Comment transférer des documents de performance

Les spécialistes RH et les responsables peuvent transférer les documents de performance des salariés d'un responsable à un autre. Par exemple, ils peuvent transférer un document de performance lorsqu'un salarié est affecté à un nouveau responsable ou lorsque le responsable actuel quitte l'organisation.

Lorsqu'un salarié a plusieurs documents, le spécialiste RH et le responsable peuvent transférer les documents à un ou plusieurs responsables.

Transfert par les spécialistes RH

Les spécialistes RH peuvent transférer les documents de performance de quelque statut que ce soit d'un responsable à un autre. Pour cela, ils doivent disposer d'un accès de sécurité aux salariés dont ils transfèrent les documents. Les spécialistes RH ne sont pas autorisés à transférer leurs propres documents à un autre responsable.

Accédez à Mes groupes de clients > Performance > Documents de performance.
Recherchez les documents de performance à transférer.
Sélectionnez les documents de performance et cliquez sur Actions > Transférer.
Sélectionnez un motif de transfert du document.

Remarque : les organisations peuvent ajouter leurs propres motifs à la liste par défaut à l'aide de l'option de profil ORA_HRA_MASS_UPD_TASK_REASON de la tâche Codes express de performance dans la zone de travail Configuration et maintenance.
Entrez le nom du nouveau responsable et sélectionnez-le dans la liste.
Cliquez sur Soumettre.

Transfert par les responsables

Les responsables peuvent transférer les documents de performance à un autre responsable. Ils peuvent transférer un seul document ou plusieurs documents à la fois. En revanche, les responsables ne peuvent pas transférer les documents de performance terminés ou annulés.

Accédez à Mon équipe > Performance.
Recherchez l'employé ou les employés dont vous souhaitez transférer le document de performance.
Dans le menu Actions, sélectionnez Transférer.
Entrez le nom du nouveau responsable et sélectionnez-le dans la liste.
Cliquez sur Sauvegarder et fermer.

Transférer à l'aide du chargeur de données HCM (HDL)

En tant que spécialiste RH, vous pouvez transférer des documents de performance en masse à de nouveaux responsables. Vous pouvez utiliser l'objet Document de performance à la fois dans le chargeur de données de feuille de calcul HCM (HSDL) et dans le chargeur de données HCM (HDL). Il vous suffit de remplacer le numéro d'affectation du responsable par celui du nouveau responsable et d'entrer Mettre à jour le responsable du document de performance en tant qu'attribut Opération. Assurez-vous que le numéro d'affectation du nouveau responsable ne correspond pas à un numéro d'affectation de l'employé évalué. Si le numéro d'affectation du nouveau responsable appartient à un participant ayant une demande de retour en cours ou non démarrée, ce participant ne peut pas répondre à cette demande.

Transférer automatiquement

Vous pouvez transférer automatiquement tous les documents de performance ouverts du responsable précédent d'un employé vers le nouveau responsable. Pour transférer automatiquement des documents de performance, procédez comme suit :

Définissez l'option de profil Transfert automatique des documents de performance au nouveau responsable sur Oui. Lorsque cette option de profil est activée, elle vérifie s'il existe un changement de responsable avec une date d'effet correspondant à la date du jour, à une date antérieure ou à une date future. Pour effectuer cette vérification, elle utilise les critères suivants :
- Si plusieurs changements de responsable ont lieu le même jour, elle vérifie qui est le responsable au moment du traitement. Elle ne traite pas tous les enregistrements de responsable précédent le même jour.
- Elle vérifie si l'employé a des documents de performance non démarrés ou en cours. Elle ne traite pas les documents de performance dont le statut est Terminé ou Annulé.
- Elle vérifie si le responsable précédent était le responsable du document de performance.
Définissez l'option de profil HRC_Disable_HCM_Events_Processing sur N. Un événement est déclenché uniquement si vous changez le responsable, et non si vous ajoutez ou supprimez un responsable.
Planifiez le traitement Transférer les documents de performance avec changement de responsable. Si le traitement est exécuté de manière quotidienne, il détermine s'il existe des changements de responsable à la date système ou à une date antérieure. Il transfère ensuite les documents de performance du responsable précédent au nouveau responsable, quel que soit le type de responsable. Une notification est envoyée pour chaque document de performance transféré au nouveau responsable.

Remarque : si un employé a d'autres documents de performance en cours gérés par un autre responsable (un responsable matriciel ou un spécialiste RH, par exemple), ces documents de performance ne sont pas affectés par le changement de responsable.

Sélectionner un participant en tant que nouveau responsable

Les spécialistes RH et les responsables peuvent transférer un document de performance à un participant ayant auparavant donné son avis. Ils peuvent également désigner un participant actuel comme nouveau responsable du document de performance. Dans ce cas, ils ne peuvent plus envoyer de demandes de retour de participant à ce responsable pour le même document de performance. Toutefois, le responsable précédent peut devenir participant à son tour et recevoir de nouvelles demandes de retour.

Lorsqu'un participant devient le nouveau responsable du document de performance, les avis qu'il a précédemment fournis restent disponibles dans le document de performance. Si des demandes de retour de participant sont ouvertes pour le même document de performance, ces demandes sont verrouillées et ne peuvent pas être complétées.

Incidence du transfert des documents de performance

Après le transfert d'un document de performance :

Le responsable précédent du document de performance ne peut plus voir ce document à moins d'avoir toujours accès à l'employé. S'il a encore accès à l'employé, il peut uniquement voir une version en lecture seule du document.
Le nouveau responsable peut afficher le document et toutes les données qu'il contient.
Les commentaires et les notations de la performance fournis par l'ancien responsable, ainsi que le retour des participants, sont conservés dans le document.
Le nouveau responsable peut modifier le document de performance, y compris les commentaires et les notations fournis par le responsable précédent.
Le salarié, le nouveau responsable et les participants au retour peuvent poursuivre l'évaluation en effectuant la prochaine tâche disponible dans le flux de traitement.

Si les notifications sont activées, le responsable précédent, le nouveau responsable et l'employé reçoivent une notification lorsqu'un spécialiste RH transfère le document.