Massendownload von Personaldokumenten

Sie können alle Personaldokumente und deren Anhänge für einen Dokumenttyp, eine Person oder beides per Massendownload herunterladen. Beispiel: Sie können sämtliche Personaldokumente für einen bestimmten Dokumenttyp herunterladen, z.B. Reisepässe für alle Personen.

Sie können die Schnellaktion "Massendownload von Personaldokumenten" auf der Homepage unter der Registerkarte "Meine Personengruppen" verwenden. Alternativ können Sie mit der Downloadoption auf der Listenseite für Personaldokumente alle Personaldokumente einer Person basierend auf den verwendeten Filterkriterien herunterladen.

Aus Performancegründen ist der Download von Personaldokumenten für alle Dokumenttypen und Personen gleichzeitig nicht möglich. Sie müssen entweder einen Dokumenttyp oder eine Person angeben.
Sie können keine Personaldokumente mit ausstehender Genehmigung herunterladen.
Beim Herunterladen großer Anhangsdateien wird möglicherweise eine vorübergehende Fehlermeldung angezeigt. Die Dateien werden jedoch heruntergeladen. Klicken Sie auf OK, um die Fehlermeldung zu umgehen.

Anforderung für den Massendownload von Personaldokumenten weiterleiten

Auf der Seite "Gestartete Prozesse für Massendownload" können Sie mit der Schaltfläche "Hinzufügen" eine Anforderung für den Massendownload von Personaldokumenten weiterleiten. Auf der Seite "Neuer Massendownload von Personaldokumenten" können Sie folgende Werte auswählen:

Prozessname: Geben Sie den Prozessnamen für die neue Anforderung ein.
Gruppieren nach: Gruppieren Sie Personaldokumente anhand einer der folgenden Optionen:
- Kein Wert: Dies ist die Standardoption.
- Dokumenttyp: Nach jedem Dokumenttyp gruppieren.
- Person: Nach Einzelperson gruppieren.
Liste der Personen
Person
Dokumenttyp
Kategorie des Personaldokuments. Beispiele: Abwesenheit, Benefits und Vergütung.
Unterkategorie
Dokumenttyp
Hinweis: Wenn Sie eine Person auswählen, füllt die Anwendung nur die Dokumenttypen der Person auf, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat. Wenn Sie keine Person auswählen, werden alle Dokumenttypen auf Basis des Zugriffs und der Rollen des angemeldeten Benutzers aufgefüllt.
Erstellt in: Quelle für die Erstellung von Personaldokumenten. Beispiele: Abwesenheitsfälle, Zugeordnete Checklistenaufgaben, Beschäftigungsvorgänge.
Personaldokumente, die in einem bestimmten Zeitraum aktualisiert wurden (optional).

Die Anwendung erstellt Downloadordner auf Basis der Gruppierungskriterien. So werden Ordner für jedes Kriterium erstellt:

Kein Wert: Es werden keine Ordner erstellt, und alle heruntergeladenen Dateien werden in einem einzelnen Ordner gespeichert.
Dokumenttyp: Für jeden heruntergeladenen Dokumenttyp wird ein Ordner erstellt. Der Ordner wird nach dem Dokumenttyp benannt und enthält einzelne heruntergeladene Dateien für jede Person.
Person: Für jede Person wird ein Ordner erstellt. Der Ordner wird nach der Personennummer benannt und enthält einzelne heruntergeladene Dateien für jeden Systemdokumenttyp.

Der Downloadordner verwendet folgendes Dateinamensformat: PersonNumber_SystemDocumentType_UCMID_PhysicalFileName. Beispiel: 955160008186124_GLB_PASSPORT_UCMFA00027817_My India Passport.pdf

Hinweis: Sie können das Dateinamensformat nicht ändern.

Beachten Sie folgende Punkte:

Bei der Auswahl der Benutzer, für die Sie Personaldokumente herunterladen möchten, können Sie mehrere Werte aus der jeweiligen Werteliste im Feld Liste der Personen auswählen.
Sie können auch mehrere Kategorien, Unterkategorien, Dokumenttypen, Werte für "Erstellt in" und Tags auswählen.

Status weitergeleiteter Anforderungen für den Massendownload

Nachdem Sie die Anforderung zum Massendownload von Personaldokumenten weitergeleitet haben, wird ein ESS-Prozess oder -Job gestartet, dessen Status auf der Seite "Gestartete Prozesse für Massendownload" angezeigt wird. Als Status des gestarteten Prozesses wird "Läuft", "Erfolgreich" oder "Fehler" angezeigt. Außerdem wird auf der Seite ein Fortschrittsbalken angezeigt, der den Fortschritt jedes gestarteten Prozesses angibt. Die Seite wird alle 30 Sekunden automatisch aktualisiert, um den aktuellen Fortschritt des gestarteten Prozesses anzuzeigen. Sie können einen unvollständigen ESS-Job abbrechen und mit denselben Parametern neu starten.

