Überblick über Beurteilungsdokumente

Mit Beurteilungsdokumenten können Manager, Mitarbeiter und Teilnehmer andere Mitarbeiter und sich selbst anhand von Bewertungen und Kommentaren für Ziele und Kompetenzen beurteilen.

Hinweis: Beurteilungsdokumente können je nach den Geschäftsanforderungen für jeden Mitarbeitertyp erstellt werden, einschließlich Mitarbeiter, Externe und Nicht-Mitarbeiter.

Je nach Anforderung können diese Rollen zwei Typen von Beurteilungsdokumenten erstellen: Standard- und zeitunabhängige Dokumente.

• Personalsachbearbeiter erstellen Standardbeurteilungsdokumente für die gesamte Organisation. Ein Beispiel ist die jährliche Leistungsbeurteilung.
• Personalsachbearbeiter, Manager oder Mitarbeiter erstellen zeitunabhängige Beurteilungsdokumente zur Bewertung von Projekten oder Leistungssteigerungsplänen und bei allen Gelegenheiten, die eine formale Beurteilung erfordern.

Im Rahmen der Bewertung führen Manager und Mitarbeiter außerdem die folgenden Aufgaben aus:

• Leistungs- und Entwicklungsziele und Kompetenzen in einem Beurteilungsdokument festlegen, um Mitarbeiter zu beurteilen und zu bewerten.

• Bewertungen und Kommentare für Mitarbeiter freigeben, die sie wiederum bestätigen.

• Reviewbesprechungen durchführen und erfassen sowie Genehmigungen verarbeiten.

• Kompetenzen direkt im Mitarbeiterbeurteilungsdokument hinzufügen und entfernen.

Personalsachbearbeiter und Manager können mit administrativen Aktionen die Beurteilungsdokumente für Mitarbeiter verwalten, die Effizienz optimieren und Engpässe vermeiden.

Beurteilungsvorlagen

Beurteilungsdokumente basieren auf Beurteilungsvorlagen. Beim Erstellen einer Vorlage geben Sie an, ob sie für Standardbeurteilungsdokumente oder zeitunabhängige Beurteilungsdokumente bestimmt ist.

In einer Vorlage für Standardbeurteilungsdokumente müssen Sie den Namen des Beurteilungsdokuments, den Beurteilungszeitraum und die Reihenfolge der Aufgaben angeben, die bis zu einem bestimmten Fälligkeitsdatum ausgeführt werden müssen. In einer Vorlage für zeitunabhängige Beurteilungsdokumente können Sie dieselben Details, jedoch keine Fälligkeitstermine für Aufgaben angeben.

Für jede Mitarbeiterarbeitsstelle erstellen Sie ein Standardbeurteilungsdokument und bei Bedarf mehrere zeitunabhängige Dokumente.

Voraussetzungen für die Erstellung von Beurteilungsdokumenten

Bevor Sie Standard- oder zeitunabhängige Beurteilungsdokumente für Mitarbeiter erstellen können, müssen Sie sicherstellen, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Wenn dem Beurteilungsdokument ein Berechtigungsprofil zugeordnet ist, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter die Berechtigungskriterien erfüllt und der Berechtigungsbatchprozess ausgeführt wird.
• Das Arbeitsstellenstartdatum der Mitarbeiter muss vor dem Enddatum des Beurteilungsdokuments liegen.
• Mitarbeiter müssen einen Manager in ihrer Arbeitsstelle haben. Wenn ein Mitarbeiter keinen Manager hat, weil er z.B. der Leiter des Unternehmens ist, können Sie für ihn einen Dummy-Manager anlegen.
• Wenn die Beurteilungsvorlage einen Abschnitt "Leistungsziele" enthält, der keine synchronisierten Ziele verwendet, können Sie Beurteilungsdokumente nur für Mitarbeiter mit einem Zielplan erstellen, der mit der Konfiguration des Abschnitts "Leistungsziele" übereinstimmt.

Administrationsaktionen

Mit Administrationsaktionen können Personalsachbearbeiter den Leistungsbeurteilungsprozess bei Unterbrechungen oder Fehlern fortsetzen. Beispiel: Ein Mitarbeiter leitet ein Dokument zu früh weiter, bevor er seine Selbstbeurteilung abschließen kann. Personalsachbearbeiter können Administrationsaktionen für Mitarbeiter ausführen, auf die sie im Rahmen ihres Sicherheitsprofils zugreifen können. Manager können Administrationsaktionen für Mitarbeiter ausführen, deren Beurteilungsdokumente sie verwalten.

