Especificação dos Parâmetros de Workflow do Enterprise Journals

Em um modelo do Enterprise Journals, você usa a guia Diários para especificar os parâmetros de workflow do diário, incluindo as datas de Início e Término, e os usuários do workflow.

Com base na definição "Agendar a partir de" do Modelo, você define o Deslocamento do Dia de Início de acordo com o dia que você deseja que o diário esteja disponível. O diário permanece em status Pendente até que a data seja atingida. Por exemplo, você pode definir o Deslocamento do Dia de Início do diário como -25 para permitir que os diários relacionados a esse modelo e período estejam disponíveis 25 dias antes da data de Término do Período. A Data de Término usa a Data de Início e adiciona a Duração que você atribuiu no Modelo para as funções de Preparados e Aprovador.

Observe que um diário Ad Hoc pode ser criado a qualquer momento. No entanto, as datas de Início e Término continuarão atribuídas de acordo com as definições do Modelo. O dia em que você cria o diário Ad Hoc não tem relação com as datas de Início e Término.

A notificação de Atraso para um diário começa assim que passa a Data de Término.

Os administradores podem predefinir os caminhos do workflow de aprovação para diários ad hoc de modo a permitir que os preparadores selecionem facilmente um caminho de aprovação ao criar ou editar diários ad hoc. Usuários individuais, equipes ou grupos podem ser definidos como aprovadores e o caminho de aprovação pode ser atribuído aos preparadores de diários ad hoc.

Nota:

Se preferir, o administrador pode definir a opção Substituições de Nível de Aprovador Ad Hoc em Configurações do Sistema para permitir ou não que o preparador selecione um nível de aprovador ao criar diários ad hoc.

Para atribuir o workflow do diário:

Na Página inicial, clique em Aplicativo e em Enterprise Journals.
Clique na guia Modelos do Diário à esquerda.
Clique em uma linha do diário e clique no ícone Editar para abrir o diário no modo de edição.
Clique na guia Diários.
Em Quando Iniciar, selecione um valor nas listas drop-down.
- Agendar a partir de:
  - Data de Início - A data de início do período.
  - Data de Término - A data final do período.
  - Data de Fechamento - A data de fechamento especificada para o período.
- Deslocamento do Dia de Início - Número de dias antes ou depois da Data de Início, Data de Término ou Data de Fechamento em que a data de coleta de dados está autorizada a começar. Pode ser um número positivo ou negativo. Por exemplo, você pode preparar os dados alguns dias antes da data de início e definir -3 para iniciar a coleta três dias a partir de então.
Em Workflow, selecione valores para o seguinte:
- Opção de workflow - Selecione uma opção:
  - Preparar
  - Preparar e Aprovar
  - Preparar, Aprovar e Contabilizar
  - Preparar e Contabilizar
  - Contabilizar
- Nível de Aprovação - Selecione até 10 níveis de Aprovadores.
- Acesso de Exibição do Aprovador - Selecione uma opção:
  - Sempre - Permite que os aprovadores vejam dados do diário mesmo antes de eles serem enviados pelo Preparador
  - Workflow - Permite que os Aprovadores vejam dados do diário somente quando eles são responsáveis com base no workflow. Essa é a opção padrão.
    
    Se os dados não estiverem disponíveis para o Aprovador ver com base no workflow, o sistema exibirá uma mensagem de erro informando que ele não pode ver o conteúdo do diário, pois o conteúdo não foi promovido para o nível dele dentro do workflow.
- Bloquear Dados na Contabilização – Opcional. Selecione essa opção para o sistema restringir a funcionalidade Reabrir e Reimplantar depois que o workflow de um diário é fechado e contabilizado no ERP com êxito. Isso garante que os dados não sejam afetados.
  
  Essa opção está disponível somente nestas opções do Workflow: Contabilizar, Preparar - Contabilizar, Preparar - Aprovar - Contabilizar.
- Duração para - O número máximo de dias permitidos para uma ação específica por usuário.
  
  Esses dados determinam a data de conclusão programada para envio, aprovação e lançamento dependendo da opção de workflow.
- Contabilizar após o Preparo - Se esta opção for selecionada, os diários criados com base neste modelo poderão ser contabilizados assim que o preparo for concluído. Esta opção fica disponível apenas quando você seleciona Preparar e Aprovar como Opção de Workflow.
Na seção Usuários, estão disponíveis as seguintes opções: Diários e Ad-Hoc. Você pode definir atribuições de usuário de Workflow e Viewer para Diários ou Ad-Hoc. Você pode adicionar usuários nos campos habilitados.
- Clique em Novo.
- Para adicionar usuário:
  - Para Diários, selecione um Workflow, em seguida, selecione usuários ou grupos para o Preparador e Aprovador. O seletor de membros do Workflow baseia-se dinamicamente na dimensão do workflow selecionada.
  - Para Ad Hoc, defina os caminhos do aprovador, bem como os preparadores e aprovadores para cada caminho. Clique em Novo para adicionar mais caminhos de aprovador. Um usuário individual, equipe ou grupo pode ser definido como preparador ou aprovador.
  - Clique em Pesquisar para exibir os Resultados da Pesquisa. Você pode usar esta opção para adicionar ou remover usuários.
  Nota:
  A opção Permitir Ad-hoc aparece na guia Workflow e não será exibida por padrão. Ele será preenchido somente quando o número da lista de usuários ad-hoc for maior que 0. Se a lista estiver vazia, esta opção será desativada.
- Para importar usuários de um arquivo CSV, clique em Importar
  - Clique em Procurar para selecionar o arquivo.
  - Em Delimitador de Arquivo, selecione Vírgula, Tabulação ou Outro e insira um delimitador.
  - Clique em Importar.
  Nota:
  O formato de arquivo Exportar/Importar permite incluir a opção Permitir Ad-hoc em uma transação.
- Para redefinir todas as substituições de parâmetro para as definições padrão, clique em Redefinir.
- Para remover um usuário, selecione o usuário e clique no botão Excluir (X) na barra de menus.