Budgétisation des postes

Avant de commencer

Définissez l'option de profil ORA_PER_POSITION_BUDGETING_ENABLED sur Y (Oui) pour activer la budgétisation des postes.
Ajoutez le contexte de champ flexible extensible Configuration de la budgétisation des postes à la section Contexte et pages associés comme suit :
1. Accédez à la zone de travail Configuration et maintenance.
2. Recherchez et cliquez sur la tâche Gérer les champs flexibles extensibles.
3. Recherchez et modifiez le champ flexible Champ EFF Informations sur l'organisation.
4. Sur la page Modifier un champ flexible extensible : Champ EFF Informations sur l'organisation, dans la section Catégorie, développez Organisation.
5. Sélectionnez Entreprise et faites défiler jusqu'à la section Détails de l'entreprise.
6. Dans l'onglet Contextes associés, cliquez sur Sélectionner et ajouter.
7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner et ajouter : Contextes, recherchez et sélectionnez Configuration de la budgétisation des postes.
8. Cliquez sur Appliquer.
9. Dans l'onglet Pages, dans la section Détails de l'entreprise : Détails des contextes associés, cliquez sur Sélectionner et ajouter.
10. Dans la boîte de dialogue Sélectionner et ajouter : Contextes, recherchez et sélectionnez Configuration de la budgétisation des postes.
11. Cliquez sur Appliquer.
12. Cliquez sur Sauvegarder et fermer.
13. Redéployez le champ flexible.

Configurer la budgétisation des postes

Avant de commencer à définir des budgets par poste, vous devez configurer les paramètres de budgétisation des postes suivants sur la page de gestion des informations de l'entreprise.

Attribut	Actions à entreprendre	Résultat de la configuration de l'attribut	Exemple de comportement
Allouer par	Sélectionnez le niveau de votre budget : unité opérationnelle, service, lieu ou une combinaison de ces attributs. Par exemple : Unité opérationnelle et service Unité opérationnelle, service et lieu	Chaque fois que vous définissez des budgets par poste, vous devez vous assurer que la définition respecte les valeurs définies dans le champ Allouer par au niveau de l'entreprise.	Supposons que la valeur sélectionnée dans le champ Allouer par au niveau de l'entreprise soit Unité opérationnelle et service. Toutefois, dans la table des budgets, seule l'unité opérationnelle est utilisée pour le chargement des données. Une validation est effectuée lors du chargement HDL pour vérifier s'il existe une incohérence entre ce qui a été sélectionné au niveau de l'entreprise et ce qui est chargé dans HDL.
Devise du montant du budget	Sélectionnez la devise à utiliser pour une budgétisation basée sur des montants.	La devise figurant dans la section Budget d'un poste sera par défaut celle sélectionnée au niveau de l'entreprise.	La devise définie en tant que Devise du montant du budget au niveau de l'entreprise est USD. Par défaut, dans l'interface utilisateur Poste, la devise sera également définie sur USD et l'attribut sera en lecture seule.
Jour de début de la période budgétaire	Jour du mois où débute la période budgétaire.	Ce jour de début sera utilisé pour déterminer les dates de début et de fin de la période budgétaire lors du chargement des données.	Supposons que la période budgétaire commence le 1er avril. Le jour de début de la période budgétaire sera 1 et le mois de début de la période budgétaire sera défini sur Avril. Par conséquent, la date de fin de la période est le 31 mars.
Mois de début de la période budgétaire	Mois de l'année où débute la période budgétaire.	Ce mois de début sera utilisé pour déterminer les dates de début et de fin de la période budgétaire lors du chargement des données.	Supposons que la période budgétaire commence le 1er avril. Le jour de début de la période budgétaire sera 1 et le mois de début de la période budgétaire sera défini sur Avril. Par conséquent, la date de fin de la période est le 31 mars.
Transmettre le dépassement d'ETP budgété en tant que	Indiquez si vous souhaitez que la validation déclenche un avertissement ou une erreur.	Si vous sélectionnez Erreur, l'utilisateur ne pourra pas continuer si le budget est dépassé. Si vous sélectionnez Avertissement, l'utilisateur pourra continuer même si le budget est dépassé, en cliquant sur Autoriser.	Selon les éléments que vous configurez au niveau de l'entreprise, l'utilisateur recevra une erreur ou un avertissement.
Transmettre le dépassement d'effectifs budgétés en tant que	Indiquez si vous souhaitez que la validation déclenche un avertissement ou une erreur.	Si vous sélectionnez Erreur, l'utilisateur ne pourra pas continuer si le budget est dépassé. Si vous sélectionnez Avertissement, l'utilisateur pourra continuer même si le budget est dépassé, en cliquant sur Autoriser.	Selon les éléments que vous configurez au niveau de l'entreprise, l'utilisateur recevra une erreur ou un avertissement.
Transmettre le dépassement de montant budgété en tant que	Indiquez si vous souhaitez que la validation déclenche un avertissement ou une erreur.	Si vous sélectionnez Erreur, l'utilisateur ne pourra pas continuer si le budget est dépassé. Si vous sélectionnez Avertissement, l'utilisateur pourra continuer même si le budget est dépassé, en cliquant sur Autoriser.	Selon les éléments que vous configurez au niveau de l'entreprise, l'utilisateur recevra une erreur ou un avertissement.

