So erstellen Sie eine Besprechung

Führen Sie folgende Schritte durch:

1. Wählen Sie Datei -> Neu -> Besprechung. Das daraufhin erscheinende Fenster Termin unterscheidet sich von dem Fenster, das Sie mit Datei -> Neu -> Termin aufrufen, lediglich durch zwei zusätzliche Register: Planung und Besprechung.

2. Geben Sie, wie unter So erstellen Sie einen Einzeltermin und So erstellen Sie einen sich wiederholenden Termin beschrieben, die erforderlichen Informationen in die Register Termin, Erinnerung und Wiederholung des Fensters Termin ein.

3. Falls Sie weitere Informationen zur Besprechung eingeben möchten, rufen Sie die Registerkarte Besprechung auf, indem Sie auf das Register Besprechung klicken.

4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Organisator den Organisator der Besprechung aus.

   E-Mail und Kalender trägt automatisch den Namen des aktuellen Benutzers in das Textfeld Organisator ein. Wenn Sie mehrere E-Mail und Kalender-Konten pflegen, wählen Sie in der Dropdown-Liste das richtige Konto aus.

5. Die Besprechungsteilnehmer werden tabellarisch aufgeführt. Die Tabelle der Besprechungsteilnehmer umfasst standardmäßig die folgenden Spalten (von links nach rechts):

   Spalte	Beschreibung
   Teilnehmer	E-Mail und Kalender trägt automatisch den Namen des aktuellen Benutzers als ersten Teilnehmer in die Liste ein. Um weitere Teilnehmer in die Liste aufzunehmen, klicken Sie auf den Text Klicken Sie hier, um einen Teilnehmer hinzuzufügen unter der Teilnehmerliste. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Personen oder Gruppen ein, die Sie zur Besprechung einladen möchten, oder den Namen der für die Besprechung zu reservierenden Ressource oder Räumlichkeit. Wenn Sie dem Teilnehmer die Besprechungsdaten übermitteln möchten, müssen Sie dessen E-Mail-Adresse in dieses Feld eingeben.
   Typ	Klicken Sie auf das Feld unter dem Spaltenkopf Typ, um eine Dropdown-Liste zu aktivieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen der folgenden Typen aus: Individuell Gruppe Ressource Raum Unbekannt
   Position	Klicken Sie auf das Feld unter dem Spaltenkopf Position, um eine Dropdown-Liste zu aktivieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine der folgenden Funktionen aus: Vorsitzender Benötigter Teilnehmer Optionaler Teilnehmer Nicht-Teilnehmer Unbekannt
   UAwg	Klicken Sie auf das Feld unter dem Spaltenkopf UAwg, um eine Dropdown-Liste zu aktivieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen aus, um festzulegen, ob dem Organisator eine Rückmeldung gesendet werden muss: Ja Nein
   Status	Klicken Sie auf das Feld unter dem Spaltenkopf Status, um eine Dropdown-Liste zu aktivieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine der folgenden Statusoptionen aus: Erfordert Maßnahme Angenommen Abgelehnt Vorläufig Delegiert

   Drücken Sie die Eingabetaste, um den neuen Eintrag in die Teilnehmerliste zu übertragen.

   Zum Löschen eines Teilnehmers aus der Liste klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag in der Teilnehmerliste und wählen dann im Kontextmenü den Befehl Löschen.

   Informationen zum Ändern oder Speichern der aktuellen Ansicht oder zum Erzeugen benutzerdefinierter Ansichten finden Sie unter Verwenden von Ansichten .

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Andere einladen, um einen neuen Tabelleneintrag zu erstellen. E-Mail und Kalender zeigt auch das Dialogfeld Kontakte aus Adressbuch wählen an, das Ihnen die Möglichkeit zur Auswahl von Teilnehmern bietet.

7. Klicken Sie auf das Register Planung, um die Registerkarte Planung anzuzeigen. Die Registerkarte Planung dient zum Ermitteln eines Zeitpunkts, zu dem alle Teilnehmer und alle für die Besprechung erforderlichen Ressourcen verfügbar sind. In der folgenden Tabelle sind die Elemente der Registerkarte Planung beschrieben:

