A katalógust különböző felhasználók érhetik el.
Az Oracle BI EE rendszeren belül az elsődleges felhasználók következő három csoportja különböztethető meg: tartalomfelhasználók, tartalomtervezők és katalógus-rendszergazdák. Az egyes felhasználók eltérő feladatokat hajtanak végre a katalógusban, ennek megfelelően a katalógus kezelőfelületének eltérő változatait látják. Gyakori eset, hogy az egyik felhasználói csoport számára elérhető funkció nem áll rendelkezésre egy másik csoportnál. Emellett az egyes felhasználók számára elérhető funkciók és objektumok a jogosultságoktól függően változnak, amelyeket a Presentation Services rendszergazdája ad meg, illetve függenek az objektumok egyedi engedélyeitől, amelyeket általában a tartalom tervezője állít be.
A tartalomfelhasználók a Katalógus oldalt használhatják a napi feladataik végrehajtásához szükséges objektumok megtekintéséhez. Például egy értékesítési vezetőnek hozzá kell férnie ahhoz az elemzéshez, amely adott márkájú ital heti értékesítési adatait követi nyomon az egyes régiókban. A tartalom tervezője és a katalógus rendszergazdája által beállított engedélyek meghatározzák azokat a feladatokat, amelyeket a tartalom felhasználói végrehajthatnak a tartalom adott részén és a katalógusban. Például a tartalom felhasználói az A vállalatnál csak a hozzájuk rendelt objektumokat kereshetik, tekinthetik meg és használhatják műveleteikben, míg a B vállalatnál a tartalom felhasználói kereshetnek a tartalomban, műveleteket hajthatnak végre azon, valamint tartalmat hozhatnak létre és tárolhatnak személyes mappáikban.
A tartalomtervezők azok a személyek, akik a tartalmat létrehozzák a tartalom felhasználói számára. A tartalomtervezőknek szélesebb körű hozzáférést kell biztosítani a katalógushoz, hogy hatékonyan végrehajthassák az objektumok létrehozásával, szerkesztésével, tesztelésével és hibaelhárításával kapcsolatos feladatokat. A katalógus funkcióihoz való hozzáférésük kiterjedtebb, mint a tartalom felhasználóié. Azonban, a tartalom felhasználóihoz hasonlóan, a tartalomtervezők engedélyeit is a rendszergazda állítja be. Például az egyik tartalomtervező tartalmat tárolhat és kérhet le az Értékesítés tevékenységi terület nyilvános mappáinak használatával, de az Üzemeltetés tevékenységi területnél már nem. Egy másik tartalomtervező több csoporthoz lehet hozzárendelve, hogy eltérő felhasználóként bejelentkezhessen a Presentation Services alkalmazásaiba az új vagy átdolgozott tartalom teszteléséhez.
A rendszergazdáknak kell rendelkezniük a legátfogóbb hozzáféréssel a katalógushoz, de ezt továbbra is azok a jogosultságok határozzák meg, amelyeket a Presentation Services rendszergazdája szerepkörükhöz hozzárendel. A katalógusban a rendszergazdák által végrehajtott feladatok közé tartozik általában az engedélyek beállítása a katalógus objektumaihoz és mappáihoz, a katalógus archiválása, a könyvtárszerkezetek létrehozása és kezelése, a rendszer- és a felhasználói adatok kezelése.
Megjegyzés:
Idővel belső ellentmondások alakulhatnak ki a katalógusban a megszakadt hivatkozások, a felhasználók törlése vagy az NFS fájlrendszer problémái miatt. Rendszeres időközönként célszerű végrehajtani a katalógus érvényesítését, hogy értesülni lehessen a belső ellentmondásokról, és végre lehessen hajtani a szükséges lépéseket. Az érvényesítésről a tudnivalókat lásd: A katalógus érvényesítése., ebben: System Administrator's Guide for Oracle Business Intelligence Enterprise Edition.