Provisionner automatiquement les domaines de responsabilité

Vous pouvez désormais affecter ou désactiver et fixer la date de fin des domaines de responsabilité des représentants de manière groupée et automatique, en fonction de critères de modèle définis par l'utilisateur.

La section Critères du modèle de responsabilité détermine la portée du domaine de responsabilité pour chaque personne. Vous devez identifier les besoins de votre organisation, puis spécifier les critères appropriés à associer à vos affectations de personnel. Lorsque les critères du modèle correspondent à l'affectation d'un représentant, une responsabilité est créée ou mise à jour. Si une affectation ne correspond plus aux critères du modèle, une date de fin est attribuée à la responsabilité affectée et le statut est défini sur Inactif. Par exemple, en cas de transfert local ou de mutation à l'étranger.

Le flux de traitement de provisionnement automatique de responsabilité varie lorsque l'option Ignorer l'aperçu est activée ou désactivée. Par défaut, l'option Ignorer l'aperçu est désactivée. Activez cette option uniquement si vous êtes certain d'obtenir les résultats souhaités.

Provisionner automatiquement une responsabilité

Etape 1 : Définir des critères de modèle de responsabilité.

Lorsque le provisionnement automatique est activé et que vous copiez un modèle de responsabilité, les critères sont également copiés. Vous pouvez également modifier les critères si la section est activée sur la page de questionnaire. La section Critères d'affectation par vous permet d'ajouter des critères et des valeurs qui identifient les représentants devant recevoir la responsabilité avec les informations de base et la portée que vous avez définies dans les sections précédentes de cette page. Vous pouvez activer ou désactiver l'option Ignorer l'aperçu directement au niveau du modèle. Après des tests approfondis, il n'est plus nécessaire de prévisualiser chaque modèle et d'appliquer les résultats à chaque exécution du provisionnement automatique.

Ce traitement utilise l'opérande AND si vous indiquez plusieurs critères et l'opérande OR lorsque vous utilisez plusieurs valeurs du même critère. Par exemple, en utilisant les critères définis dans la capture d'écran ci-dessus, le traitement recherche les affectations pour lesquelles ces conditions sont remplies.

• Société juridique = entité juridique ARS US AND
• Emploi = HRM-Responsable des ressources humaines OR HRM-Spécialiste des ressources humaines 1

Etape 2 : Planifier le provisionnement automatique.

Vous pouvez provisionner automatiquement les responsabilités à l'aide de l'une des 2 options suivantes :

• Actions du modèle de responsabilité au niveau de la ligne
• Traitement planifié Provisionner automatiquement les responsabilités dans la zone de travail Traitements planifiés

Cette action est utile lorsque vous testez les résultats attendus de votre modèle de responsabilité et permet de vérifier que le traitement de provisionnement automatique des responsabilités ne traitera que ce modèle spécifique. Un message de confirmation indiquant que le travail a été soumis avec l'ID de travail renvoyé s'affiche. Vous pouvez vérifier l'avancement à partir de la zone de travail Traitements planifiés ou actualiser votre page. Le traitement est terminé lorsque l'option Appliquer le provisionnement automatique est active.

Etape 3 : Appliquer le provisionnement automatique.

L'action Appliquer le provisionnement automatique vous permet de voir les résultats dans le contexte d'un modèle de responsabilité spécifique.

Remarque : le nombre de désactivations est calculé en se basant sur les affectations de salariés qui ne correspondent plus aux critères du modèle, en raison d'une promotion, d'un transfert local, d'une mutation à l'étranger ou d'une rupture de contrat, par exemple. Lorsque ces responsabilités sont désactivées, 2 choses se produisent :

• Le statut devient Inactif.
• La date de fin est mise à jour avec la date système du traitement Provisionner automatiquement les responsabilités.

Etape 4 : Restaurer le provisionnement automatique.

Vous pouvez rétablir le dernier état des responsabilités après avoir appliqué le provisionnement automatique des responsabilités, au cas où vous souhaiteriez annuler les modifications apportées aux données.

Etape 5 : Ignorer l'étape d'aperçu et d'application.

Vous pouvez ignorer l'étape d'aperçu et d'application du traitement de provisionnement automatique des responsabilités après avoir testé les résultats et le comportement de votre modèle de responsabilité.

Une fois que vous avez activé l'option Ignorer l'aperçu sur le modèle de responsabilité, les nouvelles responsabilités et les mises à jour des responsabilités existantes sont répercutées directement sur les personnes correspondant aux critères. Vous ne verrez plus la liste des personnes concernées au moment d'appliquer automatiquement le provisionnement. Il en va de même si un représentant ne répond plus aux critères. Ainsi, leurs domaines de responsabilité respectifs se verront automatiquement attribuer une date de fin et seront désactivés et les personnes ne seront plus répertoriées sous Provisionner automatiquement les responsabilités.

Vous pouvez consulter et confirmer les modifications directement dans le domaine de responsabilité du représentant.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la section 24B Nouveautés : Provisionner automatiquement des domaines de responsabilité.

Champ de responsabilité dynamique du représentant

Le champ de responsabilité dynamique permet de réduire le nombre de modèles de responsabilité globale. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les organisations disposant de plusieurs lieux, unités opérationnelles ou services.

Les paramètres de champ de responsabilité dynamique du représentant vous permettent d'affecter automatiquement les attributs suivants :

• Lieu
• Unité opérationnelle
• Portée du service
• Société juridique
• Hiérarchie des services

Par exemple, cette fonctionnalité sert dans les cas où un accès aux seules données du lieu de travail est nécessaire :

• Le supérieur hiérarchique ou l'administrateur du magasin est responsable de son service.
• Le responsable du magasin ou de l'hôtel est responsable de son site.
• Le directeur de département de l'Université est responsable de son unité opérationnelle.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Champ de responsabilité dynamique du représentant, 24B Nouveautés : Provisionner automatiquement des domaines de responsabilité.