Przed przystąpieniem do konfigurowania serwera wydruku lub faksów dobrze jest poznać używany typ drukarki.
Bez względu na używany system operacyjny miejscem docelowym drukowania może być dowolny serwer IPP. Serwerem IPP może być sama drukarka, lecz jeśli drukarka nie obsługuje protokołu IPP, można skonfigurować serwer wydruku (taki jak CUPS) obsługujący protokół IPP, a następnie połączyć serwer wydruku z drukarką.
Aby można było wysyłać faksy, trzeba skonfigurować usługę CUPS (Common Unix Printing Service) i rozszerzenie fax4CUPS. Informacje, jak skonfigurować serwer wydruku CUPS lub Windows IPP oraz jak podłączyć do tych serwerów drukarki sieciowe, można znaleźć w dokumentacji dostawcy oprogramowania CUPS lub Windows IPP.
PDF jest popularnym formatem wyjściowym dla raportów biznesowych. Niektóre raporty wymagają jednak drukowania bezpośrednio z serwera raportów. Na przykład rachunki i faktury są zazwyczaj drukowane w ramach zaplanowanych zleceń wsadowych. Niektóre przeglądarki z procesorem RIP (Raster Image Processor), zgodnym ze standardem PostScript Level 3, mogą drukować bezpośrednio dokumenty PDF, lecz nadal jest używanych wiele drukarek obsługujących tylko standard PostScript Level 2, które nie mogą drukować bezpośrednio dokumentów PDF.
Jeśli drukarka lub serwer wydruku nie obsługuje bezpośrednio formatu PDF, można drukować dokumenty PDF bezpośrednio. Należy:
Wybrać filtr PDF na PostScript albo PDF na PCL.
Skonfigurować filtr niestandardowy lub oferowany przez innego dostawcę.
Filtr umożliwia wywołanie narzędzia konwersji pliku PDF do formatu obsługiwanego przez używaną drukarkę. Konwersji PDF na PCL można używać tylko w celu wyboru czcionek przy wydruku próbnym. Do drukowania ogólnego należy używać filtra "PDF na PostScript poziomu 2".
Jeśli zostanie wybrany filtr PDF na PCL, pole Polecenie filtrujące zostanie automatycznie wypełnione. W szablonach RTF można osadzać polecenia PCL, wywoływane w określonych miejscach na stronie; na przykład, aby do wydruku adresatów i kont na czekach była używana czcionka zainstalowana w drukarce.
Można także, korzystając z poleceń systemu operacyjnego, wywoływać filtry niestandardowe.
Aby określić filtr niestandardowy, należy przekazać polecenie systemu operacyjnego, zawierające dwa elementy zastępcze ({infile} i {outfile}) dla nazwy pliku wejściowego i wyjściowego.
Jest to szczególnie przydatne, jeśli drukarki IPP mają być wywoływane bezpośrednio lub z usługi Microsoft Internet Information Service (IIS). Serwery te, w przeciwieństwie do usługi CUPS, nie przekładają pliku wydruku na format zrozumiały dla drukarki. Korzystając z funkcji filtrowania, można wywoływać dowolne polecenia systemu operacyjnego, służące do przekształcenia dokumentu na format zrozumiały dla drukarki docelowej.
Na przykład, aby przekształcić dokument PDF na format PostScript, należy wpisać w polu Polecenie filtrujące następujące polecenie:
pdftops {infile} {outfile}
Aby w systemie Linux wywołać konfigurację drukarki HP LaserJet z usługi Microsoft IIS, można ustawić Ghostscript jako filtr transformujący dokument PDF na format zrozumiały dla drukarki HP LaserJet. W tym celu należy wpisać w polu Polecenie filtrujące następujące polecenie interpretera Ghostscript:
gs -q -dNOPAUSE -dBATCH -sDEVICE=laserjet -sOutputFile={outfile} {infile}
W przypadku serwera faksów można użyć filtra transformującego format pliku na format TIFF (Tag Image File Format).