Exemple de définition de budget par poste

Le tableau suivant présente un exemple de définition de budget. Prenons l'hypothèse suivante :

Le budget n'est utilisé que pour 1 poste.
La valeur Erreur est sélectionnée dans le champ Transmettre le dépassement d'effectifs budgétés en tant que dans la configuration de l'entreprise.
La valeur Avertissement est sélectionnée dans les champs Transmettre le dépassement d'ETP budgété en tant que et Transmettre le dépassement de montant budgété en tant que dans la configuration de l'entreprise.

Définition de budget

Unité opérationnelle	Service	Lieu	ETP alloué : ETP alloué pour la période budgétaire. La somme des ETP de tous les postes applicables ne doit pas dépasser cette valeur.	Effectif alloué : Effectif alloué pour la période budgétaire. La somme des effectifs de tous les postes applicables ne doit pas dépasser cette valeur.	Montant alloué : Montant alloué pour la période budgétaire. La somme des montants de tous les postes applicables ne doit pas dépasser cette valeur.
Vision Corporation Enterprise	Cardiologie	Vision University	700	200	200 000
Vision Corporation Enterprise	Cardiologie	Redwood Shores	200	100	100 000
Vision Corporation Enterprise	Chirurgie générale	Redwood Shores	50	50	300 000

Unité opérationnelle

Service

Lieu

ETP alloué :

ETP alloué pour la période budgétaire. La somme des ETP de tous les postes applicables ne doit pas dépasser cette valeur.

Effectif alloué :

Effectif alloué pour la période budgétaire. La somme des effectifs de tous les postes applicables ne doit pas dépasser cette valeur.

Montant alloué :

Montant alloué pour la période budgétaire. La somme des montants de tous les postes applicables ne doit pas dépasser cette valeur.

Vision Corporation Enterprise

Cardiologie

Vision University

700

200

200 000

Vision Corporation Enterprise

Cardiologie

Redwood Shores

200

100

100 000

Vision Corporation Enterprise

Chirurgie générale

Redwood Shores

50

300 000

Exemples de définition de budget pour un poste

Dans ces deux exemples, supposons que le budget ne soit utilisé que pour 1 poste, avec une combinaison de valeurs correspondant à la première ligne du tableau Définition de budget : Unité opérationnelle = Vision Corporation Enterprise, Service = Cardiologie et Lieu = Vision University. Lorsque l'utilisateur saisit l'ETP, l'effectif et le montant du budget pour le poste qu'il crée, l'allocation restante pour ces trois éléments est calculée comme suit :

Allocation restante = valeur allouée - valeur saisie par l'utilisateur

Remarque : le montant de dépassement d'un budget apparaît sous forme de valeur négative dans le champ Allocation restante correspondant.

Exemple 1

Le tableau ci-dessous présente la définition du budget et l'entrée utilisateur pour le premier exemple.

