Introduction

PeopleSoft Image de mise à jour FSCM 48 (juillet 2023) a introduit la fonctionnalité Demande de projet dans Project Costing.

La demande de projet est un guide d'activité en quatre étapes qui vous permet de demander un nouveau projet, des activités et des membres d'équipe. Il inclut les acheminements vers les approbateurs qui utilisent le moteur de workflow d'approbation (AWE) et les approbations en mode fluide. Les informations clés sur le projet sont collectées auprès d'un demandeur, qui inclut le nom du projet, le responsable, les dates de début et de fin, l'équipe de projet, le lieu, le montant du budget, les pièces jointes et les champs définis par le client. La fonction Demande de projet s'intègre au configurateur de pages et de champs, ce qui vous permet d'ajuster les champs affichés en fonction du rôle, du type de demande, du type de projet, du montant du budget et d'autres champs de la demande.

Les ID activité, leur description, les dates de début et de fin, le type, le lieu et les champs définis par le client s'affichent sur la demande en plus des membres de l'équipe de projet, de leur rôle et des dates de service attendues.

Les demandeurs peuvent fournir une justification supplémentaire pour la demande en répondant aux questions configurées dans la structure des questionnaires. Les fonctionnalités de copie vous permettent de préremplir la demande avec les informations d'un projet ou d'un modèle de projet existant.

Cet exemple illustre la page Demande de projet. La section Informations de base fournit l'unité opérationnelle, la description du projet, le responsable, le bouton Copier et d'autres informations clés sur le projet.

Description du projet-request-basic-information.png

Avec un accès approprié, un approbateur peut accéder aux données de demande de projet et les ajuster à l'aide d'un lien de la page Approche fluide. Après approbation, les informations sur le projet, l'activité et l'équipe sont ajoutées à Project Costing. Vous pouvez également configurer AWE pour qu'il approuve automatiquement les demandes de projet en fonction de critères, ce qui fait de la demande de projet un guide de configuration rapide pour les super utilisateurs.

Cet exemple illustre la page Approbation de demande de projet qui affiche les informations sur le projet, les détails de l'activité et les membres de l'équipe de projet :

Description du projet-request-header.png

Terminologie

Ce tableau définit une terminologie.
Terme Définition
Données fournies par le système Doit être disponible après l'application de la fonctionnalité à votre environnement. Voir PeopleSoft Image de mise à jour FSCM 48 (juillet 2023).
Données échantillon Doit être ajouté dans votre environnement.

Prérequis

Pour utiliser ce tutoriel efficacement, les hypothèses suivantes s'appliquent à l'expérience de l'administrateur en matière de fonctionnalité PeopleSoft :

  • Découvrez comment ajouter des mosaïques aux pages d'accueil.

  • Expérience de la gestion de la sécurité des rôles pour les utilisateurs.

  • Connaissance de base du workflow d'approbation.

  • Compréhension de base du cadre du questionnaire.

  • Compréhension de base de l'administration du guide d'activité.

Remarque : Les tâches identifiées comme nécessitant une expérience ont un minimum de détails dans ce document. Les tâches identifiées comme nécessitant une compréhension de base comprennent plus de détails. Vous trouverez ci-dessous des captures d'écran de configuration. Cependant, ce tutoriel n'est pas destiné à inclure des images pour toutes les pages utilisées avec cette fonctionnalité. Pour les images de page, reportez-vous à la documentation en ligne PeopleSoft.

Tâche 1 : Configurer les données de Project Costing

Pour configurer des données dans Project Costing, procédez comme suit :

  1. Utilisez la page Profil utilisateur (PeopleTools > Sécurité > Profils utilisateur > Profils utilisateur) pour configurer la sécurité d'un demandeur et d'un approbateur de projet.

    Le rôle Demandeur du projet existait avant cette fonction. Le rôle Approbateur de projet est nouveau et fourni avec cette fonction.

    Reportez-vous à la documentation en ligne : PeopleTools, Outils d'administration, Administration de la sécurité, Administration des profils utilisateur.

