Especificação dos Parâmetros de Workflow do Enterprise Journals

Em um modelo do Enterprise Journals, você usa a guia Diários para especificar os parâmetros de workflow do diário, incluindo as datas de Início e Término, e os usuários do workflow.

Com base na definição "Agendar a partir de" do Modelo, você define o Deslocamento do Dia de Início de acordo com o dia que você deseja que o diário esteja disponível. O diário permanece em status Pendente até que a data seja atingida. Por exemplo, você pode definir o Deslocamento do Dia de Início do diário como -25 para permitir que os diários relacionados a esse modelo e período estejam disponíveis 25 dias antes da data de Término do Período. A Data de Término usa a Data de Início e adiciona a Duração que você atribuiu no Modelo para as funções de Preparados e Aprovador.

Observe que um diário Ad Hoc pode ser criado a qualquer momento. No entanto, as datas de Início e Término continuarão atribuídas de acordo com as definições do Modelo. O dia em que você cria o diário Ad Hoc não tem relação com as datas de Início e Término.

A notificação de Atraso para um diário começa assim que passa a Data de Término.

Para atribuir o workflow do diário:

  1. Na Página inicial, clique em Aplicativo e em Enterprise Journals
  2. Clique na guia Modelos do Diário à esquerda.
  3. Clique na guia de modelo dos Diários.
  4. Em Quando Iniciar, selecione um valor nas listas drop-down.

    • Agendar a partir de:

      • Data de Término—––A data final do período.

      • Data de Fechamento––A data de fechamento especificada para o período na janela Gerenciar períodos.

    • Deslocamento do Dia de Início – A data de início da coleta de dados. Determina o número de dias depois da Data de Término ou da Data de Fechamento em que a data da coleta dos dados está autorizada a começar. Pode ser um número positivo ou negativo. Por exemplo, você pode preparar os dados alguns dias antes da data de início e definir -3 para iniciar a coleta três dias a partir de então.

  5. Em Workflow, selecione valores para o seguinte:

    • Opção de workflow––Selecione uma opção:

      • Preparar

      • Preparar e Aprovar

      • Preparar, Aprovar e Contabilizar

      • Preparar e Contabilizar

      • Contabilizar

    • Nível de Aprovação – Selecione até 10 níveis de Aprovadores.

    • Acesso de Exibição do Aprovador – Selecione uma opção:

      • Sempre - Permite que os aprovadores vejam dados do diário mesmo antes de eles serem enviados pelo Preparador

      • Workflow - Permite que os Aprovadores vejam dados do diário somente quando eles são responsáveis com base no workflow. Essa é a opção padrão.

        Se os dados não estiverem disponíveis para o Aprovador ver com base no workflow, o sistema exibirá uma mensagem de erro informando que ele não pode ver o conteúdo do diário, pois o conteúdo não foi promovido para o nível dele dentro do workflow.

    • Bloquear Dados na Contabilização – Opcional. Selecione essa opção para o sistema restringir a funcionalidade Reabrir e Reimplantar depois que o workflow de um diário é fechado e contabilizado no ERP com êxito. Isso garante que os dados não sejam afetados.

      Essa opção está disponível somente nestas opções do Workflow: Contabilizar, Preparar - Contabilizar, Preparar - Aprovar - Contabilizar.

    • Duração para—O número máximo de dias permitidos para uma ação específica por usuário.

      Esses dados determinam a data de conclusão programada para envio, aprovação e lançamento dependendo da opção de workflow.

    • Contabilizar após o Preparo - Se esta opção for selecionada, os diários criados com base neste modelo poderão ser contabilizados assim que o preparo for concluído. Esta opção fica disponível apenas quando você seleciona Preparar e Aprovar como Opção de Workflow.
  6. Na seção Usuários, estão disponíveis as seguintes opções: Diários e Ad-Hoc. Você pode definir atribuições de usuário de Workflow e Viewer para Diários ou Ad-Hoc. Você pode adicionar usuários nos campos habilitados.

    • Clique em Novo.

    • Para adicionar usuário:

      • Para os Diários, selecione um Workflow, depois selecione usuários ou grupos para o Preparador e Aprovador. O seletor de membros do Workflow baseia-se dinamicamente na dimensão do workflow selecionada.
      • Para o Ad-Hoc, selecione usuários ou grupos selecionados pesquisando com Nome e Sobrenome. Você pode clicar em Avançado para pesquisar por ID de usuário ou e-mail. Observe que as opções básicas (ou seja, nome e sobrenome) são exibidas por padrão.
      • Clique em Pesquisar para exibir os Resultados da Pesquisa. Você pode usar esta opção para adicionar ou remover usuários.

      Nota:

      A opção Permitir Ad-hoc aparece na guia Workflow e não será exibida por padrão. Ele será preenchido somente quando o número da lista de usuários ad-hoc for maior que 0. Se a lista estiver vazia, esta opção será desativada.

    • Para importar usuários de um arquivo CSV, clique em Importar

      • Clique em Procurar para selecionar o arquivo.
      • Em Delimitador de Arquivo, selecione Vírgula, Tabulação ou Outro e insira um delimitador.
      • Clique em Importar.

      Nota:

      O formato de arquivo Exportar/Importar permite incluir a opção Permitir Ad-hoc em uma transação.

    • Para redefinir todas as substituições de parâmetro para as definições padrão, clique em Redefinir.

    • Para remover um usuário, selecione o usuário e clique no botão Excluir (X) na barra de menus.