Puteţi automatiza importul şi captarea fişierelor dintr-un folder monitorizat de pe un computer. Atunci când creaţi un job de import, puteţi desemna orice folder drept folderul monitorizat. Procesorul de import va monitoriza apoi acel folder şi va procesa toate fişierele. De asemenea, puteţi crea un job de import în care instruiţi procesorul de import să citească fişierele (text) din lista care enumeră fişierele ce urmează să fie importate, împreună cu metadatele acestora.
Să luăm în considerare un scenariu în care angajaţii unei organizaţii scanează deconturile de cheltuieli pe un dispozitiv multifuncţional şi le stochează într-un folder de reţea al companiei. În acest caz, ceea ce este necesar este un job de import care utilizează un folder drept tipul sursei şi Agentul de import fişiere aflat pe computerul pe care există folderul cu Deconturile de cheltuieli. Dacă volumul de documente scanate este mare, Agentul de import fişiere poate fi configurat pe mai multe computere care pot accesa acel folder din reţea. Astfel, documentele scanate pot fi amplasate în subfoldere, iar instanţele multiple ale Agentului de import fişiere care rulează pe un alt calculator pot procesa simultan subfolderele. Procesorul de import, prin jobul de import foldere, monitorizează acest folder la un interval regulat, iar prin Agentul de import fişiere preia fişiere noi şi le face conversia în seturi.
Atunci când creaţi un job de import dintr-o sursă de tip folder, puteţi să specificaţi ce tipuri de fişiere ar trebui să monitorizeze jobul de import: TIFF, PDF sau toate fişierele. De asemenea, puteţi să specificaţi dacă fiecare fişier ar trebui să fie un set individual sau un set ar trebui să includă toate fişierele de un anume tip sau din mai multe tipuri. Un set poate cuprinde maximum 500 de fişiere. Procesorul de import vă oferă, de asemenea, flexibilitatea de a specifica ordinea în care fişierele de un anumit tip ar trebui să fie procesate. Puteţi alege să ştergeţi fişierele sursă după ce au fost procesate. Pentru a configura un job de import folder, urmaţi paşii din Configurarea importului de fişiere dintr-un folder.
De asemenea, puteţi crea un job de import prin care procesorul de import monitorizează un folder şi citeşte un fişier listă (text) ce conţine înregistrări care identifică ce trebuie importat în Content Capture: fişiere, fişiere ataşament şi, opţional, valorile metadatelor care urmează să fie asignate fişierelor. Pentru a configura un job de import fişier listă, urmaţi paşii din Configurarea importului de fişiere listă. După configurarea jobului de import, este necesar să configuraţi Agentul de import fişiere.
Notă:
Se poate întâmpla ca Agentul de import fişiere să eşueze sau să piardă conectivitatea, atunci când procesează un job de fişier listă. Dacă agentul nu se recuperează în timpul perioadei prestabilite de 60 de minute, fişierele încărcate anterior sunt eliberate forţat şi marcate pe server ca finalizate. Agentul procesează în continuare elementele rămase din jobul fişierului listă sau restul de fişiere din folderul respectiv, ca încărcări noi.