Personaldokumente archivieren und löschen

Sie können Personaldokumente archivieren und löschen, die für den regulären Zugriff nicht mehr erforderlich sind.

Bei der Archivierung werden die Personaldokumente aus der Tabelle HR_DOCUMENTS_OF_RECORD in die Tabelle HR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE verschoben. Nachdem die Personaldokumente archiviert wurden, werden sie basierend auf den für den Dokumenttyp aktivierten Löscheinstellungen aus der Tabelle HR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE entfernt.

Funktionsweise des Archivierungsprozesses:

• Für jedes Personaldokument ruft der Prozess die Werte für "Archivieren nach (Tagen)" und "Basis für Archivierungskriterien" basierend auf dem Dokumenttyp ab.
• Addieren Sie für jedes Personaldokument den Wert für "Archivieren nach (Tagen)" zum entsprechenden Attribut, das für die Basis der Archivierungskriterien (Erstellungsdatum, Von Datum, Bis Datum oder "Ausgestellt am") ausgewählt wurde. Liegt der resultierende Wert nach dem Systemdatum, wird das Personaldokument archiviert.
• Kopieren Sie alle Daten der archivierten Personaldokumente in die Tabelle HR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE.
• Die archivierten Personaldokumente in der Tabelle HR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE sind mit dem Archivierungsdatum markiert.
• Löschen Sie alle Daten der kopierten Personaldokumente aus der Tabelle HR_DOCUMENTS_OF_RECORD.

Funktionsweise des Löschprozesses:

• Für jedes archivierte Personaldokument ruft der Prozess den Wert für "Löschen nach (Tagen)" basierend auf dem Dokumenttyp ab.
• Addieren Sie für jedes archivierte Personaldokument den Wert für "Löschen nach (Tagen)" zum Archivierungsdatum. Liegt der resultierende Wert nach dem Systemdatum, wird das Personaldokument gelöscht.
• Entfernen Sie alle gelöschten Personaldokumente und ihre Anhänge aus der Tabelle HR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE und dem Anhangs-Repository.

Sie können den Zugriff auf archivierte Personaldokumentdaten in OTBI-Berichten mit der Ansicht HR_DOR_ARCH_REPORTING_LIST_V steuern. Diese Ansicht ist im Themenbereich Personalmanagement - Archivierung von Personaldokumenten in Echtzeit implementiert.