Gérer les transactions de workflow

Une fois les tâches de workflow créées, il s'avère utile de les suivre et d'y accéder si le besoin se fait sentir, en particulier lorsque quelque chose tourne mal. Si vous disposez de l'accès approprié, vous pouvez surveiller et analyser les tâches de workflow pour les autres et pour vous-même.

La page Gestionnaire de transactions : Transactions de la zone de travail Console des transactions vous permet de gérer les transactions. Une transaction désigne un processus métier impliquant une tâche de workflow. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire :

• Vous pouvez suivre les statuts des transactions et télécharger des feuilles de calcul contenant des informations sur les transactions.

• Vous pouvez télécharger et consulter les journaux de diagnostic pour les transactions. Par exemple, vous pouvez consulter les conditions des règles d'approbation susceptibles d'être à l'origine d'une erreur.

• Selon la manière dont se déroule la transaction et l'accès dont vous disposez, vous pouvez, par exemple, réaffecter ou récupérer la transaction.

Rechercher des transactions

Procédez comme suit :

1. Cliquez sur Navigateur > Outils > Console des transactions.

2. Si des onglets s'affichent, assurez-vous que vous êtes dans l'onglet Récapitulatif des transactions.

3. Sur la page Gestionnaire de transactions : Transactions, vérifiez l'heure de la Dernière actualisation après le titre de la page pour voir à quand remonte la dernière mise à jour des statuts des transactions. Si nécessaire, cliquez sur l'icône Actualiser. Vous pouvez rafraîchir les données à tout moment si cette opération n'a pas encore été lancée par un autre utilisateur.

   • Vous pouvez également cliquer sur l'icône Actualiser pour une ligne spécifique de la table afin d'actualiser des transactions individuelles.

   • En outre, le traitement planifié Actualiser le statut des transactions sur la console de l'administrateur des transactions s'exécute automatiquement pour actualiser les statuts.

   • Si vous ouvrez les détails d'une transaction spécifique (étape 5), le statut est également actualisé et la dernière valeur à jour apparaît sur la page de détails.

4. Affichez les transactions dont le statut correspond au filtre de statut par défaut, par exemple Echec. Vous pouvez retirer ce filtre de manière à obtenir une liste de résultats plus large. Vous pouvez tout aussi bien utiliser la recherche et les filtres afin d'appliquer vos propres critères, par exemple pour rechercher les transactions prioritaires ou soumises par une personne en particulier, ou pour utiliser des champs plus performants.

   • Vous pouvez utiliser la recherche pour renvoyer des résultats en fonction des mots-clés de la colonne Nom ou Nom du traitement, ou utiliser spécifiquement les filtres Nom ou Nom du traitement. Le nom correspond à la personne ou à l'objet auquel la tâche de workflow s'applique, et le traitement reflète le type de la tâche de workflow.

   • Vous pouvez personnaliser les filtres afin de les ajouter ou de les masquer, et créer des recherches sauvegardées à utiliser ultérieurement. Par exemple, il est recommandé d'utiliser le champ plus performant Nom de la personne affectée plutôt que le champ "Affecté à" et de sélectionner le champ Rôle de la personne affectée pour rechercher les transactions affectées à un rôle spécifique. Si le champ Soumis par figure dans votre recherche sauvegardée, vous pouvez être invité à recréer la recherche pour tirer parti d'un champ "Soumis par" plus performant.

5. Sélectionnez des transactions et traitez-les directement à partir de la table de résultats ou cliquez sur une transaction dans la colonne Nom pour en consulter les détails, tels que les informations de diagnostic des transactions en échec, et y accéder.

Traiter les transactions sans ouvrir les détails

Voici les opérations à effectuer :

1. Sélectionnez une ou plusieurs transactions dans la table de résultats.

2. Vous pouvez éventuellement utiliser le menu Priorité pour définir la priorité d'un problème et ainsi utiliser ce paramètre ultérieurement pour rechercher ces transactions.

3. Ouvrez le menu Actions et sélectionnez une action. Si vous avez sélectionné plusieurs transactions, vous ne voyez que les actions applicables à l'ensemble d'entre elles.

Utiliser les détails de la transaction

Les informations et les actions disponibles dans les détails de la transaction dépendent du statut de la transaction et de l'accès dont vous disposez. Par exemple, pour les transactions en cours ou terminées, vous pouvez voir l'historique des approbations, qui affiche les personnes ayant d'ores et déjà donné leur aval et, le cas échéant, la personne actuellement affectée.

Pour les transactions en échec, vous pouvez obtenir des informations sur les problèmes et, en tant qu'administrateur, entreprendre certaines actions :

1. Sélectionnez une valeur dans la liste des Problèmes, si plusieurs incidents sont à déplorer sur la transaction.

2. Consultez les informations figurant dans les sections Instructions et Détails, notamment la description et la résolution du problème, ainsi que la tâche de workflow et la règle d'approbation associées.

3. Cliquez sur le lien Télécharger pour obtenir le journal de diagnostic.

4. Utilisez la liste Priorité du problème pour définir la priorité d'un incident et pouvoir utiliser ce critère ultérieurement pour retrouver cette transaction.

5. Dans la liste Affecté à, sélectionnez la personne devant corriger le problème à des fins de suivi et de filtrage.

   Remarque : vous pouvez remplacer le champ "Affecté à" dans la recherche sauvegardée par le champ plus performant Nom de la personne affectée et ajouter le champ Rôle de la personne affectée pour rechercher les transactions affectées à un rôle spécifique.

6. Ajoutez des commentaires, pour suivre les actions menées afin de résoudre le problème ou noter les ID demande de service, par exemple. Ces commentaires ne sont visibles de vous et des autres intervenants que dans la console des transactions, et non avec la tâche de workflow dans la liste de travail.

7. Si possible, prenez les mesures appropriées pour résoudre le problème. Voici comment vous pouvez procéder :

   • Ouvrez le menu Actions et sélectionnez une action pour gérer la transaction.

   • Effectuez le suivi avec la personne en charge du problème ou le service d'assistance. Fournissez le journal de diagnostic et d'autres informations provenant des détails de la transaction.

   • Reconfigurez la règle d'approbation sur laquelle est basée la transaction et soumettez à nouveau la tâche de workflow.

8. Sélectionnez une autre valeur dans la liste des Problèmes, le cas échéant, et relancez le même traitement.

9. Cliquez sur Sauvegarder et fermer.

Télécharger une feuille de calcul des transactions

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Dans la table des résultats, sélectionnez les transactions à inclure dans la feuille de calcul. Pour avoir une liste exhaustive des transactions, sélectionnez toutes les transactions ou aucune d'entre elles.

2. Dans le menu Actions, cliquez sur Télécharger.