Wenn ein gestarteter ESS-Job erfolgreich ausgeführt wurde, können die Anhänge als ZIP-Dateien heruntergeladen werden. Die Anwendung erstellt die ESS-ZIP-Datei wie folgt:

Der Dateiname der ZIP-Datei enthält die ID des ESS-Jobs.
Die Datei ESS_Z enthält Anhänge, ESS_O die Ausgabe und ESS_L die Logdateien.
Die Datei ESS_Z extrahiert die Personaldokumentdetails in die Datei DocumentsOfRecord.dat. Die Spalten für das Personaldokument und die Anhänge sind durch das Trennzeichen "|" getrennt und können in einer Kalkulationstabelle mit dem festgelegten Trennzeichen "|" geöffnet werden, um Daten im XLS-Format anzuzeigen. Sie können mit der DAT-Datei Personaldokumente in einer anderen Umgebung erstellen.
Die Datei ESS_O enthält die konsolidierte Ausgabe und wird auch dann nicht aufgeteilt, wenn die Datei größer als 2 GB ist.
Die Datei ESS_L enthält nur Details der Personaldokumente, die bei der Erstellung Fehler aufwiesen. Die Datei enthält keine Details zu erfolgreich erstellten Personaldokumenten.

Hinweis:

Aus Sicherheitsgründen ist der Hyperlink für Anhänge nur 10 Minuten lang gültig. Wenn Sie nach 10 Minuten auf den URL-Link klicken, wird Fehler 404 angezeigt. Sie müssen die UI neu starten, um die gesicherten Hyperlinks neu zu generieren.
Die in der ZIP-Datei enthaltenen Einzeldateien haben ein Standardgrößenlimit von 5 MB. Größere Anhänge als 5 MB werden nicht im Download berücksichtigt. Dieses Größenlimit wird durch die Profiloption ORA_PER_DOR_FILE_DOWNLOAD_MAX_SIZE gesteuert, deren Standardwert 5 MB ist. Sie können den Wert dieser Profiloption ändern, um größere Dateien in den Download aufzunehmen.

Sie können den Massendownload von Personaldokumenten auch prüfen, indem Sie auf die Logdaten zugreifen, die während des Massendownloadprozesses generiert und in Datenbanktabellen gespeichert wurden. Diese Logdaten enthalten Informationen über die heruntergeladenen Personaldokumente, die Mitarbeiter, für die sie heruntergeladen wurden, sowie die Benutzer, die sie heruntergeladen haben. Darüber hinaus enthalten diese Logdaten folgende Informationen:

Gesamtanzahl der Personaldokumente
Maximale Dateigröße für Download
Anzahl der verarbeiteten Personaldokumente
Name der ZIP-Datei
Anhangsstatus (erfolgreich oder nicht erfolgreich)
Fehlerlog, falls der Massendownload nicht erfolgreich war
Die aufgewendete Zeit für das Herunterladen der Personaldokumente

Die Auditdaten sind in den folgenden Tabellen verfügbar:

hr_dor_mass_requests
hr_dor_mass_request_params
hr_dor_mass_request_lines

Die Daten der gestarteten Massendownloadprozesse sind bis zum Löschen der ESS-Prozesse verfügbar.

Massendownload von Personaldokumenten mit gefilterten Listen

Mit der Funktion "Gefilterte Listen" können Sie Personaldokumente für mehrere Personen herunterladen. Diese Listen können auf der Registerkarte "Meine Personengruppen" konfiguriert werden. Die konfigurierten gefilterten Listen können auf der Seite "Massendownload von Personaldokumenten" im Feld "Liste der Personen" ausgewählt werden.

Sie können eine Vorschau der Liste der Mitarbeiter anzeigen, die den Bedingungen in der Konfiguration der gefilterten Liste auf der Seite "Gefilterte Listen" entsprechen. Stellen Sie sicher, dass die Vorschau Ergebnisse für Mitarbeiter enthält, die auf der Seite "Massendownload von Personaldokumenten" ausgewählt werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Gefilterte Listen in HCM-Anwendungen erstellen.

Hinweis:

Diese Funktion ist nur auf der Redwood-Seite "Massendownload von Personaldokumenten" verfügbar.
Eine gefilterte Liste muss auf der Registerkarte "Meine Personengruppen" erstellt werden, bevor sie auf der Seite "Massendownload von Personaldokumenten" verfügbar ist. Vergewissern Sie sich bei der Erstellung, dass Sie im Feld "Subscriber" die Option "Massendownload von Personaldokumenten" auswählen.

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