Hinweis: Zur Durchführung administrativer Aktionen müssen Personalsachbearbeiter einen Personendatensatz haben.

Als Personalsachbearbeiter können Sie über die folgenden Seiten auf die Administrationsaktionen zugreifen:

• Beurteilungsdokumente

• Teilnehmerfeedback

• Beurteilungsdokumentberechtigung

• Massenaktionen für Beurteilungsdokumente verarbeiten

Aktion	Personalsachbearbeiter	Manager	Beschreibung
Beurteilungsdokumente erstellen	Ja	Nein	Personalsachbearbeiter können Standardbeurteilungsdokumente für geplante Beurteilungen für Mitarbeiter erstellen. Sie erstellen für jede Mitarbeiterarbeitsstelle ein individuelles Standardbeurteilungsdokument.
Zeitunabhängige Beurteilungsdokumente erstellen	Ja	Ja	Personalsachbearbeiter, Manager und Mitarbeiter können zeitunabhängige Dokumente für andere Beurteilungen für Projekte, Leistungssteigerungspläne oder andere Gelegenheiten erstellen, bei denen sie eine formale Beurteilung erfassen müssen. Sie können mehrere zeitunabhängige Dokumente für dieselbe Arbeitsstelle für einen Mitarbeiter erstellen.
E-Mail-Benachrichtigung senden	Ja	Nein	Senden Sie E-Mail-Benachrichtigungen an die gesamte ausgewählte Organisation, um Mitarbeiter und Manager an bevorstehende Ereignisse und Aufgaben im Performance Management-Geschäftsprozess zu erinnern.
Beurteilungsdokumente übertragen	Ja	Ja	Übertragen Sie das Beurteilungsdokument eines Mitarbeiters an einen anderen Manager, wenn der Mitarbeiter zum Beispiel einem neuen Manager zugewiesen wird oder der Manager die Organisation verlässt. Personalsachbearbeiter können mehrere Beurteilungsdokumente gleichzeitig übertragen.
Aufgabenfälligkeitsdatum ändern	Ja	Nein	Bearbeiten Sie das Fälligkeitsdatum jeder Aufgabe in einem Standardbeurteilungsdokument, das nicht abgeschlossen oder storniert wurde. Hinweis: Obwohl zeitunabhängige Beurteilungsdokumente keine Standardfälligkeitsdaten für Aufgaben aufweisen können, können die Personalsachbearbeiter die Fälligkeitsdaten beim Erstellen der Dokumente hinzufügen.
Fälligkeitsdatum für Feedback ändern	Ja	Ja	Wenn Sie Feedback verwenden, bearbeiten Sie das Fälligkeitsdatum, bis zu dem Teilnehmer Feedback abgeben müssen, sofern das Feedback nicht abgeschlossen ist und die Teilnehmer nicht von der Feedbackabgabe ausgeschlossen wurden. Die Teilnehmer können auch nach dem Fälligkeitsdatum noch Feedback abgeben. Mitarbeiter können diese Aktion ebenfalls durchführen.
Aktuelle Aufgabe ändern	Ja	Nein	Schieben Sie Beurteilungsdokumente von der aktuellen Aufgabe zu einer anderen Aufgabe, auch wenn die aktuelle Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist. Alle mit einer Aktion verschobenen Beurteilungsdokumente müssen sich in derselben aktuellen Aufgabe befinden. Der Status der verschobenen Aufgabe ändert sich in "Umgangen". Schieben Sie Beurteilungsdokumente von Aufgaben in einem beliebigen Status zu einer bereits abgeschlossenen Aufgabe zurück. Alle Aufgaben ab der neuen aktuellen Aufgabe werden auf den Status "In Bearbeitung" zurückgesetzt.
