Configurazione delle approvazioni delle prestazioni
È possibile impostare le approvazioni per i documenti prestazioni in modo da includere più task di approvazione e una gerarchia di approvatori.
Quando il manager o il lavoratore sottomette il documento per l'approvazione, gli approvatori ricevono la notifica che il documento è pronto per l'approvazione. Possono quindi approvare o rifiutare il documento in più ubicazioni.
Configurazione dei task di approvazione nel flusso del processo
Per utilizzare le approvazioni è necessario configurare il flusso del processo in modo che includa un task di approvazione. Per impostare i flussi di processo si utilizza il task Flussi processi prestazioni nell'area di lavoro Impostazione e manutenzione. È possibile impostare i flussi di processo in modo da richiedere uno o due task di approvazione, oppure in modo da non richiederne alcuno. Se si includono task di approvazione, è possibile ordinarli in qualsiasi modo richiesto dal business process. Ad esempio, potrebbe essere necessario creare un flusso di processo con il task Prima approvazione dopo il task Valutazione lavoratore da parte del manager e il task Seconda approvazione dopo il task Feedback finale.
Quando ciascun task di approvazione viene raggiunto, il manager deve sottomettere il documento prestazioni per l'approvazione, anche se il lavoratore esegue il task prima del task di approvazione. Il documento percorre l'intero processo di approvazione e, perché la valutazione possa continuare, tutti gli approvatori di cui è richiesta l'approvazione devono approvare il documento.
È possibile configurare i flussi del processo prestazioni per saltare l'azione di sottomissione dei documenti prestazioni per l'approvazione. Abilitando la sottomissione automatica dei task di approvazione, al completamento del task precedente, il task di approvazione viene sottomesso automaticamente. È possibile selezionare la sottomissione automatica nella pagina Flussi processo prestazioni, nella sezione Approvazione, revisione e riunioni. Questa impostazione si applica sia al task Prima approvazione che al task Seconda approvazione.
Configurazione della gerarchia di approvazione e delle notifiche
La catena di approvazione predefinita comprende il manager del manager del lavoratore da valutare. È tuttavia possibile aggiungere ulteriori livelli di approvatori e altri ruoli, ad esempio specialista HR. Gli altri ruoli devono disporre di privilegi corretti per le approvazione e avere un profilo di sicurezza dati che consente l'accesso al lavoratore di cui devono approvare il documento prestazioni. Per impostare le approvazioni e le notifiche associate, utilizzare il task Definisci gestione approvazioni per Human Capital Management. Per aggiungere uno specialista HR come approvatore è inoltre necessario aggiungere un'area di responsabilità per tale ruolo mediante il task Aree di responsabilità in Gruppi clienti personali > Azioni rapide > Mostra altri dettagli > Aree di responsabilità.
Configurazione di regole di approvazione
Gli specialisti HR possono configurare una regola di approvazione per i documenti prestazioni in modo che utilizzino la gerarchia di assegnazione corrente anziché l'assegnazione principale in una gerarchia. Pertanto, se sottomettono per l'approvazione un documento prestazioni nell'assegnazione non principale di un dipendente, il documento viene instradato utilizzando la gerarchia assegnazioni non principale.
È possibile impostare approvazioni a più livelli per i documenti prestazioni utilizzando le assegnazioni correnti o principali del manager. Se un documento prestazioni dispone di più livelli di approvazione e gli approvatori dispongono di più assegnazioni, è possibile instradare le approvazioni utilizzando la gerarchia di assegnazione del dipendente oppure le assegnazioni principali del manager.
Se esistono più regole di approvazione, gli specialisti HR possono utilizzare approvazioni parallele in una regola di approvazione per inviare richieste di approvazione a più partecipanti contemporaneamente. Solo la prima persona a rispondere deve elaborare l'approvazione.
Notifiche
Se le notifiche sono attive, ciascun approvatore riceve una lista di lavoro e la notifica via e-mail che un documento è stato sottomesso per l'approvazione. La notifica contiene una collegamento al documento prestazioni per consentire all'approvatore di visualizzarlo. Dopo che tutti gli approvatori di cui è richiesta l'approvazione hanno approvato o rifiutato il documento, il manager del lavoratore riceve la notifica relativa all'approvazione o al rifiuto del documento stesso. Il processo di approvazione viene ripetuto se il manager sottomette di nuovo un documento rifiutato o se nel flusso del processo è configurato un secondo task di approvazione. Se il documento prestazioni viene approvato, il task successivo nel flusso del processo diventa disponibile. In alternativa, se l'approvazione è l'ultimo task, il documento prestazioni viene completato. Se l'approvazione viene rifiutata, il task precedente nel flusso del processo diventa il task corrente, in modo che tutte le modifiche richieste possano essere apportate prima della risottomissione del task di approvazione.