Du kan bruke merknader til å legge til kommentarer om en bestemt del av en fil eller et aktiva når du viser den eller det i nettleseren. Hvis for eksempel en kollega laster en presentasjon, kan du bla gjennom presentasjonen og legge til en kommentar på side 2, 7 og 10, der du omtaler aspekter ved presentasjonen. Eller hvis noen legger til et bilde i en samling som blir brukt til ett av prosjektene dine, kan du opprette en konversasjon og legge til merknader om dette bildet før det brukes. Samlinger og digitale aktiva er tilgjengelige for bedriftsbrukere. Standardbrukere ser ikke disse valgene i navigeringsruten.
Merknaden vises i konversasjonsruten som et innlegg. Hvis du for eksempel legger til en merknad i en fil med navnet Detaljer om kommende prosjekt.pptx, vises merknaden i konversasjonsruten som et innlegg med via Detaljer om kommende prosjekt.pptx under datoen og klokkeslettet for merknaden.
Alle som er medlem av mappen der filen er lagret, eller medlem av samlingen der den brukes, kan vise merknadene om filen. Det har ikke noe å si hvilken rolle en person har som medlem av mappen. For at en person skal kunne legge til en merknad, må vedkommende ha rollen Nedlaster, Bidragsyter eller Leder.
Når du legger til en merknad i et aktiva, vises denne merknaden bare i konteksten for registeret der aktivaet er lagret. Tenk deg at du har et bilde av en sykkel i samlingen Syklist. Bildet lagres i realiteten i mappen Sykkel, men det brukes i registeret. Hvis du legger til en merknad i bildet i registeret Syklist, vises ikke merknaden i mappen Sykkel.
Når du har lagt til en merknad til en fil, startes en konversasjon for filen slik at andre også kan kommentere den.
Hvis du vil vise merknader, klikker du på .