Notifications d'alerte pour les tâches de document de performance

Vous pouvez paramétrer les documents de performance de manière à alerter les salariés et les responsables avant la date d'échéance d'une tâche. Le modèle de document de performance vous permet de paramétrer des notifications ponctuelles ou récurrentes pour les alertes standard et critiques.

Utilisez la tâche Gérer les modèles de document de performance dans la zone de travail Configuration et maintenance. Accédez à Mes groupes de clients > Performance > Maintenance de la configuration > Modèles de document de performance.

Si vous paramétrez les alertes standard et critiques, des notifications sont envoyées pour tous les documents de performance créés à partir du modèle. Les notifications sont envoyées lorsque la tâche peut démarrer. Par exemple, il doit s'agir de la première tâche du document de performance créé ou la tâche précédente doit être terminée.

Délai en jours pour les alertes standard et critiques

Indiquez le nombre de jours avant la date d'échéance d'une tâche d'un document de performance à partir duquel envoyer des alertes standard ou critiques afin de rappeler aux salariés et aux responsables la date limite impartie. La notification est envoyée une fois pour chaque alerte. Définissez le nombre de jours avant la date d'échéance dans l'onglet Traitement du modèle de document de performance. Indiquez la date d'échéance de chaque tâche dans l'onglet Périodes du document du modèle de document de performance.

Vous pouvez définir des délais d'alerte standard et/ou critique. Le délai en jours des alertes standard doit être supérieur à celui des alertes critiques car les alertes standard sont envoyées avant les alertes critiques.

Si vous modifiez les dates d'échéance des documents de performance pour des salariés spécifiques à l'aide de la tâche administrative Modifier les dates d'échéance, les paramètres définis dans le modèle n'en sont pas affectés. Les notifications sont envoyées à la date déterminée par le délai en jours avant la date d'échéance de la tâche.

Répéter les alertes standard et critiques

Dans le modèle de document de performance, vous pouvez également sélectionner des options permettant d'envoyer des alertes standard et critiques jusqu'à ce que la tâche soit terminée. Sélectionnez les options Répéter l'alerte standard jusqu'à ce que la tâche soit terminée et Répéter l'alerte critique jusqu'à ce que la tâche soit terminée disponibles dans l'onglet Traitement du modèle de document de performance.

Pour envoyer des notifications relatives à la date limite d'une tâche, vous devez exécuter un traitement Oracle Enterprise Scheduler Service. Pour lancer ce traitement, sélectionnez Navigateur > Traitements planifiés > Planifier un nouveau traitement dans les résultats de la recherche. Utilisez la tâche Envoyer des notifications d'alerte de document de performance pour envoyer les notifications et définissez l'échéancier conformément à vos processus métier. Il est conseillé de paramétrer le traitement de manière à envoyer des notifications quotidiennement. Si vous sélectionnez les options d'envoi d'alertes standard et critiques, les salariés et les responsables reçoivent les notifications selon l'échéancier suivant :

• Les notifications standard sont envoyées conformément à l'échéancier des tâches de traitement (de manière quotidienne ou hebdomadaire, par exemple) à compter du nombre de jours indiqué dans le cadre d'alertes standard avant l'échéance de la tâche.

• Les alertes critiques sont envoyées conformément à l'échéancier des tâches de traitement à compter du nombre de jours indiqué dans le cadre d'alertes critiques jusqu'à ce que la tâche soit terminée.

Supposons que vous ayez paramétré l'envoi d'une alerte standard et d'une alerte critique 14 jours et 7 jours avant la date d'échéance d'une tâche, respectivement. Par ailleurs, vous avez paramétré le traitement pour un envoi quotidien de notifications. Si vous activez la répétition des alertes standard et critiques, l'alerte standard est envoyée chaque jour entre le 14e et le 7e jour précédant la date d'échéance de la tâche. L'alerte critique est ensuite envoyée quotidiennement pendant les 7 jours précédant la date d'échéance de la tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée. Si seule l'une ou l'autre des alertes standard ou critiques doit se répéter, les notifications sont envoyées à compter du nombre de jours indiqué avant la date d'échéance de la tâche jusqu'à ce que la tâche soit terminée, conformément à l'échéancier des tâches de traitement.

Les notifications cessent lorsque la tâche est terminée pour le rôle respectif ou lorsque le document de performance est terminé. Par exemple, lorsque le salarié soumet une tâche terminée, il ne reçoit plus de notifications. En revanche, pour les tâches qui ne sont pas terminées, vous devez désactiver les notifications pour éviter qu'elles ne continuent à être envoyées une fois la tâche échue. Pour désactiver les notifications, vous devez effectuer l'une des deux opérations suivantes :

• Désélectionner les options dans le modèle de document de performance et sauvegarder le modèle.

• Désactiver le traitement Enterprise Scheduler Service.