  2. Pour ajouter des types de demande, utilisez la page Configurer les types de demande de projet (Paramétrage Financials/Supply Chain > Tables spécifiques produit > Project Costing > Options de projet > Configurer les types de demande de projet).

    Cela organise les demandes de projet de votre organisation en catégories. Le type de demande de projet est sélectionné par le demandeur lors de la création de la demande et utilisé comme critère dans le configurateur de pages et de champs pour identifier les champs affichés pour les demandeurs.

    L'exemple suivant illustre la configuration d'un type de demande :

    Description de l'image setup-project-request-types.png

    Voir la documentation en ligne : Project Costing, Paramétrer les données de contrôle PeopleSoft Project Costing, Paramétrer les informations relatives aux projets.

  3. Utilisez la page Préférences utilisateur - Project Costing (Paramétrage Financials/Supply Chain > Common Definitions > Préférences utilisateur > Définir les préférences utilisateur > Project Costing) pour mettre à jour les valeurs par défaut de saisie de données pour les demandeurs.

    Cet exemple illustre la page Préférences utilisateur pour Project Costing montrant que le champ Unité opérationnelle du projet et le champ Intégration sont renseignés.

    Description de l'image user-preferences-project-costing.png                  

    Les valeurs des champs Unité opérationnelle de projet et Intégration doivent être renseignées pour chaque demandeur de projet car elles fournissent des valeurs par défaut dans la demande de projet.

    Reportez-vous à la documentation en ligne : Application Fundamentals, Defining User Preferences, Defining Application-Specific User Preferences, User Preferences - Project Costing.

  4. Utilisez la page Personnaliser la page d'accueil (accueil Fluide > Actions de page d'accueil > Personnaliser la page d'accueil) pour ajouter la mosaïque Demande de projet à une page d'accueil.

    Cet exemple illustre la vignette Demande de projet que vous pouvez ajouter à n'importe quelle page d'accueil.

    Description du projet-request-tile.png                  

    Reportez-vous à la documentation en ligne : fondamentaux de l'application, configuration et utilisation de PeopleSoft Fluid for Financials and Supply Chain Management, ajout de pages d'accueil et de mosaïques.

Tâche 2 : Configuration de la recherche

Pour configurer les options de recherche, procédez comme suit :

  1. Utilisez la page Créer un index de recherche (PeopleTools > Structure de recherche > Concepteur > Définition de recherche) pour planifier et créer des index de recherche et une indexation en temps réel.

    Le lancement par défaut de la demande de projet utilise la recherche par mot clé, qui nécessite des index de recherche et une indexation en temps réel. La définition de recherche pour la demande de projet est EP_PC_PROJ_REQUEST_FL

    Reportez-vous à la documentation en ligne : Application Fundamentals, PeopleSoft Search for Financials and Supply Chain Management :

    • Comprendre le traitement de création d'index.

    • Comprendre l'indexation en temps réel dans FSCM.

  2. Utilisez la page Gérer la recherche configurable (PeopleTools > Utilitaires > Gérer la recherche configurable) pour activer la recherche standard.

    Cela offre une alternative à l'utilisation de la recherche par mot-clé et de l'indexation en temps réel pour lancer la demande de projet. PeopleTools 8.60 est obligatoire.

    L'exemple suivant illustre la page Gérer la recherche configurable affichant le chemin de demande de projet dans la grille Références de contenu :

    Description de l'image manage-configurable-search.png

    Reportez-vous à la documentation en ligne : PeopleTools > Utilitaires > Gérer la recherche configurable.

  3. Sélectionnez le chemin Demande projet dans la grille Références contenu pour accéder à la page Configuration recherche.

    Cet exemple illustre la page Configuration de la recherche indiquant que le type de recherche est Recherche standard :

    Description de la commande search-configuration.png

  4. Sélectionnez Recherche standard dans le champ Type de recherche.

  5. Sélectionnez Enregistrer.

Tâche 3 : Configurer la structure d'approbation

Pour paramétrer la structure d'approbation, procédez comme suit :

  1. Utilisez la page Configurer les transactions (Composants transversaux > Approbations > Approbations > Configuration des approbations) pour configurer l'ID de processus PCProjectRequest

    Remarque : L'ID de processus PCProjectRequest est fourni en tant que données système avec cette fonctionnalité.

