Présentation des documents de performance

Les documents de performance offrent la possibilité aux responsables, aux salariés et aux participants de s'auto-évaluer et d'évaluer d'autres salariés sur des objectifs et des compétences à l'aide de notations et de commentaires.

Remarque : des documents de performance peuvent être créés pour tous les types de salarié, y compris les employés, les intervenants externes et les non-salariés, en fonction des besoins de l'entreprise.

Les rôles ci-dessous créent deux types de document de performance, standard et à la demande, en fonction de leurs besoins :

• Les spécialistes RH créent des documents de performance standard pour l'ensemble de l'organisation. Par exemple, dans le cadre d'une évaluation annuelle de la performance.
• Les spécialistes RH, les responsables et les salariés créent des documents de performance à la demande lorsqu'ils veulent évaluer des projets, des plans d'amélioration de la performance, ou pour toute autre occasion nécessitant une évaluation formelle.

De plus, dans le cadre de l'évaluation, les responsables et les salariés effectuent les tâches suivantes :

• Définir des objectifs de performance et de développement dans un document de performance pour évaluer et noter les salariés.

• Partager les notations et les commentaires avec les salariés qui, en retour, en accusent réception.

• Organiser et suivre des entretiens d'évaluation, et traiter les approbations.

• Ajouter et supprimer des compétences directement dans le document de performance de l'employé.

Les spécialistes RH et les responsables peuvent effectuer des actions administratives pour gérer les documents de performance des salariés, optimiser l'efficacité et prévenir les goulets d'étranglement.

Modèles de document de performance

Les documents de performance sont basés sur des modèles de document de performance. Lorsque vous créez un modèle, vous indiquez s'il sert à créer des documents de performance standard ou à la demande.

Dans un modèle destiné à la création de documents de performance standard, vous devez indiquer le nom du document de performance, la période d'évaluation et la séquence des tâches qui peuvent devoir être terminées à des dates d'échéance spécifiques. Dans un modèle destiné à créer des documents de performance à la demande, vous pouvez renseigner les mêmes détails, à l'exception des dates d'échéance des tâches.

Tandis que vous créez un seul document de performance standard pour chaque affectation de salarié, vous pouvez créer plusieurs documents à la demande pour la même affectation de salarié.

Prérequis pour la création de documents de performance

Avant de créer des documents de performance standard ou à la demande pour les salariés, assurez-vous que les conditions préalables suivantes sont remplies :

• Si un profil d'admissibilité est associé au document de performance, assurez-vous que le salarié répond aux critères d'admissibilité et que le traitement d'admissibilité par lots est exécuté.
• La date de début de l'affectation des salariés doit être antérieure à la date de fin du document de performance.
• Les salariés doivent avoir un responsable dans leur affectation. Si un salarié n'a pas de responsable, par exemple s'il s'agit du chef d'entreprise, vous pouvez alors créer un responsable fictif auquel il sera associé.
• Si le modèle de document de performance inclut une section Objectifs de performance qui n'utilise pas d'objectifs synchronisés, vous ne pouvez créer de documents de performance que pour les salariés dont le plan d'objectifs correspond à la configuration de la section Objectifs de performance.

Actions d'administration

Les spécialistes RH utilisent les actions d'administration pour relancer le processus d'évaluation de la performance en cas d'interruption ou d'erreur. C'est le cas, par exemple, lorsqu'un salarié soumet un document prématurément, avant d'avoir terminé son auto-évaluation. Les spécialistes RH peuvent accomplir des actions d'administration pour les salariés auxquels ils ont accès via leur profil de sécurité. Les responsables peuvent effectuer des actions d'administration pour les salariés dont ils gèrent les documents de performance.

Remarque : pour effectuer des actions administratives, les spécialistes RH doivent disposer d'un enregistrement de personne.

En tant que spécialiste RH, vous pouvez accéder aux actions d'administration à partir des pages suivantes :

