Geplante Prozesse und Prozesssets starten

Im Arbeitsbereich "Geplante Prozesse" können Sie alle geplanten Prozesse - einschließlich Prozesssets - starten, auf die Sie Zugriff haben. Sie können auch viele Prozesse aus anderen Arbeitsbereichen starten.

Bei manchen Prozessen, die Ausgaben unterstützen, handelt es sich auch um Berichte, die Sie im Arbeitsbereich oder auf der Fensterbereichsregisterkarte "Berichte und Analysen" anzeigen können. Sie finden diese Fensterbereichsregisterkarte in einigen Arbeitsbereichen. Sie können einen geplanten Prozess bereits mit wenigen grundlegenden Schritten starten. Es gibt jedoch viele zusätzliche Optionen, die Sie festlegen können, z.B. wenn für den Prozess ein Zeitplan gelten soll.

Geplanten Prozess auswählen und Parameter definieren

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf Navigator > Extras > Geplante Prozesse.

2. Klicken Sie auf der Überblickseite "Geplante Prozesse" auf Neuen Prozess planen.

3. Übernehmen Sie den Standardtyp Job, wählen Sie den Prozess aus, der gestartet werden soll, und klicken Sie auf OK.

4. Geben Sie im Dialogfeld Prozessdetails mindestens die erforderlichen Parameter ein.

   • Einige Prozesse haben überhaupt keine Parameter.

   • Einige Parameter hängen von anderen Parametern ab. Beispiel: Datumsbereichsparameter werden unter Umständen erst angezeigt, nachdem Sie für einen anderen Parameter Nach Datum gewählt haben.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erweitert", wenn Sie den Zeitplan, die Ausgabe oder Benachrichtigungen definieren möchten. Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort. Oder machen Sie direkt mit den Schritten zum Abschließen der Weiterleitung weiter, um den Prozess einmal sobald wie möglich mit der Standardausgabe auszuführen.

Zeitplan definieren

Richten Sie einen Zeitplan ein, um den Prozess wiederkehrend oder zu einem bestimmten Zeitpunkt auszuführen. Verwenden Sie das Dialogfeld "Prozessdetails" im Modus "Erweitert".

1. Öffnen Sie die Registerkarte "Zeitplan", und wählen Sie Mit Zeitplan für die Option Ausführen.

2. Wählen Sie eine Häufigkeit, z.B. Täglich oder Monatlich.

   • Wählen Sie Benutzerdefiniert, wenn Sie die exakten Termine und Uhrzeiten für die Prozessausführung eingeben möchten.

   • Wählen Sie Gespeicherten Zeitplan verwenden, um einen vorhandenen Zeitplan zu nutzen.

3. Definieren Sie je nach ausgewählter Häufigkeit, wann der Prozess ausgeführt werden soll.

Einige Prozesse können nur mit einer bestimmten maximalen Häufigkeit ausgeführt werden, z.B. alle 10 Minuten. Es gibt jedoch Fälle, in denen diese Validierung nicht gilt, z.B. wenn unterschiedliche Benutzer denselben Prozess in einem Abstand von weniger als 10 Minuten ausführen. Ein weiteres Beispiel wäre ein gespeicherter Zeitplan, in dem zusätzlich zur regulären Häufigkeit eine weitere individuelle Ausführung vorgesehen ist, z.B. ein Zeitplan, der alle 10 Minuten und einmal 5 Minuten nach der ersten Ausführung gestartet wird.

Ausgabe definieren

Sie können Layout, Format und Ziel Ihrer Ausgabe wählen. Verwenden Sie das Dialogfeld "Prozessdetails" im Modus "Erweitert".

1. Öffnen Sie die Registerkarte "Ausgabe", sofern verfügbar.

2. Klicken Sie auf Ausgabedokument hinzufügen.

3. Ändern Sie bei Bedarf den Namen. Anhand des Namens können Sie das Ausgabedokument identifizieren, wenn Sie die Ausgabe später anzeigen.

4. Wählen Sie ein Layout aus, sofern eine Auswahl vorhanden ist.

5. Wählen Sie ein Format aus, z.B. eine der folgenden Optionen:

   • PDF: Die beste Option, wenn Sie die Ausgabe drucken möchten.

   • Excel: Unterstützt eingebettete Bilder, wie Diagramme und Logos. Kann aber nur in Excel 2003 oder höher geöffnet werden.

