Skupiny môžete využiť na komunikáciu a koordináciu s viacerými ľuďmi naraz.
Krátka prehliadka skupín (len v angličtine).
Ak skupinu pridáte do konverzácie, rýchlejšie nadviažete spoluprácu s viacerými ľuďmi. Alebo môžete skupinu pridať ako člena do priečinka, čo vám umožní rýchlejšie zdieľať obsah priečinka s inými ľuďmi. Typy obsahu môžete zdieľať so skupinami rovnako, ako ich zdieľate s jednotlivcami. Jediné, čo nemôžete zdieľať so skupinou, sú kolekcie, verejné prepojenia alebo prepojenia členov.
Môžete si vytvoriť vlastné skupiny, ak ich pre vašu organizáciu už predtým nevytvoril administrátor služby.
Tu je niekoľko tipov, na čo treba pamätať pri vytváraní a používaní skupín:
- Nevytvárajte duplicitné skupiny. Pomocou voľby Nájsť verejné skupiny v ponuke Skupina zistite, či už neexistuje skupina, ktorá by sa vám mohla hodiť.
- Použite zmysluplný názov. V názve skupiny nepoužívajte akronymy ani skratky. Názov by mal byť výstižný, aby ľudia pochopili účel skupiny.
- Pre skupinu zvoľte účinnú ochranu súkromia. Môžete určiť, kto môže nájsť a použiť skupinu, a či sa používatelia môžu sami do skupiny pridať. Môžete vytvoriť tieto typy skupín:
- Verejná skupina – verejnú skupinu vidia všetci a ľudia sa do nej môžu sami pridať. Tento typ skupiny by sa mal používať zriedka. Napríklad môžete uvádzať nový projekt a chcete získať spätnú väzbu od všetkých, ktorí projekt používali. V takom prípade môžete skupinu otvoriť pre všetkých ľudí a povoliť im, aby sa do nej mohli sami pridávať a zároveň pridávať aj pripomienky ku konkrétnemu projektu.
- Súkromná skupina – súkromnú skupinu môžu vidieť všetci, ale ľudia sa do nej nemôžu pridávať sami. Môže to byť užitočné v prípade, keď chcete skupinu obmedziť len na určitú podmnožinu ľudí. Ľudia môžu zistiť, že skupina existuje, a používať ju na zdieľanie informácií s ľuďmi v skupine. Môžete napríklad vytvoriť skupinu pre konštrukčné oddelenie. Potom každý, kto potrebuje spolupracovať alebo zdieľať informácie s týmto oddelením, môže túto skupinu pridať ako člena do konverzácie alebo priečinka.
- Uzavretá skupina – tento typ skupiny má najprísnejšiu kontrolu členstva. Skupinu nebude môcť vidieť nikto okrem jej aktuálnych členov a nikto sa do nej nebude môcť sám pridať. Povedzme, že určitý úzky okruh ľudí potrebuje prediskutovať nadchádzajúcu akvizíciu alebo projekt. Nikto ďalší v organizácii o tom nepotrebuje vedieť. Keď teda vytvoríte skupinu pre obmedzený počet členov, sami rozhodujete o tom, kto bude mať prístup k informáciám.
- K ľubovoľnej položke môžete pridať skupinu ako člena. Ak niekoho do skupiny pridáte alebo ho z nej odstránite, daná osoba bude zároveň pridaná alebo odstránená z položky. Ak niekoho pridáte ako jednotlivca, ale nie ako súčasť skupiny, daná osoba zostane členom dovtedy, kým ju neodstránite ako jednotlivca.
- Ak pridáte skupinu ako člena akejkoľvek položky, ktorá si vyžaduje špecifickú rolu používateľa, prístup k položke budú mať iba používatelia s danou rolou. Ak napríklad do skupiny pridáte používateľa s rolou Štandardný používateľ a potom túto skupinu pridáte ako člena depozitára, štandardný používateľ nebude mať prístup k depozitáru, pretože na prístup k depozitárom sa vyžaduje rola Podnikový používateľ.
- Ak odstránite skupinu, ľuďom v danej skupine bude odstránený prístup ku všetkým zdieľaným priečinkom, typom obsahu a konverzáciám.
- Skupiny môžete používať v mobilnom zariadení aj s počítačovou aplikáciou, ale spravovať ich budete v rozhraní webového prehľadávača.
Skupinu, ktorú chcete používať, vyberte rovnako, ako by ste vybrali osobu, s ktorou chcete niečo zdieľať. Ak napríklad zdieľate priečinok alebo konverzáciu, v dialógovom okne Členovia napíšte názov skupiny. Pre jednotlivcov v skupine vyberte povolenia (Zobraziť, Prispievateľ a pod.) a skupinu potom pridajte ako člena do priečinka alebo konverzácie.