   Element	Beschreibung
   Teilnehmerliste	Zeigt die Liste der Besprechungsteilnehmer an. Diese Teilnehmerliste unterscheidet sich von derjenigen auf der Registerkarte Besprechung lediglich dadurch, dass hier die Spalten Position und UAwg fehlen. Sie können den Inhalt dieser Tabelle, wie in Verwenden von Ansichten beschrieben, anpassen.
   Legende	Erklärt die im Zeitplan verwendeten Farbkodierungen mit den folgenden Bedeutungen: Vorläufig: Der Teilnehmer hat einen anderen Termin, hat diesen Zeitpunkt jedoch als frei gekennzeichnet und könnte folglich zur angegebenen Zeit für die Besprechung verfügbar sein. Beschäftigt: Der Teilnehmer hat einen anderen Termin und kann zum angegebenen Zeitpunkt nicht an der Besprechung teilnehmen. Nicht im Büro: Der Teilnehmer ist zum angegebenen Zeitpunkt außer Haus und kann nicht an der Besprechung teilnehmen. Keine Informationen: Der Teilnehmer hat keine Angaben über seinen Zeitplan veröffentlicht, sodass E-Mail und Kalender nicht feststellen kann, ob eine Teilnahme zum angegebenen Zeitpunkt möglich ist.
   Zeitplan	Zeigt den Zeitplan aller Besprechungsteilnehmer an. Die Abschnitte des aktuell ausgewählten Zeitraums sind hell und alle anderen Abschnitte dunkel hinterlegt. Die Zeiträume, in welchen die einzelnen Teilnehmer verfügbar oder beschäftigt sind, sind durch farbige Quadrate gekennzeichnet.
   Andere einladen	Klicken Sie auf die Schaltfläche Andere einladen, um einen neuen Eintrag für die Teilnehmerliste zu erstellen. E-Mail und Kalender zeigt auch das Dialogfeld Kontakte aus Adressbuch wählen an, das Ihnen die Möglichkeit zur Auswahl von Teilnehmern bietet.
   Optionen	Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, um das Kontextmenü mit den folgenden Menüelementen zu öffnen: Nur Arbeitszeit anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, wenn nur die Arbeitszeiten jedes Tags angezeigt werden sollen. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass alle Stunden des Tags angezeigt werden. Die Arbeitszeit definiert sich durch die Stunden zwischen Tag beginnt und Tag endet. Verkleinert anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie einen Zeitplanüberblick für mehrere Tage anzeigen möchten. Deaktivieren Sie diese Option, um für jeden Tag einen detaillierten Zeitplan anzuzeigen. Verfügbarkeit aktualisieren: Wählen Sie diesen Menüeintrag, um die Verfügbarkeitsinformationen aller Teilnehmer in der Teilnehmerliste zu aktualisieren.
   Schaltfläche <<	Indem Sie auf die Schaltfläche << klicken, wird der vorige Zeitraum, der die angegebenen Kriterien für die Funktion Auto-Auswählen erfüllt, im Zeitplan hervorgehoben. E-Mail und Kalender aktualisiert die Werte für Anfangszeit der Besprechung und Endzeit der Besprechung automatisch.
   Auto-Auswählen	Klicken Sie auf die Schaltfläche Auto-Auswählen, um das Kontextmenü mit den folgenden Menüelementen zu öffnen: Alle Personen und Ressourcen: Wählen Sie diesen Menüeintrag, um Zeiträume hervorzuheben, in welchen alle angegebenen Personen und Ressourcen verfügbar sind. Alle Personen und eine Ressource: Wählen Sie diesen Menüeintrag, um Zeiträume hervorzuheben, in welchen alle angegebenen Personen und mindestens eine der angegebenen Ressourcen verfügbar sind. Benötigte Personen: Wählen Sie diesen Menüeintrag, um Zeiträume hervorzuheben, in welchen alle erforderlichen Personen verfügbar sind. Benötigte Personen und eine Ressource: Wählen Sie diesen Menüeintrag, um Zeiträume hervorzuheben, in welchen alle erforderlichen Personen und mindestens eine der angegebenen Ressourcen verfügbar sind.
   Die Schaltlfäche >>	Klicken Sie auf die Schaltfläche >>, um den Zeitraum im Zeitplan hervorzuheben, der die ausgewählten Auto-Auswählen-Kriterien erfüllt. E-Mail und Kalender aktualisiert die Werte für Anfangszeit der Besprechung und Endzeit der Besprechung automatisch.
   Anfangszeit der Besprechung	Geben Sie mithilfe dieser Kombinationsfelder das Anfangsdatum und die Anfangsuhrzeit für die Besprechung ein.
   Endzeit der Besprechung	Geben Sie mithilfe dieser Kombinationsfelder das Enddatum und die Enduhrzeit für die Besprechung ein.

8. Wählen Sie Datei -> Speichern und schließen. E-Mail und Kalender erstellt die Besprechung, und Sie werden gefragt, ob Sie die Besprechungsdaten versenden möchten.

9. Klicken Sie auf Ja, um die Besprechungsdaten an die angegebenen E-Mail-Adressen zu versenden.

   Klicken Sie auf Nein, um die Besprechungsdaten zu speichern, ohne sie an die angegebenen E-Mail-Adressen zu versenden. Sie können die Besprechungsdaten, wie unter Versenden von Besprechungsdaten erläutert, zu einem späteren Zeitpunkt versenden.