    Cet exemple illustre la page Configurer les transactions pour PCProjectRequest et montre comment renseigner les différents champs de la page :

    Description de l'image configure-transactions.png

    Reportez-vous à la documentation en ligne PeopleSoft Composants transversaux : Structure d'approbation, Définition du registre des transactions d'approbation, Configuration des transactions d'approbation.

  2. Utilisez la page Configuration définitions traitement (Composants transversaux > Approbations > Approbations > Paramétrage traitement approbation) pour définir les étapes du traitement d'approbation.

    Cet exemple illustre un exemple de configuration de la page Configuration des définitions de processus (1/2) pour l'ID de processus PCProjectRequest :

    Description de l'image setup-process-definitions-1of2.png

    Cet exemple illustre un exemple de configuration de la page Configuration des définitions de processus (2/2) pour l'ID de processus PCProjectRequest :

    Description de l'image setup-process-definitions-2of2.png

    Remarque : Vous pouvez utiliser la fonction Demande de projet sans approbation en configurant votre définition de processus d'approbation pour l'approbation automatique.

    Reportez-vous à la documentation en ligne : PeopleSoft Composants transversaux : Structure d'approbation, Paramétrer les définitions de traitement de la structure d'approbation, Définir le composant Définitions de traitement.

  3. Consultez la page Enregistrer les transactions (Composants transversaux > Approbations > Registre d'approbation) pour vous assurer que l'ID de traitement PCProjectRequest est inclus dans le registre d'approbation en tant que données système.

    L'exemple ci-dessous illustre la page Enregistrer les transactions qui présente les options de notification :

    Description du registre-transactions.png

    Reportez-vous à la documentation en ligne : Composants transversaux : Structure d'approbation, Définir le registre des transactions d'approbation, Configurer le registre des transactions

  4. Utilisez la page Configuration approbation en mode fluide (Composants transversaux > Approbations > Approbations > Configuration approbation en mode fluide) pour définir les options générales de l'approbation.

    Remarque : Vous devez utiliser les approbations en mode fluide avec cette fonctionnalité

    L'exemple suivant illustre la page Configuration approbation en mode fluide qui présente les options de configuration générales pour le code transaction de demande de projet :

    Description de la commande fluid-approval-setup-transactions.png

    Consulter la documentation en ligne : Composants transversaux, Utiliser l'interface utilisateur PeopleSoft Fluid User Interface, Utiliser l'interface utilisateur PeopleSoft Fluid User Interface pour utiliser les approbations

Tâche 4 : Configurer la structure des questionnaires

Pour configurer la structure des questionnaires, procédez comme suit :

  1. Utilisez la page Profil utilisateur (PeopleTools > Sécurité > Profils utilisateur > Profils utilisateur) pour affecter des rôles aux utilisateurs de la structure de questionnaires.

    • Affecter le rôle Administrateur du questionnaire à une personne qui doit avoir un accès complet à la structure des questionnaires

    • Affectez le rôle Compositeur de questionnaires à une personne qui doit avoir accès à la page Gérer les questionnaires et à la catégorie COMMUN

  2. Reportez-vous à la documentation en ligne : PeopleSoft Enterprise Components, Security for the Questionnaire Framework.

  3. Utilisez les pages indiquées dans la rubrique suivante pour configurer la structure des questionnaires :

    PeopleSoft Composants transversaux, Utiliser la structure des questionnaires, Configurer et créer des questionnaires à l'aide de la structure des questionnaires

  4. Utilisez la page Catégories de questionnaire (Composants transversaux > Structure de questionnaires > Catégories de questionnaire) pour créer une catégorie pour la demande de projet.

