1 Aprendizagem sobre o Account Reconciliation Cloud

O Account Reconciliation oferece funcionalidade robusta para ajudar a gerenciar processos de final de período de reconciliação de conta, bem como recursos de correspondência de transação em larga escala.

Sobre a Conformidade da Reconciliação

As reconciliações garantem que as contas financeiras de uma empresa sejam validadas para verificar se o saldo nas contas está correto. Como os saldos das contas são válidos em determinado momento, e as condições dos negócios mudam, é crítico que as reconciliações ocorram. Além disso, as empresas pagam multas pesadas quando falham nas operações de reconciliação. Os tipos de validações mais frequentes incluem:

  • Caixa: Comparar saldo do General Ledger (GL)/Banco
  • AP: Comparar GL com Sub-razão

  • AR: Comparar GL com Sub-razão e analisar vencimentos de contas a receber

  • Ativos Fixos: Comparar GL com Sub-razão e executar uma rolagem para a frente

  • Valores Pré-pagos / Provisões / Provisionamentos / Reservas: Documentar a composição líquida e justificar a qualidade

A Conformidade da Reconciliação ajuda a gerenciar processos de reconciliação de contas, incluindo reconciliações de balanço geral, reconciliações do sistema de consolidação e outros processos de reconciliação em vigor.

Você pode:

  • Gerenciar atribuições de responsabilidade de revisão e preparação

  • Configurar formatos de reconciliação adequados a cada tipo de conta

  • Notificar usuários sobre as datas de vencimento de suas reconciliações atribuídas

  • Controlar o workflow de revisão e preparação

  • Fornecer visibilidade ao status de reconciliação e possíveis condições de risco

As reconciliações podem ser executadas no nível mais adequado para o negócio. Por exemplo, você pode fazer algumas reconciliações com base no código da empresa ou no código da unidade de negócios, enquanto realiza outras reconciliações no nível do Departamento. Um administrador pode usar regras de mapeamento para atribuir os saldos de conta às reconciliações. Quando os saldos forem importados, garanta que eles sejam mostrados na reconciliação correta com base nessas regras.

O administrador configura as listas de reconciliação que contêm os saldos a serem reconciliados, bem como as descrições de contas, as instruções, as datas de vencimento e as datas de conclusão. Notificações de e-mail são enviadas para lembrar a outros usuários que as datas de vencimento estão se aproximando ou que é possível atuar nas reconciliações.

Principais Conceitos da Conformidade da Reconciliação

Conceito Descrição
Reconciliação de Contas

O processo de analisar saldos da conta e fornecer uma justificativa para os saldos. Identifique diferenças e faça correções.

Buckets de Vencimento

Períodos que você define para o vencimento das transações de reconciliação no Dashboard Análise de Vencimento. Por exemplo, você pode definir um bucket de vencimento que inclua transações de reconciliação com 1 a 30 dias de existência. Os buckets de vencimento são definidos em um perfil de vencimento.

Perfil de Vencimento Um conjunto de buckets de vencimento.
Atributos

Um parâmetro, ou uma opção, que controla como a atividade de função opera ou define as características da atividade de função.

Frequência

Determina a frequência com que as reconciliações são preparadas e renovadas. Você define frequências nas configurações do sistema e as associa a perfis e períodos.

Períodos

Unidade de tempo na qual uma Reconciliação de Conta é concluída. Por exemplo, janeiro de 2016, fevereiro de 2016.

Perfis

O precursor para reconciliações. Eles contêm as configurações que determinam como e quando as reconciliações ocorrem. Os perfis são copiados ao período, criando uma reconciliação que contém um instantâneo do perfil naquele momento.

Reconciliações

Uma Reconciliação de Conta para um Período específico. As reconciliações consistem em saldos de conta (obtidos pelo Sistema de Origem do Período) e propriedades de conta (derivadas do Perfil e Formato da Conta e sujeitas a mudança independentemente do perfil).

Sistema de Origem Um repositório de dados dentro de um sistema.

Informações sobre a Correspondência de Transações

A Correspondência da Transação é um complemento perfeito para o conjunto de recursos da Conformidade da Reconciliação. Com a Correspondência de Transações, as empresas podem automatizar a preparação de reconciliações trabalhosas em alto volume e integrar esses resultados perfeitamente com os recursos de rastreamento na Conformidade da Reconciliação.

Esse novo módulo avançado fará com que as empresas diminuam ainda o mais tempo relativo ao desempenho das reconciliações, melhorando a qualidade e reduzindo o risco

A funcionalidade Correspondência da Transação é fornecida a usuários licenciados da Correspondência da Transação para Account Reconciliation Cloud , um recurso licenciado opcional do Account Reconciliation Cloud.

De forma geral, um Administrador executa estas tarefas de configuração:

  • Criar calendários
  • Criar tipos de reconciliação
  • Definir origens de dados
  • Definir as regras de correspondência
  • Criar reconciliações

Principais Conceitos da Correspondência da Transação

Conceito Descrição
Tipo de Correspondência (criado por Administradores)

Os Tipos de Reconciliação determinam como o processo de correspondência de transações funcionará para as contas que utilizam esse Tipo de Reconciliação. Eles determinam a estrutura dos dados para fins de correspondência, bem como as regras usadas para correspondência.

As empresas podem ter muitos diferentes Tipos de Reconciliação. Por exemplo, a correspondência de transações pode beneficiar Contas Intercompanhias, Contas Bancárias, Contas a Receber, Contas a Pagar e diversas contas de Compensação. Como a estrutura dos dados e as regras de correspondência provavelmente são diferentes para cada um desses tipos de contas, as empresas deverão criar um Tipo de Reconciliação para cada conta.

Origens de Dados

Dependendo das necessidades da sua empresa, talvez você precise definir uma ou mais origens de dados. Por exemplo, talvez você queira:

  • Comparar transações entre duas origens de dados para ver quais transações estão pendentes

  • Calcular o valor líquido de transações em uma única origem de dados para determinar o "saldo líquido" da conta

Para cada origem de dados, defina os atributos (colunas) existentes na origem de dados, bem como atributos calculados usados para fins de normalização ou enriquecimento de dados.

Tempo e Frequência A Correspondência de Transações suporta uma grande variedade de necessidades de workflow:

–Correspondência e balanceamento diários

–Correspondência diária e balanceamento mensal

–Correspondência e balanceamento mensais

Regras de Correspondência As regras de correspondência determinam como as correspondências entre valores são estabelecidas. É possível configurar regras para faixas de tolerância de datas e valores, e os ajustes podem ser automáticos quando existirem variações.

São suportados os tipos de regra de correspondência comuns:

  • um a um

  • um para muitos
  • muitos para um
  • muitos para muitos

Processo de Workflow do Usuário Usando a Correspondência de Transações

Quando o administrador criar as reconciliações, o processo do usuário envolverá estas tarefas:

  • Carregar dados
  • Executar o processo de correspondência automática
  • Confirmar correspondências sugeridas
  • Criar correspondências manuais
  • Executar relatórios de balanceamento

gráfico de processo do workflow de usuários

Aplicativo de Amostra Disponível

Para ajudar um Administrador do Serviço a saber mais sobre o Account Reconciliation, você pode criar um aplicativo de amostra quando iniciar seu serviço pela primeira vez. Consulte Criação de um Aplicativo.

Vídeo sobre Tour no Account Reconciliation

Clique neste link para assistir a um vídeo:

Link do vídeo sobre Tour no Account Reconciliation