• Documents de performance

• Retour des participants

• Admissibilité à des documents de performance

• Traiter les actions en masse pour les documents de performance

Action	Spécialiste RH	Responsable	Description
Créer des documents de performance	Oui	Non	Les spécialistes RH peuvent créer des documents de performance standard pour les évaluations planifiées des salariés. Ils créent un document de performance standard individuel pour chaque affectation du salarié.
Créer des documents de performance à la demande	Oui	Oui	Les spécialistes RH, les responsables et les salariés peuvent créer des documents à la demande pour d'autres évaluations portant sur des projets, des plans d'amélioration de la performance, ou en toute autre occasion qui nécessiterait de procéder à une évaluation formelle. Ils peuvent créer plusieurs documents à la demande pour la même affectation d'un salarié.
Envoyer une notification par courriel	Oui	Non	Envoyer des notifications par courriel à l'ensemble de l'organisation sélectionnée afin de rappeler aux salariés et aux responsables les événements et les tâches à venir dans le processus métier de gestion de la performance.
Transférer les documents de performance	Oui	Oui	Transférer le document de performance d'un salarié à un autre responsable, lorsque le salarié est affecté à un nouveau responsable ou lorsque le responsable actuel quitte l'organisation, par exemple. Les spécialistes RH peuvent transférer plusieurs documents de performance à la fois.
Modifier la date d'échéance d'une tâche	Oui	Non	Modifier la date d'échéance d'une tâche dans un document de performance standard qui n'est pas terminé ou annulé. Remarque : bien que les tâches des documents de performance à la demande ne puissent pas avoir de dates d'échéance par défaut, les spécialistes RH peuvent ajouter des dates d'échéance aux documents eux-mêmes au moment de leur création.
Modifier la date d'échéance du retour	Oui	Oui	Si vous utilisez la fonction de retour, modifier la date limite à laquelle les participants doivent donner leur avis, s'ils ne se sont pas encore acquittés de cette tâche et s'ils ne sont pas empêchés de le faire. Les participants peuvent toujours fournir un retour après la date d'échéance. Les salariés peuvent également exécuter cette action.
Modifier la tâche actuelle	Oui	Non	Passer de la tâche en cours à une autre tâche dans les documents de performance, bien que la tâche en cours ne soit pas terminée. Tous les documents de performance que vous déplacez en bloc doivent tous avoir la même tâche en cours. Le statut de la tâche qui a été sautée devient Ignoré. Passer d'une tâche d'un document de performance, quel que soit son statut, à une tâche précédemment terminée. Toutes les tâches qui suivent la nouvelle tâche en cours sont réinitialisées au statut En cours.
Ignorer l'auto-évaluation des salariés	Oui	Oui	En tant que responsable ou spécialiste RH, si vous ignorez la tâche d'auto-évaluation du salarié, vous pouvez consulter les notations, les commentaires et les réponses au questionnaire déjà saisis par le salarié. Tandis que les responsables peuvent ignorer la tâche d'auto-évaluation du salarié, ils ne peuvent toutefois pas modifier le statut des autres tâches à moins qu'ils ne les terminent. Remarque : le spécialiste RH ignore les auto-évaluations des salariés à l'aide de l'action Modifier la tâche actuelle.
Annuler les documents de performance	Oui	Oui	Annuler un document de performance afin de le retirer du traitement normal. Les documents annulés ne sont pas supprimés définitivement de l'application. Lorsqu'un document de performance est annulé, les compétences, les notations globales ou les notations de section mises à jour dans le profil d'un salarié via le document de performance sont retirées. Les spécialistes RH peuvent annuler plusieurs documents de performance à la fois.
Supprimer les documents de performance	Oui	Oui	Supprimer définitivement les documents de performance annulés pour retirer les documents qui ne sont plus valides. Les spécialistes RH peuvent supprimer plusieurs documents de performance à la fois.
Supprimer le retour d'un participant	Oui	Non	Retirer un participant, quel que soit le statut du retour du participant, ce qui entraîne également le retrait du retour fourni pour ce salarié.
Terminer les documents de performance	Oui	Oui	Affecter le statut Terminé à un document de performance lorsqu'un salarié ou un responsable n'a pas terminé toutes les tâches d'un document de performance et a interrompu le processus final du document.
Rouvrir les documents de performance	Oui	Oui	Rouvrir un document de performance terminé afin que le responsable ou le salarié puisse poursuivre l'évaluation du salarié. La dernière tâche du document ainsi rouvert prend le statut En cours. Les spécialistes RH peuvent remplacer la tâche actuelle par une tâche antérieure dans le flux de traitement, si nécessaire.
Restaurer les documents de performance	Oui	Oui	Restaurer le statut précédent d'un document de performance annulé. Si le statut précédent était Terminé, le profil du salarié est mis à jour avec les compétences, les notations globales ou les notations de section du document de performance, sous réserve qu'elles soient configurées.
Traiter l'admissibilité pour les documents de performance et les entretiens de suivi	Oui	Non	Traiter ou modifier l'admissibilité d'un salarié donné pour les documents de performance et les entretiens de suivi.
Surveiller les tâches en retard dans les documents de performance	Oui	Non	Rechercher les documents de performance ayant des tâches en retard et modifier les dates d'échéance de ces tâches. Envoyer des notifications par courriel aux salariés et aux responsables pour leur rappeler qu'ils doivent intervenir sur les documents de performance.

Le salarié ou le responsable peut ouvrir un document de performance standard ou à la demande lorsque la première tâche planifiée de la séquence correspondant à ce rôle est disponible. Supposons, par exemple, que la première tâche prévue d'un document de performance soit Fixer les objectifs, tâche dont le responsable doit s'acquitter. Si la tâche suivante du document est l'auto-évaluation du salarié, le salarié ne pourra ouvrir le document pour s'auto-évaluer qu'au terme de la tâche Fixer les objectifs.