Exemple 1 de définition de budget et d'entrée utilisateur pour un poste

Paramètre	Equivalent temps plein (ETP)	Effectif	Montant du budget
Valeur allouée	700	200	200 000
Valeur entrée par l'utilisateur	690	220	250 000
Allocation restante	10	-20	-50 000

Un message d'erreur s'affiche, indiquant que l'effectif a dépassé le budget. Cela est dû au fait que la valeur Erreur est sélectionnée dans le champ Transmettre le dépassement d'effectifs budgétés en tant que dans la configuration de l'entreprise.

Un message d'avertissement s'affiche, indiquant que le montant du budget a dépassé le budget. Cela est dû au fait que la valeur Avertissement est sélectionnée dans le champ Transmettre le dépassement de montant budgété en tant que dans la configuration de l'entreprise.

L'allocation restante pour l'ETP ayant une valeur positive, cela signifie que le budget n'a pas été dépassé.

Exemple 2

Le tableau ci-dessous présente la définition du budget et l'entrée utilisateur pour le deuxième exemple.

Exemple 2 de définition de budget et d'entrée utilisateur pour un poste

Paramètre	Equivalent temps plein (ETP)	Effectif	Montant du budget
Valeur allouée	700	200	200 000
Valeur entrée par l'utilisateur	730	200	190 000
Allocation restante	-30	0	10 000

Un message d'avertissement s'affiche, indiquant que l'ETP a dépassé le budget. Cela est dû au fait que la valeur Avertissement est sélectionnée dans le champ Transmettre le dépassement d'ETP budgété en tant que dans la configuration de l'entreprise.

L'allocation restante pour l'effectif ayant une valeur de 0 et l'allocation restante pour le montant du budget ayant une valeur positive, cela signifie que le budget n'a pas été dépassé.

Exemple de définition de budget pour plusieurs postes

Supposons qu'il existe plusieurs postes pour la combinaison d'unité opérationnelle, de service et de lieu indiquée dans la première ligne du tableau Définition de budget. Lorsqu'un utilisateur saisit l'ETP, l'effectif et le montant du budget pour le poste qu'il crée, l'allocation restante est calculée en fonction des valeurs de budget utilisé cumulées indiquées dans le tableau Définition de budget.

Dans de tels cas, l'allocation restante pour l'ETP, l'effectif et le montant du budget est calculée comme suit :

Valeur cumulée résultante = valeur utilisée cumulée actuelle + valeur saisie par l'utilisateur

Allocation restante = valeur allouée - valeur cumulée résultante

Le tableau ci-dessous présente un exemple.

Exemple de définition de budget pour plusieurs postes

Paramètre	Equivalent temps plein (ETP)	Effectif	Montant du budget
Valeur allouée	700	200	200 000
Valeur utilisée cumulée actuelle	600	195	160 000
Valeur entrée par l'utilisateur	110	10	40 000
Valeur cumulée résultante	600 + 110 = 710	195 + 10 = 205	160 000 + 40 000 = 200 000
Allocation restante	700 - 710 = -10	200 - 205 = -5	200 000 - 200 000 = 0

Un message d'erreur s'affiche, indiquant que l'effectif a dépassé le budget. Cela est dû au fait que la valeur Erreur est sélectionnée dans le champ Transmettre le dépassement d'effectifs budgétés en tant que dans la configuration de l'entreprise.

Un message d'avertissement s'affiche, indiquant que l'ETP a dépassé le budget. Cela est dû au fait que la valeur Avertissement est sélectionnée dans le champ Transmettre le dépassement d'ETP budgété en tant que dans la configuration de l'entreprise.

L'allocation restante pour le montant du budget ayant une valeur de 0, cela signifie que le budget n'a pas été dépassé.

Règle d'approbation pour la budgétisation des postes

Vous pouvez créer une règle d'approbation pour router la transaction pour approbation lorsque l'une des valeurs dépasse le budget. Pour créer des règles d'approbation, utilisez les attributs suivants :

Pourcentage de dépassement de l'ETP par rapport au budget
Pourcentage de dépassement des effectifs par rapport au budget
Pourcentage de dépassement du montant de budget par rapport au budget

Par exemple, vous pouvez créer une règle d'approbation indiquant d'adresser la notification d'approbation à l'approbateur standard si le pourcentage est compris dans une certaine limite, sinon de l'adresser à d'autres approbateurs.

