Konfigurere metadatainnstillinger

Du kan legge til metadata i dokumenter, slik at brukerne raskt kan kategorisere filer og mapper med tilleggsbeskrivelser. Du kan for eksempel få behov for å spore gyldighetsdatoen til en polise. Du kan opprette en metadatagruppe kalt Gyldighet, som viser felt som Startdato og Sluttdato. Du kan til og med legge til en liste over årsaker du kan velge fra hvis polisen ikke er gyldig lenger.

Merknad:

Metadata gjelder bare for dokumenter, ikke aktiva.

Som tjenesteadministrator oppretter du metadatagrupper og -felt, og du aktiverer dem, slik at de vises i brukergrensesnittet for filer og mapper. Deretter bruker personer med rollen Eier, Leder eller Bidragsyter metadataene på filer og mapper. Personer med rollen Leser eller Nedlaster kan se eventuelle metadata som er angitt.

Slik konfigurerer du metadata:

  1. Når du har logget på Web-applikasjonen for Oracle Content Management som administrator, klikker du på System under Administrasjon på navigeringsmenyen.

  2. Klikk på Metadata på menyen System.
  3. Klikk på Ny gruppe hvis du vil opprette en gruppe med felt tilknyttet metadataene.
  4. Angi et navn for metadatagruppen.
  5. Klikk på Legg til hvis du vil opprette et nytt felt. Legg til feltene i rekkefølgen du ønsker de skal vises for brukerne.
  6. Velg den typen felt du vil opprette (tekst, dato, tall eller boolsk).

    Følgende begrensninger gjelder for feltverdiene brukere kan angi:

    • Tekst: Maksimalt 1 000 tegn. Kan ikke inneholde # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
    • Tall: Maksimalt 15 tegn. Må være et heltall uten desimaler.
  7. Angi en etikett for feltet.
  8. Hvis du vil angi en standardverdi for feltet, angir du standardverdien.
  9. For tekstfelter kan du legge til et hint som indikerer hva feltet skal brukes til.
  10. Hvis du vil angi en verdi som brukere ikke kan endre, angir du standardverdien, og deretter angir du Skrivebeskyttelse til Ja.
  11. Når du er ferdig, klikker du på Legg til.

Hvis du vil se hvordan metadatafeltene vises for brukerne, klikker du på metadatagruppen for å utvide den.

Hvis du vil legge til nye felt, redigere felt eller slette metadatagruppen, klikker du på Ikonet Mer.

Når du er ferdig med å konfigurere metadataene, velger du Aktivert slik at de vises i brukergrensesnittet for filer og mapper.