Perspetiva Geral da Partilha

Poderá necessitar de colaborar com outras pessoas e partilhar informações, mas deve certificar-se de que apenas as pessoas certas têm acesso a essas informações. O tipo de partilha que utiliza depende do que pretende partilhar:

  • Ficheiros: Pode criar uma ligação e enviá-la por correio eletrónico para alguém, ou utilizá-la numa mensagem instantânea, num documento ou noutra aplicação. O envio de uma ligação é útil se necessitar de conceder acesso a pessoas conforme necessário para ficheiros específicos. A única forma do destinatário ter acesso ao ficheiro é através da ligação. Existem ligações públicas e ligações de membros, cuja descrição encontra-se a seguir.
  • Pastas: Pode enviar uma ligação para uma pasta ou pode acrescentar pessoas ou grupos como membros à pasta. Quando acrescenta membros a uma pasta, essas pessoas e grupos podem aceder a todo o conteúdo na pasta. Isto pode ser útil se estiver a trabalhar num projeto de grandes dimensões, por exemplo, e for necessário aceder continuamente à informação.

Se partilhar pastas com outras pessoas e conceder-lhes permissão para acrescentar conteúdo às pastas, esse conteúdo conta para a sua quota de armazenamento. Por exemplo, se a sua pasta contém 500 MB de ficheiros e, após partilhá-la, outros utilizadores acrescentarem outros 300 MB de ficheiros, os 800 MB combinados contam para a sua quota.

Se tiver acesso a mais de 100 pastas (quer lhe pertençam ou sejam partilhadas consigo), os resultados da pesquisa estarão incompletos, uma vez que as pesquisas estão limitadas a 100 pastas.

O seu administrador de serviço é o responsável pela gestão do Oracle Content Management para a sua organização. Essa pessoa define a quantidade de armazenamento que o utilizador pode utilizar. Se necessitar de mais espaço de armazenamento do que aquele que possui atualmente, contacte o administrador de serviços.

Deve decidir o que as pessoas podem fazer com o seu conteúdo partilhado atribuindo-lhes perfis de grupo. Quando acrescentar membros a pastas, determine o respetivo perfil de grupo nessas pastas. Pode permitir que os documentos sejam apenas visualizados ou decidir que as pessoas podem editá-los e importar novas versões. Podem ser utilizados os seguintes perfis de grupo:
  • Visualizador: Os visualizadores podem ver os ficheiros e as pastas, mas não podem efetuar alterações.
  • Descarregador: Os descarregadores podem também descarregar ficheiros e gravá-los nos seus próprios computadores.
  • Contribuidor: Os contribuidores podem também modificar ficheiros, atualizar ficheiros, importar novos ficheiros e apagar ficheiros.
  • Gestor: Os gestores têm todos os privilégios dos outros perfis de grupo e podem acrescentar ou retirar pessoas como membros.

Nota:

Se o administrador do sistema tiver ativado a integração do Microsoft Office Online, os visualizadores só podem ver a pré-visualização do ficheiro no cliente web, os exportadores podem também visualizar o ficheiro no Microsoft Office Online e os contribuidores e gestores podem, além disso, editar o ficheiro no Microsoft Office Online.

Também está disponível o perfil de grupo Proprietário que inclui todas as permissões para gerir uma pasta, incluindo apagá-la.

Os Contribuidores e os Gestores podem apagar conteúdo e subpastas. Se um item partilhado é apagado, aparece na pasta Lixo do proprietário do item e da pessoa que o apagou.

Ao colaborar com parceiros e fornecedores externos, pode fornecer ligações públicas restritas para os ficheiros, para que todos tenham o nível de acesso correto. Também pode definir códigos de acesso e datas de expiração para as ligações para uma maior segurança. Mantenha o controlo monitorizando quem acedeu a que ficheiros partilhados e quando.

Veja uma breve demonstração da partilha (só em inglês).

Ligações Públicas

Uma ligação pública fornece acesso a esse ficheiro ou pasta específica e não a outros.

O seu administrador do serviço pode desativar a utilização de ligações públicas e definir quem pode aceder a essas ligações (qualquer pessoa ou apenas os utilizadores registados).

Quando cria uma ligação pública, acrescenta um nome à ligação de forma a que possa controlar se for utilizada. Pode também acrescentar uma mensagem com a ligação e escolher permissões para a ligação. Isto determina o que o destinatário pode efetuar com a ligação. Pode ajustar o perfil de grupo máximo utilizado para ligações públicas nas suas preferências, acedidas através do browser da Web. O administrador do serviço poderá também limitar os perfis de grupo permitidos para ligações públicas. Os perfis de grupo são os mesmos que os utilizados ao acrescentar membros a pastas (Visualizador, Descarregador ou Contribuidor).

Quando criar uma ligação pública, caso o seu administrador tenha concedido permissão para tal, pode optar por enviar a ligação para Qualquer Pessoa, o que significa que pode enviá-la para as pessoas que não têm uma conta Oracle Content Management ou pode limitar os destinatários a Todos os Utilizadores Registados, isto é, para as pessoas que tiverem uma conta.

Pode também definir uma data de expiração opcional, para indicar quando a ligação pública deverá deixar de funcionar, e um código de acesso. Os códigos de acesso são como senhas para uma ligação pública. Pode definir um código de acesso e a pessoa que obtém a ligação necessitará de introduzir o código para utilizar a ligação. Isto permite-lhe acrescentar uma medida adicional de segurança em qualquer ligação pública que enviar. Terá de enviar o código de acesso à pessoa que recebe a ligação para que a possa utilizar. Caso contrário, essa pessoa não conseguirá aceder ao conteúdo associado à ligação.

Ligações de Membros

Este tipo de ligação requer que uma pessoa seja membro da pasta e requer que a pessoa entre em sessão numa conta Oracle Content Management para poder utilizar a ligação. Quando utilizar uma ligação de membro, pode escolher Acesso Online que permite ao destinatário visualizar o ficheiro ou a pasta. Também pode utilizar uma ligação Exportação Direta quando partilhar um ficheiro. Isto permite ao destinatário exportar um ficheiro sem o visualizar.