値が更新されてから、参照変数が埋め込まれているすべてのドックレットが1つずつリフレッシュされます(チェック・アウト、変数値の更新、チェック・イン)
  • リファレンス・ドックレットがチェック・インされます

• 「レポート」およびSmart View Refreshを含むExcelドックレットなどのリファレンス・ドックレットのリフレッシュの場合

  • システムによってドックレットがチェック・アウトされてから、レポートまたはExcelファイルがオープンします
  • レポートまたは選択したExcelワークシートがリフレッシュされてから、選択したすべてのワークシートが再計算されます(Excelのみ)
  • Excelファイルにソース参照変数値が含まれている場合、変数値が更新されてから、参照変数が埋め込まれているすべてのドックレットが1つずつリフレッシュされます(チェック・アウト、変数値の更新、チェック・イン)
  • ドックレットがチェック・インされます

レポート・パッケージ内のレポート・コンテンツをすべてリフレッシュするには:

1. 「レポート・パッケージ」をオープンします。

2. 右上のメニューから「リフレッシュ」を選択し、「すべて」を選択するか、ドロップダウン・リストからデータ・ソースを選択します。

ドックレットの再開

ドックレットを再開することで文書作成フェーズ中いつでもドックレット、セクションまたはレポート・パッケージに対するワークフローをリセットできます。ドックレットを再開すると、ワークフローはリセットされ、ドックレット・ステータスは「開始済」に戻ります。ドックレットの文書作成者と承認者は、ドックレットを再送信および再承認する必要があります。

文書作成フェーズの完了

すべてのドックレットのステータスが完了になると、文書作成フェーズは完了とマークされます。レポート・パッケージ・ステータスは、レビュー・フェーズまたはサインオフ・フェーズが有効になっていない場合には「完了」に更新され、レビュー・フェーズまたはサインオフ・フェーズが有効になっている場合には「進行中」に更新されます。

または、レポート・パッケージ所有者はページ上部のを選択して「文書作成フェーズ完了としてマーク」をクリックすると、文書作成フェーズを手動でクローズできます。未完了ステータスのドックレットも完了とマークされます。チェック・アウトしたドックレットの場合、ロック・インジケータ・ステータスが削除され、ドックレットは完了とマークされます。作業中のファイルは削除されます。

ドックレットが再オープンまたは追加されると、常に文書作成フェーズは「進行中」に戻ります。