Gerenciando a Fase de Criação

A fase de criação permite que autores de doclets adicionem conteúdo a doclets e que aprovadores de doclets revisem e aprovem esse conteúdo. Por ser o proprietário do pacote de relatórios, você pode agir como autor ou aprovador de um doclet adicionando ou aprovando conteúdo de doclet, se necessário.

A fase de criação segue este processo:

1. Você inicia a fase de criação.

2. As notificações são enviadas a autores de doclets para que comecem o trabalho.

3. Os autores de doclet fazem check-out e fornecem conteúdo para cada doclet e, em seguida, refazem check-in.

4. Depois de terminarem o trabalho, os autores enviarão os doclets para aprovação, se necessário.

5. As notificações são enviadas para aprovadores de doclet começarem o trabalho.

6. Os aprovadores de doclets revisam os doclets, fazem revisões, se necessário, e aprovam ou os rejeitam.

7. Opcional: Você atualiza, envia, aprova ou rejeita doclets.

8. Opcional: Você reinicia um ou mais doclets.

9. Opcional: É possível adicionar doclets complementares.

10. Nota:

    O fechamento da fase de autor é automatizado com base no status dos doclets. Depois que todos os doclets forem marcados como concluídos, a fase de autor é marcada como concluída.

Iniciando a Fase de Criação

Você deve iniciar a fase de criação para autores e aprovadores de doclets fornecerem o conteúdo do relatório. Você pode iniciar a fase de criação em todo o pacote de relatórios, em uma seção do pacote de relatórios ou em doclets individuais. Por exemplo, se o conteúdo para um relatório não estiver pronto para ser adicionado, será possível iniciar os doclets contendo a folha de rosto e o sumário de maneira que eles possam ser trabalhados.

• Para iniciar a fase de criação do pacote de relatórios, selecione na parte superior da página e Iniciar Fase de Criação.

• Para iniciar a fase de criação em um doclet ou em uma seção, selecione próximo ao doclet ou à seção e Iniciar Fase de Criação do Doclet ou Iniciar Fase de Criação da Seção.

  Nota:

  Para iniciar a fase de criação em um doclet ou em uma seção, pelo menos um autor deve ser atribuído.

Quando você inicia a fase de criação, o status dos doclets muda de Não Iniciado para Em Andamento, e os autores de doclets são notificados de que podem atualizar os doclets.

Usando a Central de Relatórios na Fase de Criação

Depois de iniciar a fase de criação, você poderá monitorar o status da fase de criação na Central de Relatórios:

Bloco da Fase de Criação

O status da fase no bloco da fase de criação é atualizado destas formas:

• Uma barra de andamento é exibida para mostrar a porcentagem de conclusão. À medida que autores e aprovadores de doclets marcam os doclets como concluídos, a barra de andamento é atualizada para mostrar o status de conclusão da fase geral. A porcentagem concluída é calculada em todos os doclets que não foram excluídos da fase de criação.

• A data e a hora de vencimento restante para a fase são exibidas.

• Uma barra azul é exibida sob o bloco da fase para indicar qual fase está sendo exibida no momento.

• Se houver um problema em um ou mais dos doclets, como um doclet vencido ou um doclet sem um autor atribuído, um ícone de aviso será exibido.

  Nota:

  Se um doclet for rejeitado, reiniciado ou se um novo doclet for adicionado, o status da fase de autor será atualizado automaticamente para exibir a porcentagem concluída.

Menu de Status do Doclet

Selecione o botão de status do doclet no bloco da fase de criação para exibir um resumo dos status do doclet. Os doclets que foram excluídos da fase de criação não são exibidos no menu de status de doclet.

Hierarquia de Relatórios

Depois de iniciar a fase de criação, as seguintes alterações ocorrerão no painel de hierarquia do relatório:

• A coluna Responsabilidade é preenchida com o nome do autor do doclet. À medida que o doclet avança no fluxo de trabalho, a coluna Responsabilidade é atualizada continuamente para refletir o usuário responsável no momento pelo doclet. Por exemplo, depois que o autor do doclet enviar o doclet para aprovação, a coluna Responsabilidade será atualizada com o aprovador. Isso permite ver quem é responsável pelo doclet no momento.

• Os ícones de status do doclet são exibidos em cada doclet.

