Konfigurera metadatainställningar

Du kan lägga till metadata i dokument så att användare snabbt kan kategorisera filer och mappar med extra beskrivningar. Du kanske till exempel behöver spåra giltighetsdatum för en policy. Du skulle kunna skapa en metadatagrupp med namnet "Giltighetsdatum" som listar fält såsom startdatum och slutdatum. Du skulle till och med kunna lägga till en lista över orsaker att välja mellan om policyn inte längre gäller.

Obs!:

Metadata gäller bara för dokument och inte för tillgångar.

Du som tjänsteadministratör skapar metadatagrupper och -fält och aktiverar dem så att de visas i användargränssnittet för filer och mappar. Sedan kan personer med rollerna Ägare, Ansvarig eller Medverkande tillämpa dessa metadata på filer och mappar. Personer med rollen Läsare eller Nedladdare kan visa de metadata som angetts.

Så här konfigurerar du metadata:

  1. När du har loggat in på webbapplikationen i Oracle Content Management som administratör klickar du på System i området Administration på navigeringsmenyn.

  2. På menyn System klickar du på Metadata.
  3. Klicka på Ny grupp för att skapa en grupp med fält som är associerade med metadata.
  4. Ange ett namn på metadatagruppen.
  5. Klicka på Lägg till för att skapa ett nytt fält. Lägg till fälten i den ordning du vill att de ska visas för användare.
  6. Välj den typ av fält du vill skapa (Text, Datum, Nummer eller Booleskt).

    Följande restriktioner gäller för de fältvärden som användare kan ange:

    • Text: Högst 1 000 tecken. Får inte innehålla # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
    • Tal: Högst 15 tecken. Måste vara ett heltal, utan decimaler.
  7. Ange en etikett för fältet.
  8. Om du vill ange ett standardvärde för fältet anger du det.
  9. För textfält kan du lägga till ett tips som förklarar vad fältet är till för.
  10. Om du vill ange ett värde som användarna inte kan ändra anger du standardvärdet och anger sedan Skrivskydd till Ja.
  11. När du är klar klickar du på Lägg till.

Om du vill se hur metadatafälten visas för användare klickar du på metadatagruppen för att expandera den.

Om du vill lägga till nya fält, redigera fält eller ta bort metadatagruppen klickar du på Ikonen Mer.

När du är klar med att konfigurera metadata väljer du Aktiv så att de visas i användargränssnittet för filer och mappar.