กลุ่มช่วยให้คุณสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกับบุคคลหลายรายได้ในเวลาเดียวกัน
ดูคำแนะนำแบบย่อเกี่ยวกับกลุ่ม (ภาษาอังกฤษเท่านั้น)
คุณสามารถเพิ่มกลุ่มให้กับการสื่อสาร เพื่อให้สามารถเริ่มต้นการทำงานร่วมกับบุคคลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว หรือคุณสามารถเพิ่มกลุ่มเป็นสมาชิกในโฟลเดอร์ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณใช้เนื้อหาของโฟลเดอร์ดังกล่าวร่วมกับบุคคลอื่นได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ประเภทเนื้อหาร่วมกับกลุ่มได้ ในลักษณะเดียวกับที่ใช้ร่วมกันกับแต่ละบุคคล สิ่งที่คุณไม่สามารถใช้ร่วมกันได้กับกลุ่ม คือ คอลเลคชันและลิงค์ส่วนกลางหรือลิงค์สมาชิก
คุณสามารถสร้างกลุ่มของคุณเอง หรือผู้ดูแลบริการของคุณอาจสร้างกลุ่มไว้สำหรับหน่วยงานของคุณแล้ว
นี่คือเคล็ดลับบางประการที่ควรจำเมื่อสร้างและใช้กลุ่ม
- อย่าสร้างกลุ่มซ้ำ ใช้ตัวเลือก ค้นหากลุ่มสาธารณะ บนเมนูกลุ่ม เพื่อดูว่ามีกลุ่มที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับวัตถุประสงค์ของคุณอยู่แล้วหรือไม่
- ใช้ชื่อที่มีความหมาย อย่าใช้อักษรย่อหรือตัวย่อเป็นชื่อกลุ่มของคุณ ควรกำหนดชื่อที่มีความหมาย เพื่อให้บุคคลอื่นสามารถเข้าใจได้ถึงวัตถุประสงค์ของกลุ่ม
- เลือกการควบคุมการรักษาข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับกลุ่มของคุณ คุณสามารถควบคุมบุคคลที่สามารถเห็นหรือใช้กลุ่มได้ และสามารถควบคุมได้ว่าบุคคลดังกล่าวจะสามารถเพิ่มตนเองลงในกลุ่มได้หรือไม่ คุณสามารถสร้างกลุ่มประเภทต่างๆ ดังต่อไปนี้
- กลุ่มสาธารณะ—ทุกคนจะมองเห็นกลุ่มสาธารณะ และสามารถเพิ่มตนเองลงในกลุ่มได้ คุณควรใช้กลุ่มชนิดนี้อย่างจำกัด ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีการแสดงโปรเจค และคุณต้องการรวบรวมข้อเสนอแนะจากบุคคลต่างๆ ที่ใช้โปรเจค คุณสามารถเปิดกลุ่มให้กับทุกคน และอนุญาตให้บุคคลต่างๆ เพิ่มตนเองในกลุ่มเพื่อที่จะสามารถเพิ่มข้อเสนอแนะเกี่ยวกับโปรเจคดังกล่าวได้
- กลุ่มส่วนบุคคล—กลุ่มส่วนบุคคลเป็นกลุ่มที่ทุกคนสามารถมองเห็นได้ แต่ไม่สามารถเพิ่มตนเองลงในกลุ่มได้ กลุ่มนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการจำกัดกลุ่มให้เฉพาะกลุ่มบุคคลย่อยเท่านั้น บุคคลจะพบว่ามีกลุ่มอยู่และสามารถแบ่งปันข้อมูลกับบุคคลอื่นๆ ในกลุ่มได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกลุ่มสำหรับแผนกวิศวกรรม บุคคลใดก็ตามที่ต้องการทำงานร่วมกันหรือแบ่งปันข้อมูลกับแผนกดังกล่าว จะสามารถเพิ่มกลุ่มเป็นสมาชิกของการสื่อสารหรือโฟลเดอร์ได้
- กลุ่มที่ปิด—ประเภทกลุ่มนี้ช่วยให้คุณสามารถควบคุมการเข้าเป็นสมาชิกได้อย่างรัดกุมมากที่สุด บุคคลอื่นจะมองไม่เห็นกลุ่มนี้ ถ้าไม่ได้เป็นสมาชิก และจะไม่มีบุคคลใดสามารถเพิ่มตนเองลงในกลุ่มได้ ตัวอย่างเช่น อาจมีกลุ่มบุคคลขนาดเล็กต้องการปรึกษาหารือเกี่ยวกับงานที่ได้รับหรือโปรเจคที่กำลังจะมาถึง ซึ่งบุคคลอื่นในองค์กรไม่จำเป็นต้องรับรู้เกี่ยวกับเรื่องเหล่านี้ ดังนั้นการสร้างกลุ่มที่มีเพียงสมาชิกที่จำกัดจะทำให้คุณสามารถควบคุมได้ว่าผู้ใดสามารถดูข้อมูลได้บ้าง
- คุณสามารถเพิ่มกลุ่มเป็นสมาชิกในรายการใดก็ได้ ถ้าคุณเพิ่มบุคคลอื่นในกลุ่มหรือย้ายบุคคลอื่นออกจากกลุ่ม บุคคลดังกล่าวจะถูกเพิ่มหรือย้ายออกจากรายการ ถ้ามีการเพิ่มบุคคลทั่วไปเป็นบุคคลทั่วไปแต่ไม่เป็นส่วนของกลุ่ม บุคคลดังกล่าวจะยังคงเป็นสมาชิกจนกว่าจะมีการย้ายออกเป็นบุคคลทั่วไป
- หากคุณเพิ่มกลุ่มเป็นสมาชิกของรายการที่ต้องมีผู้ใช้เฉพาะ บทบาท เฉพาะผู้ใช้ที่มีบทบาทนั้นเท่านั้นที่จะสามารถเข้าใช้รายการดังกล่าวได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเพิ่มผู้ใช้ที่มีบทบาทผู้ใช้มาตรฐานไปยังกลุ่ม แล้วเพิ่มกลุ่มนั้นเป็นสมาชิกของพื้นที่เก็บข้อมูล ผู้ใช้มาตรฐานนั้นจะไม่มีสิทธิ์เข้าใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเนื่องจากคุณต้องมีบทบาทผู้ใช้ระดับองค์กรจึงจะเข้าใช้พื้นที่เก็บข้อมูลได้
- ถ้ามีการลบกลุ่มออก ระบบจะลบสิทธิ์เข้าใช้โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน ประเภทเนื้อหา หรือการสื่อสารใดๆ ออกจากบุคคลที่อยู่ในกลุ่มดังกล่าว
- คุณสามารถใช้กลุ่มบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณและด้วยเดสก์ท็อปแอปพลิเคชัน แต่คุณจะต้องจัดการกลุ่มโดยใช้อินเตอร์เฟซของเว็บเบราเซอร์
ในการใช้กลุ่ม ให้เลือกกลุ่มเช่นเดียวกับที่คุณเลือกบุคคลที่จะใช้ร่วมกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้โฟลเดอร์หรือการสื่อสารร่วมกัน ให้พิมพ์ชื่อของกลุ่มในไดอะล็อกสมาชิก เลือกสิทธิ์ (ดู, ผู้ให้ข้อมูล เป็นต้น) สำหรับบุคคลทั่วไปในกลุ่ม แล้วเพิ่มกลุ่มเป็นสมาชิกในโฟลเดอร์หรือการสื่อสาร