Présentation des enregistrements de documents

La transaction Enregistrements de documents est une transaction générique et extensible dans HCM. Elle peut être utilisée de différentes façons car elle prend en charge les niveaux granulaires de sécurité, les approbations, les audits, les champs personnalisés, les pièces jointes, etc.

La transaction Enregistrements de documents sert essentiellement à stocker les enregistrements de documents relatifs au dossier personnel d'un employé, qui sont requis par les divers processus métier de l'organisation. Il s'agit, par exemple, des certificats de naissance et de mariage requis pour le traitement des avantages sociaux, et des passeports et visas nécessaires à l'organisation des déplacements professionnels.

Il existe une différence entre les enregistrements de documents et les pièces jointes. Les enregistrements de documents sont une combinaison de métadonnées et de pièces jointes. Cela vous permet de saisir des informations relatives aux métadonnées clés sur la pièce jointe qu'ils chargent. Il peut s'agir, par exemple, de la date d'émission, de la date d'expiration et du numéro de document.

Différences entre les enregistrements de documents et les informations d'identification de la personne

Enregistrements de documents	Informations d'identification de la personne
Sont créés après la version initiale de HCM Cloud et conçus pour être une solution générique permettant de saisir les détails des divers types de document pour les différents rôles.	Sont créées pour faciliter la migration de PeopleSoft vers HCM Cloud. En outre, ces objets ont des champs spécifiques et des validations de localisation potentielles qui leur sont appliquées. Ils sont destinés aux professionnels RH et aux employés, et non aux supérieurs hiérarchiques.
Le nombre de types de document pouvant être configurés est illimité.	Seuls les types suivants sont disponibles : Citoyenneté, Permis de conduire, Passeports, Visa et Permis.
Des types de document supplémentaires peuvent être ajoutés à l'aide de la tâche de configuration Types de document.	Il est impossible d'ajouter des types supplémentaires.
Stockent toutes les informations dans une seule table d'enregistrements de documents RH.	Stockent des informations spécifiques telles que les passeports, les visas, etc. dans des tables distinctes.
Prennent en charge les pièces jointes.	Ne prennent pas en charge les pièces jointes.
Suivent la règle d'approbation de gestion des enregistrements de documents.	Suivent la règle d'approbation de modification des données personnelles concernant la citoyenneté, les permis de conduire, les passeports, les visas et permis.
L'accès aux enregistrements de documents peut être géré via les profils de sécurité Type de document.	L'accès aux objets dans les informations d'identification de la personne peut être géré via des privilèges agrégés spécifiques. Pour plus d'informations, reportez-vous au guide sur la sécurité HCM.