Documents d'entretien de suivi

Les entretiens de suivi de performance sont un moyen simple de suivre régulièrement les conversations entre responsables et employés sur les tâches et les objectifs à réaliser tout au long de l'année.

Les entretiens de suivi peuvent avoir lieu aussi souvent que votre organisation le recommande.

Les documents d'entretien de suivi peuvent contenir des questionnaires, des sujets généraux ou des objectifs de performance et de développement, en fonction de la configuration du modèle, qui peuvent être mis à jour avec les notes du responsable ou de l'employé. Les employés peuvent créer leurs propres documents d'entretien de suivi pour discuter avec leurs responsables, ou les responsables peuvent créer des documents d'entretien de suivi pour leurs collaborateurs, en fonction des besoins de l'organisation.

Les documents d'entretien de suivi n'ont pas de tâches définies affectées au responsable et à l'employé. Les documents d'entretien de suivi restent ouverts et peuvent être mis à jour à tout moment.

Vous créez un document d'entretien de suivi fondé sur un modèle d'entretien de suivi et pour une période d'évaluation spécifique. Selon le modèle d'entretien de suivi que vous utilisez, les objectifs de performance et de développement peuvent être définis par défaut comme sujets de discussion dans le document d'entretien de suivi. Lorsque vous mettez à jour un document d'entretien de suivi, en ajoutant ou en supprimant une note ou un sujet de discussion par exemple, l'application envoie une notification à l'employé ou au responsable, si les notifications sont activées. Pour activer les notifications relatives aux entretiens de suivi à l'aide du Compositeur d'alertes, reportez-vous aux rubriques connexes.

Ajouter des objectifs en tant que sujets de discussion

Les objectifs de performance et de développement des employés peuvent être définis par défaut ou ajoutés manuellement en tant que sujets de discussion dans un document d'entretien de suivi.

Si vous annulez un objectif de performance ou que vous désactivez un objectif de développement après l'avoir ajouté en tant que sujet de discussion dans un document d'entretien de suivi, le sujet de discussion existant n'est pas affecté. Toutefois, vous ne pouvez pas ajouter les objectifs de performance annulés ou les objectifs de développement inactifs en tant que nouveaux sujets de discussion dans d'autres documents d'entretien de suivi.

Remarque :

A l'aide du chargeur de données HCM, les spécialistes RH peuvent ajouter des sujets de discussion à des documents d'entretien de suivi pour plusieurs employés à la fois.

Créer un document d'entretien de suivi

Les employés et les responsables peuvent créer des documents d'entretien de suivi. Les employés peuvent créer des documents d'entretien de suivi pour leur supérieur hiérarchique ou un responsable indirect, tel qu'un responsable matriciel. Si les employés ont plusieurs affectations, ils peuvent choisir celle pour laquelle créer l'entretien de suivi et sélectionner également le responsable qui lui sera associé.

Lors de la sélection d'un responsable pour l'entretien de suivi, la liste de responsables qui s'affiche est régie par les valeurs indiquées dans l'option de profil ORA_HRA_MANAGER_LEVELS. En fonction des valeurs indiquées, les différents niveaux s'affichent comme suit :

Responsables directs si l'option de profil ORA_HRA_MANAGER_LEVELS est NULL. Le système considère qu'il s'agit de la valeur 1.
Responsables directs de leurs responsables si l'option de profil ORA_HRA_MANAGER_LEVELS est définie sur 2 ou toute valeur supérieure.
Responsables indirects de leurs responsables si l'option de profil ORA_HRA_MANAGER_LEVELS est définie sur 3 ou toute valeur supérieure.

Les responsables peuvent créer des documents d'entretien de suivi pour les collaborateurs directs et indirects. Lors de la création d'un entretien de suivi pour un collaborateur indirect, le nom du responsable est proposé par défaut comme le responsable de l'entretien de suivi et ne peut pas être modifié.

