Termos do Task Manager

As tarefas são atividades executadas durante um processo de negócios, por exemplo, Inserir Dados de Formulário ou Revisar Novas Contas.

Administradores de Serviço e Usuários Avançados definem as tarefas para o processo e incluem detalhes para cada tarefa, como datas de início e término, destinatários e aprovadores. Os usuários abrem tarefas atribuídas, leem instruções, respondem perguntas e, após concluírem as tarefas, as enviam.

Os modelos definem um conjunto repetível de tarefas necessárias para um processo de negócios. Os administradores podem salvar um conjunto de tarefas definidas como um modelo para uso em períodos futuros (mensal ou trimestralmente), em vez de recriar as tarefas toda vez.

Por exemplo, um administrador pode salvar um conjunto de tarefas necessárias para um processo mensal e usar o mesmo modelo para esse processo todos os meses.

Um agendamento é um conjunto ordenado de tarefas para um processo de negócios. Os agendamentos podem ser criados de um modelo de tarefas predefinidas ou criados manualmente. Quando os administradores criam um agendamento, eles mapeiam as datas relativas que foram definidas para tarefas como Dia 1 e 2 do processo de negócios para datas do calendário, como 1 e 2 de março. Quando o status do agendamento é alterado para Aberto, as tarefas são executadas de acordo com a data e a hora de início agendadas.

Por exemplo, um administrador cria um agendamento de processo mensal para março, com a tarefa Revisar Novas Contas atribuída a 1º de março. Quando o administrador altera o agendamento de Pendente para Aberto, em 1º de março, a tarefa Revisar Novas Contas é iniciada e uma notificação por e-mail é enviada ao destinatário da tarefa.

Os Tipos de Tarefa permitem a padronização dos detalhes das tarefas em todas as tarefas do mesmo tipo. Os detalhes definidos no Tipo de Tarefa são herdados por todas as tarefas criadas a partir do Tipo de Tarefa. Por exemplo, quando um administrador define configurações de Tipo de Tarefa, como instruções ou regras para o Tipo de Tarefa Aprovar Dados, essas configurações são compartilhadas por todas as tarefas criadas usando o Tipo de Tarefa Aprovar Dados.

• Tarefa Básica: um Tipo de Tarefa padrão, que não contém qualquer detalhe da tarefa
• Tarefa Pai: um Tipo de Tarefa que permite criar tarefas pai para hierarquias de tarefas. Por exemplo, a tarefa pai Carregar Dados pode ter tarefas filho Carregar Dados de Vendas EMEA e Carregar Dados de Vendas NA.
• Tarefa de Integração: um Tipo de Tarefa que define uma ação e inclui o componente do aplicativo, como um formulário, ou parâmetros necessários para vincular a um aplicativo externo. Integrações Predefinidas e Tipos de Tarefa são carregados automaticamente para seu serviço. Depois de configurar uma conexão com um serviço diferente, você pode incluir Tipos de Tarefa de Integração desse serviço em suas tarefas.

  Por exemplo, um administrador que usa o Task Manager em um serviço pode ativar e sincronizar conexões com um serviço diferente, como Account Reconciliation, que carrega as Integrações e Tipos de Tarefas do Account Reconciliation predefinidos.

As integrações são usadas para automatizar tarefas em processos de negócios do Oracle Fusion Cloud EPM e aplicativos externos. Você pode definir tarefas que incluem integrações a outros aplicativos. Para os Serviços do Cloud EPM, o serviço é configurado automaticamente com integrações locais predefinidas para o processo de negócios.

Se você tiver assinaturas para outros serviços do Cloud EPM, você pode criar conexões entre serviços e ativar as integrações usando o Task Manager. As integrações predefinidas permitem executar tarefas do Task Manager que acessam outras funcionalidades do Cloud EPM. Também é possível criar integrações personalizadas, por exemplo, tarefas personalizadas de Monitoramento de Eventos.

As tarefas de integração são executadas com base em um destes Tipos de Execução definidos na tarefa:

• Usuário Final – uma tarefa que exige que o usuário interaja com uma interface de usuário para concluir a tarefa. Quando um usuário inicia uma tarefa de usuário final, a tarefa abre automaticamente o componente de interface do usuário necessário para executá-la. Por exemplo, a tarefa Inserir Dados do Formulário exige que um usuário insira dados. Quando a tarefa Inserir Dados do Formulário é iniciada, ela abre a interface do usuário do formulário.
• Automação de Processos – uma tarefa que é executada em segundo plano, sem necessidade de interação do usuário. Essas integrações são executadas automaticamente em aplicativos externos quando sua data e hora de início são atingidas, e todas as tarefas predecessoras são concluídas. Por exemplo, uma tarefa Carregar Dados pode ser definida para ser executada automaticamente durante a noite com base na data e hora de início.
• Monitoramento de Eventos – uma tarefa usada para monitorar um evento específico que aconteceu em um sistema externo. Quando a ação ou o status ocorre no aplicativo externo, a tarefa é alterada para Fechada. Por exemplo, se estiver trabalhando com o Task Manager em um aplicativo, você poderá monitorar o status de uma tarefa Copiar Dados em um aplicativo externo. Quando a tarefa Copiar Dados for concluída e seu status mudar para Fechada, você poderá iniciar a próxima tarefa no aplicativo, por exemplo, Aprovar Dados.