    L'exemple ci-dessous illustre la page Catégorie de questionnaire pour Projects, qui explique comment configurer la page :

    Description du questionnaire-category.png

    Voir la documentation en ligne : PeopleSoft Composants Enterprise, Utiliser la structure de questionnaires, Configurer et créer des questionnaires à l'aide de la structure de questionnaires

  5. Utilisez les pages Gérer les questionnaires (Composants transversaux > Structure de questionnaires > Gérer les questionnaires) pour créer et gérer les questionnaires.

    Cet exemple illustre la page Questionnaires affichant l'exemple de questionnaire de PC_PROJECT_REQUEST :

    Description de questionnaires.png

    Cet exemple illustre les étapes incluses dans le guide d'activité, de la définition initiale du questionnaire à l'activation :

    Description de l'image define-questionnaires.png

    Voir la documentation en ligne : PeopleSoft Composants d'entreprise, Utilisation de la structure de questionnaires

  6. Utilisez la page Etape 3 - Ajouter des questions du guide d'activité pour configurer les questions que les demandeurs doivent répondre à la demande de projet.

    Cet exemple illustre la page Ajouter des questions avec des exemples de questions :

    Description de l'image add-questions.png

Tâche 5 : Configurer le guide d'activité

Pour configurer le guide d'activité, procédez comme suit :

  1. Utilisez les pages Configurer le guide d'activité (PeopleTools > Guides d'activité > Modèles de guide d'activité) pour configurer et affecter la sécurité.

    Le modèle de guide d'activité PC_PRJ_REQ a été fourni en tant que données système et doit être utilisé pour cette fonction.

    Cet exemple illustre la page Setup Activity Guide – Properties qui indique que le questionnaire est activé :

    Description de l'image setup-activity-guide-properties.png

    Le demandeur du projet doit avoir accès au guide d'activité pour pouvoir utiliser cette fonction. L'approbateur du projet devrait également avoir accès au guide d'activité s'il doit examiner et mettre à jour des informations détaillées dans la demande soumise.

    L'exemple suivant illustre la page Setup Activity Guide – Security (Configurer le guide d'activité – Sécurité) qui explique comment donner accès au guide d'activité :

    Description de l'image setup-activity-guide-security.png

    Reportez-vous à la documentation en ligne : PeopleTools : Portal Technology, Developing and Deploying Activity Guides, Creating and Maintain Activity Guide Templates

  2. Utilisez la page Configurer le guide d'activité – Demande de projet (PeopleTools > Guides d'activité > Modèles de guide d'activité) pour affecter le questionnaire au guide d'activité de demande de projet.

    • Sélectionnez la tâche Configure Action Items (Configurer les points d'action) dans le panneau de gauche.

    • Dans l'onglet Configuration du service, sélectionnez le lien Configurer les données de contexte pour la ligne Questionnaire dans la grille.

    • Entrez EOQF_CATEGORY et EOQF_QSTNR_CODE pour le nom de paramètre et le paramètre de service

    • Sélectionner le type de valeur fixe

    • Saisissez la catégorie et le code questionnaire que vous avez créés dans la structure des questionnaires. 'Projects' a été utilisé dans cet exemple.

    L'exemple suivant illustre la page Setup Activity Guide (Guide d'activité de configuration) d'un mouvement de demande de projet et montre comment accéder à la fenêtre Questionnaire - Données de contexte d'élément d'action :

    Description de l'image setup-activity-guide-project-request.png

    Le Guide d'activité de demande de projet en mode fluide intègre plusieurs cadres d'application qui offrent une flexibilité aux organisations basées sur les projets lors de la collecte d'informations sur une demande et d'options pour approbation.

    Reportez-vous à la documentation en ligne : PeopleTools : Portal Technology, Developing and Deploying Activity Guides, Creating and Maintain Activity Guide Templates

Pour plus d'informations sur cette fonction, reportez-vous à la documentation en ligne PeopleSoft Project Costing, Créer et gérer des projets, Créer des demandes de projet à l'aide de l'interface utilisateur PeopleSoft Fluid User Interface.

Remerciements

Auteurs - Joe Willever (PeopleSoft Stratégie produit)

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