Mitarbeiterselbstbeurteilung umgehen	Ja	Ja	Wenn Sie als Manager oder Personalsachbearbeiter die Selbstbeurteilungsaufgabe des Mitarbeiters umgehen, können Sie alle Bewertungen, Kommentare und Fragebogenantworten anzeigen, die bereits vom Mitarbeiter eingegeben wurden. Manager können zwar die Selbstbeurteilungsaufgabe des Mitarbeiters umgehen, den Status anderer Aufgaben jedoch nur ändern, wenn sie diese abschließen. Hinweis: Der Personalsachbearbeiter umgeht Selbstbeurteilungen von Mitarbeitern mit der Aktion "Aktuelle Aufgabe ändern".
Beurteilungsdokumente stornieren	Ja	Ja	Stornieren Sie ein Beurteilungsdokument, um es aus der normalen Verarbeitung zu entfernen. Stornierte Dokumente werden nicht endgültig aus der Anwendung gelöscht. Wenn ein Beurteilungsdokument storniert wird, werden alle Kompetenzen, Gesamt- oder Abschnittsbewertungen entfernt, die über das Beurteilungsdokument im Profil eines Mitarbeiters aktualisiert wurden. Personalsachbearbeiter können mehrere Beurteilungsdokumente gleichzeitig stornieren.
Beurteilungsdokumente löschen	Ja	Ja	Löschen Sie stornierte Beurteilungsdokumente endgültig, um nicht mehr gültige Dokumente zu entfernen. Personalsachbearbeiter können mehrere Beurteilungsdokumente gleichzeitig löschen.
Teilnehmerfeedback löschen	Ja	Nein	Entfernen Sie einen Teilnehmer ungeachtet des Status des Teilnehmerfeedbacks. Dabei wird auch das Teilnehmerfeedback für diesen Mitarbeiter entfernt.
Beurteilungsdokumente abschließen	Ja	Ja	Ändern Sie den Status eines Beurteilungsdokuments in "Abgeschlossen", wenn ein Mitarbeiter oder Manager nicht alle Aufgaben eines Beurteilungsdokuments abgeschlossen hat und die endgültige Verarbeitung des Dokuments angehalten hat.
Beurteilungsdokumente erneut öffnen	Ja	Ja	Öffnen Sie ein abgeschlossenes Beurteilungsdokument erneut, sodass der Manager oder Mitarbeiter die Bewertung des Mitarbeiters fortsetzen kann. Beim erneuten Öffnen eines Dokuments ändert sich der Status der letzten Aufgabe in "In Bearbeitung". Personalsachbearbeiter können die aktuelle Aufgabe bei Bedarf in eine frühere Aufgabe im Prozessablauf ändern.
Beurteilungsdokumente wiederherstellen	Ja	Ja	Stellen Sie für stornierte Beurteilungsdokumente den vorherigen Status wieder her. Wenn der vorherige Status "Abgeschlossen" lautet, wird das Profil des Mitarbeiters mit allen Kompetenzen, Gesamt- oder Abschnittsbewertungen aus dem Beurteilungsdokument aktualisiert, sofern diese konfiguriert wurden.
Berechtigung für Beurteilungsdokumente und Check-ins verarbeiten	Ja	Nein	Verarbeiten oder ändern Sie die Berechtigung für Beurteilungsdokumente und Check-ins für einen bestimmten Mitarbeiter.
Verspätete Aufgaben in Beurteilungsdokumenten überwachen	Ja	Nein	Suchen Sie nach Beurteilungsdokumenten für verspätete Aufgaben, und ändern Sie das Fälligkeitsdatum von Aufgaben. Senden Sie E-Mail-Benachrichtigungen an Mitarbeiter und Manager, um sie an die Bearbeitung der Beurteilungsdokumente zu erinnern.

Mitarbeiter oder Manager können ein Standard- oder ein zeitunabhängiges Beurteilungsdokument öffnen, wenn die erste geplante Aufgabe in der Aufgabenfolge für ihre jeweilige Rolle verfügbar ist. Beispiel: Die erste geplante Aufgabe eines Beurteilungsdokuments ist "Ziele festlegen", die der Manager ausführt. Wenn es sich bei der nächsten Aufgabe im Dokument um die Mitarbeiterselbstbeurteilung handelt, kann der Mitarbeiter das Dokument erst öffnen und die Aufgabe "Mitarbeiterselbstbeurteilung" starten, nachdem der Manager die Aufgabe "Ziele festlegen" abgeschlossen hat.