Os alertas são notificações dos usuários sobre problemas encontrados durante o processo, como problemas de hardware ou software. Quando os usuários encontram um problema e criam um alerta para ele, eles fazem a seleção em uma lista de Tipos de Alerta predefinidos para identificação do problema. O Alerta é enviado ao destinatário definido no Tipo de Alerta para ser resolvido.

Por exemplo, um usuário tem uma tarefa vencida e não consegue acessar as tarefas atribuídas. O usuário seleciona um Tipo de Alerta, como Problema de Acesso, que envia o alerta ao destinatário predefinido, por exemplo, o Administrador do Sistema. O Administrador do Sistema resolve o problema de acesso e fecha o alerta.

Os Tipos de Alerta são categorias de possíveis problemas que podem ocorrer durante o processo de negócios. Os administradores podem criar Tipos de Alerta, como Dados Ausentes ou Problema de Acesso. Cada Tipo de Alerta define um procedimento usado para capturar informações críticas sobre o problema e atribui uma equipe preparada para resolvê-lo.

Por exemplo, um administrador pode criar um Tipo de Alerta chamado Problema de Acesso, que contém perguntas aos usuários para obter informações mais detalhadas. O administrador define um workflow para o Tipo de Alerta com um destinatário para resolver o problema, como um Administrador de Sistema, e um destinatário de backup, se desejado.

As Configurações do Sistema permitem que os Administradores de Serviço especifiquem padrões para as configurações do Task Manager.

Os administradores podem definir Tokens de Integração Global para gerenciamento de parâmetros de URLs, por exemplo, em instruções de tarefas. Eles podem determinar Regras de Feriados para as quais datas de feriados se aplicam aos agendamentos e criar Unidades Organizacionais geográficas ou de unidade de negócios para associar às configurações de tarefas, como feriados e fusos horários. Eles também podem configurar definições como comentários e exclusões de tarefas, notificações por e-mail, administradores de tarefas para valores máximos de tamanhos de listas e arquivos, aprovações de solicitações de reatribuição, permissões para reabertura de tarefas, além de especificar como as tarefas serão exibidas no Smart View, na Lista de Trabalho e no painel de Boas-vindas.

Uma Lista de Trabalho é a tela principal do usuário final, onde os usuários podem trabalhar facilmente nas tarefas que lhe foram atribuídas.

A página Agendar Tarefas exibe uma lista de agendamentos e as tarefas que eles contêm. Isso permite que os usuários vejam todas as tarefas em um agendamento. As opções de Filtragem e Exibição Salva permitem que os usuários revisem rapidamente suas tarefas.

O Dashboard de Visão Geral fornece uma exibição resumida de todas as tarefas dentro de um PDV. É possível filtrar tarefas por Ano, Período e Agendamento. Você pode exibir as tarefas por Agendamento, Prioridade, Tipo de Tarefa ou Unidade Organizacional e verificar os detalhes das tarefas.

O Dashboard de Conformidade fornece métricas sobre o desempenho da empresa quanto ao alcance de seus objetivos de conformidade, distinguindo as tarefas concluídas no prazo das que tiveram atraso e fornecendo uma contagem das que foram aprovadas ou rejeitadas. É possível filtrar tarefas por Ano, Período e Agendamento, exibir métricas de desempenho do usuário com base no usuário e na unidade organizacional e verificar os detalhes da tarefa.

O Dashboard Operacional fornece um resumo geral dos dados de um processo do Task Manager usando uma variedade de exibições. Os dashboards operacionais podem combinar gráficos, listas ou exibições dinâmicas.

Por exemplo, você pode criar um dashboard operacional chamado Desempenho da Tarefa que contenha um gráfico de Barras para Desempenho Pontual, um gráfico de Pizza para Status da Tarefa e uma Exibição dinâmica para Status por Usuário.

O Relatório do Task Manager é um relatório fornecido por padrão que informa sobre a execução de tarefas. Por exemplo, ele exibe tarefas que estão Em Risco, Antecipadas, Atrasadas ou foram Rejeitadas por um aprovador. Ele também exibe Conformidade da Tarefa, Desempenho por Unidade Organizacional, Usuários com Tarefas Atrasadas e uma Trilha de Auditoria de alterações de tarefas.

Os administradores podem definir seus próprios relatórios personalizados conforme a necessidade.