   • Daten: Gibt die Berichtsdaten in XML aus. Wird hauptsächlich für die Bearbeitung des Berichtslayouts verwendet.

6. Klicken Sie auf Ziel hinzufügen, um die Ausgabe z.B. an einen Drucker oder eine E-Mail-Adresse zu senden. Sie können viele Ziele hinzufügen und die Ausgabe gleichzeitig an alle Ziele senden.

   Tipp:

   Anstatt hier ein Druckerziel hinzuzufügen, können Sie den Druck der Ausgabe auch zusammen mit den Schritten für den Abschluss der Weiterleitung vornehmen.

7. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 6, um weitere Ausgabedokumente hinzuzufügen.

Benachrichtigungen einrichten

Je nachdem, wie der Prozess endet, können Benachrichtigungen gesendet werden. Die entsprechende Einrichtung nehmen Sie im Dialogfeld "Prozessdetails" im Modus "Erweitert" vor. Ungeachtet der Voreinstellungen des Empfängers für Sprache und Zeitzone werden diese Benachrichtigungen in Englisch und die Zeiten in UTC angezeigt.

1. Öffnen Sie die Registerkarte "Benachrichtigung".

2. Klicken Sie auf Benachrichtigung erstellen.

3. Wählen Sie in der Liste Adresstyp aus, ob Sie den Empfänger anhand der E-Mail-Adresse oder der Benutzer-ID identifizieren möchten.

4. Geben Sie im Feld Empfänger die E-Mail-Adresse oder die Benutzer-ID der Person ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll.

5. Wählen Sie in der Liste Bedingung aus, wann die Benachrichtigung gesendet werden soll, z.B. wenn der Prozess mit einem Fehler endet.

6. Klicken Sie auf OK.

7. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 6, um Benachrichtigungen an weitere Personen zu senden.

Weiterleitung abschließen

Führen Sie die folgenden Schritte im Dialogfeld "Prozessdetails" aus:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prozessoptionen, um Einstellungen zu definieren, die sich auf die zu verarbeitenden Daten auswirken.

2. Wenn der Prozess eine Ausgabe umfasst und Sie diese drucken möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Druckausgabe und einen Drucker.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bei Prozessende benachrichtigen, wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten. Ungeachtet Ihrer Voreinstellungen für Sprache und Zeitzone werden diese Benachrichtigungen in Englisch und die Zeiten in UTC angezeigt.

4. Geben Sie Weiterleitungsnotizen ein, um alle Informationen zu erfassen, die dieser Weiterleitung zugeordnet werden sollen. Anhand Ihrer Notizen können Sie diese Weiterleitung später wiederfinden.

5. Klicken Sie auf Weiterleiten.

6. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK.

   Tipp:

   Notieren Sie sich die Prozess-ID für Ihre Weiterleitung, damit Sie sie später leichter finden können. Beispiel: Sie legen fest, dass der Prozess einmal wöchentlich ausgeführt wird. Wenn Sie später alle Ausführungen in diesem Zeitplan abbrechen möchten, müssen Sie diese ursprüngliche Weiterleitung mit der angezeigten Prozess-ID abbrechen.

Prozesssets starten

So starten Sie ein Prozessset von der Überblickseite "Geplante Prozesse":

1. Fahren Sie mit den Schritten für die Weiterleitung geplanter Prozesse fort, wählen Sie dabei aber als Typ die Option Jobset aus.

2. Richten Sie im Dialogfeld "Prozessdetails" die Parameter für einzelne Prozesse im Set ein. Ein Prozessset hat selbst keine Parameter.

   1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Prozesse" einen Prozess aus.

   2. Geben Sie ggf. Parameter für diesen Prozess ein.

   3. Wiederholen Sie den Vorgang für andere Prozesse im Set.

3. Legen Sie wie für einen geplanten Prozess Zeitplan, Ausgabe und Benachrichtigungen für das gesamte Prozessset fest.

4. Richten Sie bei Bedarf weitere Optionen ein, und klicken Sie auf Starten.

Benachrichtigungen werden am Ende des gesamten Prozesssets und nicht am Ende jedes einzelnen Prozesses im Set gesendet. Dabei ist es unerheblich, ob Sie die Registerkarte "Benachrichtigungen" oder das Kontrollkästchen Bei Prozessende benachrichtigen oder beides verwenden.