Agindo como um Autor ou Aprovador

A qualquer momento durante a fase de criação, é possível assumir o controle de um doclet e realizar as mesmas ações de um autor ou aprovador de doclet. Por exemplo, se um autor de doclet estiver fora do escritório, você poderá fazer check-out do doclet, atualizar o conteúdo, refazer check-in e enviá-lo para aprovação. Isso evita que o fluxo de trabalho seja atrasado ao mesmo tempo em que aguarda a ação do autor ou do aprovador em um doclet. Consulte Criar e Aprovar Doclets na web.

Também é possível desfazer o check-out de um doclet cujo check-out foi feito pelo autor de um doclet. Se você desfizer o check-out, todas as alterações feitas no doclet depois do check-out serão descartadas, e o doclet será revertido para a versão anterior antes do check-out.

Para desfazer o check-out de um doclet:

1. Clique em próximo do nome do doclet.

2. Selecione Agir no Conteúdo.

3. Selecione Desfazer Check-out.

Atualizando Conteúdo do Relatório

Se você escolher Atualizar Origem de Dados ou Atualizar Tudo no nível do Pacote de Relatórios, um processo para percorrer e atualizar todos os doclets associados à origem de dados selecionada é executado em segundo plano.

• O processo de atualização faz o check-out de cada doclet e processa todo o conteúdo do relatório (como se o check-out e a atualização do doclet fossem feitos diretamente).

• O tempo de processamento para Atualização está diretamente relacionado ao número de doclets afetados pela ação de atualização.

  Se você escolher Atualizar Tudo em um Pacote de Relatórios que contém um grande volume de conteúdo atualizável, o tempo de processamento será longo.

O processo em segundo plano de cada atividade de Atualização inclui o seguinte:

• Para Atualização de Doclets de Referência, como Relatórios e Excel com Atualização do Smart View Ativada.

  • O sistema fará check-out do doclet e, em seguida, abrirá Relatório ou Arquivo do Excel.
  • Atualiza o Relatório ou Planilhas do Excel selecionadas e, em seguida, recalcula todas as planilhas selecionadas (somente de Excel).
  • Atualiza todo o conteúdo disponível e, em seguida, atualiza todos os doclets que incorporam o conteúdo disponível (check-out, substituição do conteúdo disponível, check-in) um por um.
  • Se um arquivo do Excel contém valores de variáveis de referência de origem, o sistema atualiza os valores das variáveis e, em seguida, atualiza todos os doclets que incorporam as variáveis de referência (check-out, atualização do valor das variáveis, check-in) um por um.
  • Fazer check-in do doclet de Referência.

• Para Atualização de Doclets de Referência, como Relatórios e doclet de Excel com Atualização do Smart View.

  • O sistema fará check-out do doclet e, em seguida, abrirá Relatório ou Arquivo do Excel.
  • Atualiza o Relatório ou Planilhas do Excel selecionadas e, em seguida, recalcula todas as planilhas selecionadas (somente de Excel).
  • Se um arquivo do Excel contém valores de variáveis de referência de origem, o sistema atualiza os valores das variáveis e, em seguida, atualiza todos os doclets que incorporam as variáveis de referência (check-out, atualização do valor das variáveis, check-in) um por um.
  • Check-in do doclet.

Para atualizar todo o conteúdo dos relatórios em um pacote de relatórios:

1. Abra os Pacotes de Relatórios.

2. No menu superior direito , selecione Atualizar e Tudo ou selecionar uma origem de dados da lista suspensa.

Reiniciando Doclets

Você pode redefinir o fluxo de trabalho em um doclet, em uma seção ou o pacote de relatórios a qualquer momento durante a fase de criação reiniciando os doclets. Quando você reinicia um doclet, o fluxo de trabalho é redefinido, e o status do doclet é restaurado para Iniciado. Os autores e os aprovadores de doclets devem reenviar e reaprovar os doclets.

Conclusão da Fase de Criação

A fase de Autor é marcada como concluída quando todos os doclets têm um status concluído. O status do pacote de relatórios será atualizado para "Concluído" se não tiver uma fase de revisão ou aprovação ativada ou "Em Andamento" se tiver uma fase de revisão ou aprovação ativada.

Como alternativa, o proprietário do pacote de relatórios pode fechar manualmente a fase de autor, selecionando no topo da página e clicar em Marcar Fase de Autor como Concluída. Quaisquer doclets em um estado incompleto são marcados como concluídos. Para qualquer doclet com check-out, o status do indicador de bloqueio é removido e o doclet é marcado como concluído. Qualquer trabalho em arquivos em andamento é excluído.

A fase de autor reverterá para um estado "Em Andamento" sempre que um doclet for reaberto ou adicionado.