La notification d'approbation affiche également les valeurs restantes du budget par poste pour que les approbateurs les vérifient avant de donner leur aval.

Points clés concernant la budgétisation des postes

Voici quelques points clés concernant la budgétisation des postes :

L'attribut Allouer par au niveau de l'entreprise ne peut pas être modifié si des définitions de budget existent déjà.
Lorsque l'option de profil ORA_PER_POSITION_BUDGETING_ENABLED est définie sur Non, vous ne pouvez pas charger les données budgétaires à l'aide de HDL.
Lorsque l'option de profil ORA_PER_POSITION_BUDGETING_ENABLED est définie sur Oui, vous pouvez charger les données budgétaires à l'aide de HDL à condition qu'elles n'existent pas déjà pour la période budgétaire indiquée.
Une période budgétaire correspond actuellement à une année civile.
L'année budgétaire constitue une entrée dans le fichier HDL et est utilisée avec les segments Jour de début de la période budgétaire et Mois de début de la période budgétaire au niveau de l'entreprise pour identifier et renseigner la date de début de la période budgétaire.
La date de fin de la période budgétaire se situe toujours une année civile après la date de début de la période budgétaire.
Si vous mettez à jour votre définition de budget au cours de la période budgétaire, seules les allocations peuvent être modifiées.
La définition de budget de la période budgétaire en cours ne sera pas reportée automatiquement sur l'année civile suivante.
A un moment donné, les données de définition de budget peuvent exister dans la table pour un maximum de 2 périodes budgétaires : passée et actuelle, actuelle et future, ou seulement actuelle.
Si, à un moment donné, la table budgétaire contient des données pour 2 périodes budgétaires, vous devez supprimer les données de l'une d'elles pour pouvoir charger les définitions budgétaires d'une troisième période.
La devise du montant du budget du poste est définie par défaut à partir de la devise du montant du budget spécifiée au niveau de l'entreprise et n'est pas modifiable.
Si l'indicateur Poste budgété est activé pour le poste et que l'attribut Allouer par inclut Lieu, le champ Lieu du poste est obligatoire.
Pour le calcul des valeurs budgétaires restantes, seuls les postes actifs et budgétés ayant un statut d'embauche approuvé ou gelé avec au moins 1 titulaire à la date de fin de la période budgétaire sont pris en compte.
La validation s'applique sur toutes les pages de poste Redwood et multi-écrans.
Les validations et les calculs des allocations restantes n'ont lieu que si une définition de budget est présente pour l'année civile dans laquelle se situe la date du jour.
Les attributs Budget restant, ETP restant et Effectif restant sont disponibles uniquement dans la section de détails du poste des interfaces utilisateur Redwood.
Si l'allocation pour la période budgétaire suivante est inférieure à ce que vous utilisez déjà dans la période budgétaire en cours, une fois la période budgétaire suivante démarrée, vous commencerez à voir des avertissements ou des erreurs lors de la création ou de la modification des postes. Exemple : pour l'exercice 2022-23, l'allocation pour ETP est de 200 et vous avez utilisé 150. Au cours du prochain exercice 2023-24, si la nouvelle allocation pour ETP est de 120, l'ETP dépassera le budget de 30. Vous verrez donc des avertissements ou des erreurs lors de la création ou de la modification des postes.
Les notifications d'approbation affichent toujours le pourcentage de solde restant pour les modifications proposées d'ETP, d'effectif ou de montant budgétaire.
La configuration d'entreprise liée à la budgétisation est également migrée lorsque vous migrez votre configuration d'entreprise à l'aide de la fonctionnalité d'exportation et d'importation de FSM (Functional Setup Manager).
Les données budgétaires de poste ne sont pas migrées à l'aide de la fonctionnalité d'exportation et d'importation de Functional Setup Manager (FSM).
Les éléments de base de données et les entités utilisateur ne sont pas encore disponibles pour les données budgétaires de poste.