L'accesso al catalogo File in Essbase dipende dal ruolo utente e dalle autorizzazioni a livello di applicazione di cui si dispone.
È possibile accedere al catalogo File da Cube Designer o dall'interfaccia Web di Essbase.
Se il proprio ruolo utente in Essbase è Utente senza autorizzazioni applicazioni, è possibile accedere alle cartelle shared, users, e gallery. La cartella applications è vuota.
La cartella gallery è di sola lettura per tutti gli utenti.
La cartella shared è di lettura-scrittura per tutti gli utenti.
All'interno della cartella users, gli utenti dispongono dell'accesso in lettura e scrittura alle proprie cartelle e l'amministratore dei servizi dispone dell'accesso completo a tutte le cartelle.
Se il proprio ruolo è Utente e si dispone dell'autorizzazione Accesso a database o Aggiornamento database per un'applicazione particolare, sarà inoltre possibile visualizzare le sottodirectory appropriate della cartella applications nonché effettuare operazioni di download da esse. Queste sottodirectory contengono i file e gli artifact per le applicazioni e i cubi a cui è possibile accedere.
Se il proprio ruolo è Utente e si dispone dell'autorizzazione Gestione database per un'applicazione, sarà inoltre possibile caricare i file e gli artifact nella directory del cubo, nonché eliminarli, copiarli e rinominarli.
Se il proprio ruolo è Utente e si dispone dell'autorizzazione Gestione applicazioni per un'applicazione, sarà possibile eseguire con i file tutte le operazioni che un utente con l'autorizzazione Gestione database può eseguire e accedere alla directory dell'applicazione, oltre che alla directory del cubo.
Un utente avanzato dispone dello stesso tipo di accesso ai file e agli artifact di un utente con autorizzazione Gestione applicazioni per le applicazioni create personalmente. L'accesso alle altre applicazioni è limitato in base all'autorizzazione di cui si è assegnatari.
L'amministratore dei servizi dispone dell'accesso a tutti i file e a tutte le directory (ad eccezione della cartella gallery, che è di sola lettura).