Niekedy je potrebné spolupracovať s ďalšími ľuďmi a zdieľať informácie, ale vždy pri tom chcete mať istotu, že prístup k týmto informáciám budú mať len tie správne osoby. Používaný typ zdieľania závisí od toho, čo chcete zdieľať:
Ak zdieľate priečinky s inými osobami, ktorým dáte povolenie na pridávanie obsahu do priečinka, aj tento obsah sa započítava do vašej kvóty ukladacieho priestoru. Napríklad ak váš priečinok obsahuje 500 MB súborov a po jeho zdieľaní iní používatelia pridajú ďalších 300 MB súborov, do vašej kvóty sa započítava 800 MB.
Ak máte prístup k viac ako 100 priečinkom (ktoré vlastníte alebo ktoré s vami niekto zdieľa), výsledky vyhľadávania budú neúplné, pretože vyhľadávania sú obmedzené na 100 priečinkov.
Administrátor služby zodpovedá za správu služby Oracle Content Management vo vašej organizácii. Táto osoba nastavuje množstvo ukladacieho priestoru, ktoré môžete použiť. Ak potrebujete viac ukladacieho priestoru, než momentálne máte, kontaktujte svojho administrátora služby.
Poznámka:
Ak administrátor systému aktivoval integráciu s aplikáciou Microsoft Office Online, pozorovatelia uvidia iba ukážku súboru vo webovom klientovi, používatelia s právami na stiahnutie môžu zobraziť súbor aj v aplikácii Microsoft Office Online a prispievatelia a správcovia môžu v aplikácii Microsoft Office Online súbor aj upraviť.Existuje aj rola Vlastník so všetkými povoleniami na správu priečinka vrátane odstránenia priečinka.
Prispievatelia a Správcovia môžu odstraňovať obsah a podpriečinky. Ak sa odstráni zdieľaná položka, zobrazí sa v priečinkoch Kôš osoby, ktorá položku vlastní, a osoby, ktorá ju odstránila.
Pri spolupráci s partnermi a externými dodávateľmi môžete poskytnúť zabezpečené verejné prepojenia k súborom, aby každý mal tú správnu úroveň prístupu. V záujme vyššieho zabezpečenia tiež môžete nastaviť prístupové kódy a dátumy uplynutia platnosti prepojení. Môžete si tiež udržiavať prehľad sledovaním, kto a kedy získal prístup k jednotlivým zdieľaným súborom.
Krátka prehliadka zdieľania (len v angličtine).
Verejné prepojenia
Verejné prepojenie poskytuje prístup k danému konkrétnemu súboru alebo priečinku a k žiadnym iným.
Administrátor služby môže deaktivovať používanie verejných prepojení a nastaviť, kto má prístup k týmto prepojeniam (ktokoľvek alebo len registrovaní používatelia).
Keď vytvárate verejné prepojenie, pridáte mu názov, aby ste ho mohli sledovať, ak bolo použité. Pridať môžete aj hlásenie s prepojením a pre pripojenie vybrať príslušné povolenia. Tie určujú, čo môže príjemca s prepojením robiť. Maximálnu rolu pre verejné prepojenia môžete upraviť v preferenciách, ku ktorým získate prístup z webového prehľadávača. Aj administrátor služby môže obmedziť roly, ktoré budú povolené pre verejné prepojenia. Roly sú rovnaké ako tie, ktoré sa používajú pri pridávaní členov do priečinkov (Pozorovateľ, S právami na stiahnutie alebo Prispievateľ).
Ak administrátor povolil túto funkciu, pri vytváraní verejného prepojenia môžete vybrať, či môže byť príjemcom prepojenia Ktokoľvek, čo znamená, že ho môžete poslať aj osobám, ktoré nemajú konto v službe Oracle Content Management, prípadne môžu byť príjemcami len Všetci registrovaní používatelia, čiže osoby, ktoré majú konto.
Môžete zadať aj voliteľný dátum uplynutia platnosti, kedy verejné prepojenie prestane fungovať, a prístupový kód. Prístupové kódy fungujú pre verejné prepojenie ako heslá. Vy nastavíte prístupový kód a osoba, ktorá dostane prepojenie a bude ho chcieť použiť, bude musieť zadať príslušný kód. Kód funguje ako dodatočné bezpečnostné opatrenie pre akékoľvek verejné prepojenie, ktoré pošlete. Osobe, ktorá dostala prepojenie, budete musieť poslať aj prístupový kód, aby prepojenie mohla používať. Inak nebude mať prístup k obsahu priradenému k prepojeniu.
Prepojenia členov
Osoba, ktorá bude chcieť použiť tento typ prepojenia, musí byť členom priečinka a musí sa prihlásiť do konta služby Oracle Content Management. Keď použijete prepojenie člena, môžete vybrať položku Prístup online, čo príjemcovi umožní zobraziť daný súbor alebo priečinok. Pri zdieľaní súboru môžete použiť aj prepojenie Priame stiahnutie. Príjemca tak bude môcť súbor stiahnuť bez toho, aby ho musel zobraziť.