Que se passe-t-il si je modifie un questionnaire en cours d'utilisation ?

Lorsque vous modifiez un questionnaire en cours d'utilisation, vous êtes invité à créer une nouvelle version du questionnaire ou à mettre à jour la version existante.

Lorsque vous mettez à jour le questionnaire, les réponses existantes peuvent de ne plus être valides. Il est donc préférable de créer une nouvelle version du questionnaire.

Lorsque vous mettez à jour un questionnaire existant :

• Si les personnes interrogées ont répondu à des questions et sauvegardé le questionnaire avant la mise à jour, les réponses sauvegardées continuent à apparaître à la réouverture de la version mise à jour.

• Le statut reste Actif.

• La version du questionnaire reste inchangée.

• Le statut En cours d'utilisation est Oui.

Remarque :

Au besoin, vous pouvez modifier le questionnaire, mais nous vous conseillons de n'apporter que des modifications à moindre impact, telles qu'une modification de texte. L'ajout de questions, le balisage de questions comme obligatoires ou la modification de réponses à des questions à choix peut s'avérer problématique dans les questionnaires déjà remplis. Cela s'applique aux questionnaires utilisés dans les documents de performance, les documents de performance à la demande, les retours demandés et les entretiens de suivi.

Vous pouvez mettre à jour les attributs suivants dans un questionnaire en cours d'utilisation :

• Nom du questionnaire

• Dossier (catégorie) du questionnaire

• Propriétaire

• Statut

• Confidentialité

• Description

• Instructions

• Pièce jointe au questionnaire

• Ordre des sections (si le modèle de questionnaire de base le permet)

• Présentation des sections (si le modèle de questionnaire de base le permet)

• Ordre des réponses (randomisation positionnelle des réponses)

• Nom, description et texte d'instruction de la section (si le modèle de questionnaire de base le permet)

• Position des questions (fonction glisser-déplacer autorisée)

Les modifications prennent effet dès que vous sauvegardez le questionnaire. Les personnes interrogées voient la version modifiée dans les cas suivants :

• Création d'un document de performance contenant un questionnaire

• Modification d'un questionnaire dans un document de performance en cours

• Réouverture d'un document de performance précédemment finalisé pour modifier le questionnaire

• Les documents d'entretien de suivi font toujours référence à la dernière version du questionnaire référencée dans le modèle d'entretien de suivi. Si vous avez besoin d'une nouvelle version d'un questionnaire pour de nouveaux documents d'entretien de suivi, il est recommandé de créer un nouveau modèle d'entretien de suivi incluant un nouveau questionnaire au lieu de créer une nouvelle version du questionnaire existant. Vous pouvez ainsi conserver les réponses au questionnaire dans les documents d'entretien de suivi existants.

Lorsque vous créez une nouvelle version d'un questionnaire :

• La version précédente n'est pas affectée.

• Le statut de la nouvelle version est défini sur Brouillon.

• Le numéro de version du questionnaire est incrémenté d'une unité.

• Le statut En cours d'utilisation est défini sur Version précédente.

Dès lors qu'un questionnaire a été rempli dans cette version, le statut En cours d'utilisation passe à Oui. Les modifications prennent effet lorsque vous activez et sauvegardez le questionnaire. Les personnes interrogées voient la nouvelle version dans les cas suivants :

• Création d'un document de performance contenant un questionnaire

• Modification d'un questionnaire dans un document de performance en cours :

  • Si quelqu'un a répondu à des questions et sauvegardé le questionnaire avant l'entrée en vigueur de la nouvelle version, ses réponses sauvegardées n'apparaissent pas lorsqu'il rouvre la nouvelle version. A la place, c'est la nouvelle version du questionnaire qui s'affiche.

• Réouverture d'un document de performance précédemment finalisé pour modifier le questionnaire.

  • La version du questionnaire que vous voyez pour les documents de performance finalisés avant réouverture est celle dans laquelle elle a été saisie.

• Création d'un nouveau document d'entretien de suivi

• Ouverture d'un document d'entretien de suivi existant pour modifier le questionnaire

• Création d'un nouveau retour demandé

• Modification d'un questionnaire dans un retour demandé en cours :

  • Si quelqu'un a répondu à des questions et sauvegardé le questionnaire avant l'entrée en vigueur de la nouvelle version, ses réponses sauvegardées n'apparaissent pas lorsqu'il rouvre la nouvelle version. A la place, c'est la nouvelle version du questionnaire qui s'affiche.

Que se passe-t-il si je modifie une question qui est actuellement en cours d'utilisation ?

Toute modification de questions auxquelles des réponses ont déjà été apportées peut invalider les réponses. Il est recommandé de copier la question dans un nouveau questionnaire, puis d'effectuer les modifications voulues.