Werken met smartlists

Een smartlist is een dropdownlijst die in een cel van een formulier of ad-hocraster wordt weergegeven als een alfanumerieke tekstomschrijving, maar in de database als getal wordt opgeslagen. Een smartlist met gehele getallen voor een rapportagecyclus kan bijvoorbeeld de waarden 1-5 bevatten voor 'Per jaar' (1), 'Per kwartaal' (2), 'Per maand' (3), 'Per dag' (4) en 'Per uur' (5). De waarden die worden weergegeven in het formulier of ad-hocraster zijn 'Per jaar', 'Per kwartaal', 'Per maand', 'Per dag' en 'Per uur'. Wanneer u een van deze waarden selecteert in het formulier of ad-hocraster en de gegevens verstuurt, wordt het getal dat eraan is gekoppeld in de database opgeslagen. Dat betekent dat u de numerieke waarden die aan elk tijdvak in de rapportagecyclus zijn gekoppeld niet hoeft te onthouden.

In Smart View kunt u smartlists openen vanuit aangepaste dropdownlijsten in cellen van formulieren of ad-hocrasters. Wanneer u in cellen klikt waarvan de onderdelen aan een smartlist zijn gekoppeld, klikt u op de pijl omlaag die rechts van de cel wordt weergegeven. Vervolgens voert u geen gegevens in, maar selecteert u een optie in de dropdownlijst. U kunt zelfs niet typen in een cel met een smartlist.

Stel dat een gegevensformulier de smartlist 'Uitleg' bevat waarin 'Onderzoek', 'Feedback klant' en 'Uitbreiding' kan worden geselecteerd. Wanneer u klikt op rekeningcellen met de naam 'Reden' (waarvan de onderdelen aan de smartlist 'Uitleg' zijn gekoppeld), wordt een dropdownlijst weergegeven. Wanneer u op de pijl omlaag klikt, wordt de dropdownlijst opengevouwen en worden de volgende selecties weergegeven:

• Onderzoek
• Feedback klant
• Uitbreiding

Vervolgens selecteert u een van de smartlistopties als de waarde voor de cel.

Ga als volgt te werk om een smartlistwaarde in te voeren in een cel van een formulier of ad-hocraster:

1. Open een formulier of ad-hocraster.

2. Klik in het formulier of ad-hocraster in de gegevenscel waarvoor u een smartlistoptie wilt selecteren.

   Rechts van de cel wordt een pijl omlaag weergegeven.

   
   
   

   Note:

   Alleen cellen waarvan de onderdelen aan smartlists zijn gekoppeld, bevatten dropdownlijsten voor smartlists.

3. Klik op de pijl omlaag voor de cel.

   Een dropdownlijst voor smartlists wordt uitgevouwen waarin u opties kunt kiezen.

   
   
   

4. Selecteer een optie in de smartlist.

   De optie die u selecteert, wordt ingevoerd in de gegevenscel.

   Nadat u een waarde hebt geselecteerd, wordt de cel 'vervuild' en kunnen de gegevens worden verstuurd.

   
   
   

Richtlijnen voor werken met smartlists

• U kunt zelf een Smartlist-waarde typen in cellen die smartlists bevatten en een actie 'Indienen' uitvoeren voor zowel formulieren als ad-hocrasters. Als u bijvoorbeeld een onjuiste Smartlist-waarde typt, ziet u deze foutmelding: "De waarde die u hebt ingevoerd, is niet geldig".

• Als formulieren smartlists bevatten en alle waarden in een rij worden verwijderd om nieuwe gegevens in te voeren en te versturen, zijn de smartlists in die rij leeg.

  Tijdelijke oplossing: verwijder rijwaarden en voer vervolgens Versturen (u verstuurt #Missing waarden) of Vernieuwen uit. Daarna worden de dropdownpijlen voor de smartlists goed weergegeven. U kunt nu nieuwe waarden invoeren voor dezelfde rij.

• Smartlists worden ondersteund met de functies 'HsGetValue' en 'HsSetValue'. Met functies ziet u echter niet de dropdownopties voor smartlists. In plaats daarvan gebeurt het volgende:

  • HsGetValue: hiermee wordt de smartlistwaarde opgehaald als stringwaarde.

  • HsSetValue: hiermee wordt de waarde verstuurt als stringwaarde.

• Als u bij het werken aan Smart Lists in formulieren en ad-hocrasters in een Smart List cel op de toets Verwijderen drukt, dan wordt de celwaarde gewist maar wordt de Smart List behouden in de cel.

  Note:

  Als u op een ad-hocblad in vrije vorm werkt, worden de Smart List waarden niet behouden als op de toets Verwijderen wordt gedrukt. Als tussenoplossing moet u het blad vernieuwen om de Smart List waarden terug te halen in de dropdownlijst.

• Smartlists moeten door een beheerder worden ingesteld en geactiveerd voordat u ze kunt gebruiken in Smart View. Zie de informatie over smartlists in de relevante beheerdershandleiding voor meer informatie over het activeren van smartlists voor formulieren en ad-hocrasters. Zie bijvoorbeeld 'Administering Smart Lists' in Planning beheren.