Usar Metadados

Metadados são usados para categorizar rapidamente arquivos e pastas com descrições adicionais.

O administrador do serviço pode ter criado metadados específicos da sua organização. Por exemplo, talvez você precise rastrear quando um item é aprovado por outras pessoas e quem o aprovou. Os metadados chamados "Aprovação do Documento" podem ser criados para listar campos como o tipo de arquivo, o originador do arquivo, quem o aprovou e quando foi aprovado.

Você pode então mover todos os arquivos que foram aprovados para uma pasta e aplicar a ela os metadados. Todos os arquivos da pasta serão identificados como aprovados. Você pode editar os metadados dos diferentes arquivos para mostrar a data de aprovação deles, quem os aprovou e quaisquer outros detalhes pertinentes.

Pessoas com a atribuição do recurso de Proprietário, Gerente ou Colaborador podem aplicar a arquivos e pastas. Pessoas com a atribuição de recurso de Visualizador ou Downloader podem ver quaisquer metadados definidos.

Os metadados são criados automaticamente para os itens que são armazenados como ativos digitais. Somente administradores de serviço podem criar metadados adicionais. Trabalhe com o administrador para desenvolver os metadados de que você precisa.

Para começar a usar metadados:

  1. Selecione o arquivo ou pasta ao(à) qual você deseja adicionar metadados e clique no Ícone de barra lateral para abrir a barra lateral.
  2. Selecione Tags e Metadados no menu drop-down do painel.
  3. Clique em o ícone gerenciar propriedades para abrir uma lista de metadados disponíveis.
  4. Selecione o nome dos metadados que você deseja usar e, em seguida, clique em Salvar.
  5. Os campos que foram criados para os metadados são exibidos no painel lateral. Insira as informações conforme necessário. Lembre-se: se estes forem metadados de uma pasta, todas as informações digitadas serão usadas em todos os arquivos da pasta.

    As seguintes restrições se aplicam aos valores de campos que os usuários podem digitar:

    • Texto: no máximo, 1.000 caracteres. Não é possível incluir # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
    • Número: no máximo, 15 caracteres. Deve ser um número inteiro, sem decimais.
  6. Clique em Salvar quando terminar.