Les spécialistes RH peuvent créer des entretiens de suivi au nom des employés et des responsables, mais ils doivent ajouter leurs propres notes sur l'avancement et leurs propres réponses au questionnaire.

A titre d'exemple, voici comment créer un document d'entretien de suivi :

Sélectionnez l'employé.
Sélectionnez le responsable (par défaut, il s'agit du supérieur hiérarchique si l'entretien de suivi est créé par l'employé ou le service RH, mais d'autres responsables peuvent être sélectionnés si l'employé en a plusieurs).
Sélectionnez la période d'évaluation (facultatif pour les entretiens de suivi Touchpoints).
Sélectionnez un modèle. Par exemple, votre organisation peut avoir des modèles différents pour les entretiens de suivi hebdomadaires et les entretiens de suivi de performance (facultatif pour les entretiens de suivi Touchpoints).
Le nom de l'entretien de suivi est défini par défaut en fonction du modèle et de la date.
Entrez la date de l'entretien de suivi. La valeur par défaut est la date courante.
Lorsque vous créez un entretien de suivi dans la section Détails, ajoutez ou vérifiez les détails suivants :
- Vérifiez les sujets de discussion dans l'entretien de suivi ou ajoutez-en de nouveaux.
- Les notes sur l'avancement et les réponses au questionnaire pour les sujets de discussion peuvent être ajoutées à l'entretien de suivi avant, pendant ou après l'entretien.
Assurez-vous que l'entretien de suivi est planifié ou mis à jour pour enregistrer les modifications.

Remarque :

A l'aide du chargeur de données HCM, les spécialistes RH peuvent créer les documents d'entretien de suivi de plusieurs employés à la fois.
Les employés, les responsables et les responsables matriciels peuvent créer des documents d'entretien de suivi pour leurs collaborateurs s'ils disposent du privilège Gérer le document d'entretien de suivi.

Modifier un document d'entretien de suivi

Un employé ou le responsable d'un document d'entretien de suivi peut modifier les éléments suivants du document :

Date de l'entretien de suivi
Réponses au questionnaire
Détails de l'objectif de performance ou de développement (informations de base, mesures et tâches, par exemple), si la configuration du plan d'objectifs ou de développement leur permet de le faire
Notes associées à un sujet de discussion relatif à un objectif de performance ou de développement
Sujets de discussion générale, le cas échéant

Un responsable ne peut voir les entretiens de suivi que s'il en est le responsable désigné. S'il dispose du privilège Afficher le document d'entretien de suivi, il peut voir tous les entretiens de suivi des employés auxquels il a accès.

Un spécialiste RH peut modifier les éléments suivants dans un document d'entretien de suivi, s'il dispose du privilège Gérer le document d'entretien de suivi :

Période d'évaluation
Nom du document
Date de l'entretien de suivi
Responsable de l'entretien de suivi (si aucune note n'a été ajoutée aux sujets de discussion ou qu'aucune réponse au questionnaire n'a été fournie)
Détails de l'objectif de performance ou de développement (informations de base, mesures et tâches, par exemple), si la configuration du plan d'objectifs ou de développement leur permet de le faire
Notes associées à un sujet de discussion relatif à un objectif de performance ou de développement
Sujets de discussion générale, le cas échéant

Supprimer un document d'entretien de suivi

Si vous êtes un employé ou un responsable doté du privilège Gérer le document d'entretien de suivi, vous pouvez supprimer les éléments suivants :

Document d'entretien de suivi (s'il contient des réponses au questionnaire ou des notes de sujet de discussion créées par vous uniquement)
Sujet de discussion (s'il contient des notes créées par vous uniquement)
Notes pour un sujet de discussion d'objectif (si vous l'avez créé)

Le spécialiste RH disposant du privilège Gérer le document d'entretien de suivi peut supprimer n'importe quel document d'entretien de suivi, sujet de discussion ou note, quel qu'en soit l'auteur.

Remarque :

A l'aide du chargeur de données HCM, les spécialistes RH peuvent supprimer simultanément les documents d'entretien de suivi de plusieurs employés.