Utilizar Metadados

Os metadados são utilizados para categorizar rapidamente os seus ficheiros e as suas pastas com descrições adicionais.

O seu administrador de serviço poderá ter criado metadados que são específicos da sua organização. Por exemplo, talvez necessite de controlar quando um item é aprovado por outras pessoas e quem o aprovou. Podem ser criados metadados com o nome “Aprovação do Documento”, que listam campos, tais como o tipo de ficheiro, o emissor do ficheiro, quem o aprovou e quando foi aprovado.

Em seguida, pode deslocar todos os ficheiros que foram aprovados para uma pasta e aplicar os metadados à pasta. Todos os ficheiros na pasta serão identificados como aprovados. Pode editar os metadados para que os diferentes ficheiros mostrem a respetiva data de aprovação, quem os aprovou e quaisquer outros detalhes pertinentes.

Pessoas com o perfil de grupo do recurso Proprietário, Gestor ou Contribuidor podem aplicar metadados aos ficheiros e às pastas. Pessoas com o perfil de grupo do recurso Visualizador ou Exportador podem visualizar quaisquer metadados que estejam definidos.

Os metadados são criados automaticamente para itens que estão armazenados como ativos digitais. Só os administradores do serviço podem criar metadados adicionais. Trabalhe com o seu administrador para desenvolver os metadados que necessita.

Para começar a utilizar metadados:

  1. Selecione o ficheiro ou a pasta aos quais quer acrescentar metadados e clique em ícone de Barra lateral para abrir a barra lateral.
  2. Selecione Identificadores e Metadados a partir do menu pendente da secção.
  3. Clique em ícone para gerir propriedades para abrir uma lista dos metadados disponíveis.
  4. Selecione o nome dos metadados que pretende utilizar e clique em Gravar.
  5. Os campos que foram criados para os metadados são apresentados no painel lateral. Introduza as informações, conforme for necessário. Tenha em atenção que se se tratar de metadados para uma pasta, quaisquer informações introduzidas serão utilizadas para todos os ficheiros na pasta.

    As seguintes restrições aplicam-se aos valores dos campos que os utilizadores podem introduzir:

    • Texto: Máximo de 1000 caracteres. Não pode incluir # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
    • Número: Máximo de 15 caracteres. Deve ser um número inteiro, sem decimais.
  6. Clique em Gravar quando tiver concluído.