Benutzerhandbuch zu Java Desktop System E-Mail und Kalender

Senden von Nachrichten

Sie können entweder neue Nachrichten versenden oder empfangene Nachrichten beantworten oder weiterleiten. In die folgenden Felder des Nachrichtenfensters können Sie Empfängeradressen eingeben:

An: Geben Sie in dieses Feld die Adressen der Benutzer ein, an die Sie Ihre Nachricht senden möchten.
Kopie an: Das Kopieren einer Nachricht an eine oder mehrere Adressen wird häufig auch mit cc für den englischen Ausdruck Carbon Copy abgekürzt. Geben Sie in dieses Feld die Adressen der Benutzer ein, an die Sie eine Kopie Ihrer Nachricht senden möchten. Zum Anzeigen des Felds Kopie an wählen Sie im Nachrichtenfenster den Befehl Ansicht -> Kopie-Feld.
Blindkopie an: Geben Sie in dieses Feld die Adressen der Benutzer ein, an die Sie eine Blindkopie (versteckte Kopie) Ihrer Nachricht senden möchten. Die Adressen, die Sie hier eingeben, sind in der übermittelten Nachricht nicht sichtbar. Zum Anzeigen des Felds Blindkopie wählen Sie im Nachrichtenfenster den Befehl Ansicht -> Blindkopie-Feld.

Darüber hinaus können Sie auch über die Schaltflächen An, Kopie an und Blindkopie Empfänger für Ihre Nachricht auswählen.

So versenden Sie eine neue Nachricht

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Nachricht zu verfassen und zu versenden:

Wählen Sie Datei -> Neu -> E-Mail-Nachricht. Sie können stattdessen auch Aktionen -> Nachricht verfassen wählen.

Im Fenster Eine Nachricht verfassen schreiben Sie Ihre Nachricht. In der folgenden Tabelle sind die Elemente des Fensters Eine Nachricht verfassen beschrieben:

Element	Beschreibung
Von	Wenn Sie über mehrere E-Mail-Konten verfügen, wählen Sie in dieser Dropdown-Liste die E-Mail-Adresse aus, die im Feld Von Ihrer Nachricht erscheinen soll.
Signatur	Wenn Sie eine Unterschrift in Ihre Nachricht einfügen möchten, wählen Sie in dieser Dropdown-Liste die gewünschte Unterschrift aus. Hier steht Ihnen eine Unterschrift zur Verfügung, die automatisch aus den Angaben Ihres E-Mail-Kontos zusammengestellt wird. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Unterschriften erstellen. Weitere Informationen zu Signaturen finden Sie im Abschnitt Editoreinstellungen festlegen.
An	Geben Sie die E-Mail-Adressen der Benutzer ein, an die Sie Ihre Nachricht senden möchten. Wenn Sie die Nachricht an mehrere Adressen senden möchten, trennen Sie die einzelnen Adressen durch Kommata. Nähere Informationen darüber, wie Sie Kontakte aus Ihrer Kontaktliste in das Feld An übernehmen, finden Sie unter So wählen Sie Kontakte als Nachrichtenempfänger aus.
Betreff	Geben Sie in dieses Textfeld eine kurze Zusammenfassung des Nachrichtenbetreffs ein.
Inhalt	Geben Sie Ihren Nachrichtentext in den Fensterbereich unter dem Feld Betreff und der Formatierungsleiste ein. Nachrichten, die Sie versenden, können Sie formatieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Verfassen von Nachrichten.

Sie können Dateien als Anlage an Nachrichten anhängen. Gehen Sie wie folgt vor, um in der Anlage Ihrer Nachricht eine Datei zu versenden:
1. Wählen Sie im Fenster Eine Nachricht verfassen den Befehl Einfügen -> Anlage. Das Dialogfeld Datei(en) beilegen wird angezeigt.
2. Wählen Sie in diesem Dialogfeld die Datei aus, die Sie der Nachricht beifügen möchten. Nach der Auswahl der Datei klicken Sie auf OK. Die Anlage wird im Anlagenfeld des Fensters Eine Nachricht verfassen als Symbol dargestellt.
Zum Absenden der Nachricht wählen Sie Datei -> Abschicken.

So beantworten Sie eine Nachricht

Führen Sie folgende Schritte durch:

Öffnen Sie den Ordner mit der Nachricht, die Sie beantworten möchten. Wählen Sie in der Nachrichtenliste die gewünschte Nachricht aus.

Sie können die Nachricht, die Sie beantworten möchten, auch öffnen.
Um eine Antwort an den Absender der Nachricht zu senden, wählen Sie Aktionen -> Antwort an Absender.

Um nicht nur dem Absender der Nachricht, sondern auch allen Empfängern einer Kopie dieser Nachricht zu antworten, wählen Sie Aktionen -> Antwort an alle.

Auf Nachrichten, die Sie über eine Mailingliste empfangen, können Sie darüber hinaus so antworten, dass die Antwort nur an die Mailingliste, nicht jedoch an den ursprünglichen Absender oder eventuelle Kopieempfänger verschickt wird. Wählen Sie hierzu die Menüoption Aktionen -> Antwort an Liste.

Ein neues Nachrichtenfenster wird geöffnet. Abhängig von Ihren Einstellungen wird die ursprüngliche Nachricht in Ihre Antwort eingefügt oder nicht.
Geben Sie Ihren Nachrichtentext in den Fensterbereich unter dem Feld Betreff und der Formatierungsleiste ein.
Zum Absenden der Nachricht wählen Sie Datei -> Abschicken.

So leiten Sie eine Nachricht weiter

Empfangene Nachrichten können Sie an andere Adressen weiterleiten. Dazu stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung. In der folgenden Tabelle sind die Möglichkeiten zum Weiterleiten einer Nachricht beschrieben:

Nachricht weiterleiten	Beschreibung
Als Anlage	Die weiterzuleitende Nachricht wird der neuen Nachricht als Anlage beigefügt.
Eingebettet	Die weiterzuleitende Nachricht wird in den Nachrichtentext der neuen Nachricht eingefügt. Diese Methode bietet sich an, wenn Sie die weitergeleitete Nachricht zitieren möchten.
Als Zitat	Die weiterzuleitende Nachricht wird in den Nachrichtentext der neuen Nachricht eingefügt und durch vorangestellte Zeichen, wie beispielsweise Größer-als-Zeichen (>), in jeder Zeile gekennzeichnet. Diese Methode bietet sich an, wenn Sie die weitergeleitete Nachricht zitieren und von Ihrem eigenen Text absetzen möchten.
Umleiten	Die Nachricht wird weitergeleitet, Ihre Kopfzeileninformationen werden beibehalten. Angenommen, Sie empfangen eine Nachricht von Alex Popov und leiten Sie an Joe Garcia um. Wenn Joe Garcia die Nachricht öffnet, erscheint Alex Popov als der Absender. Diese Methode bietet sich an, wenn Sie eine Nachricht erhalten, die unpassenderweise an Sie gesendet wurde, wenn Sie also beispielsweise ein Verkaufsangebot erhalten, aber in der Kundendienstabteilung arbeiten.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Nachricht weiterzuleiten:

Öffnen Sie den Ordner mit der Nachricht, die Sie weiterleiten möchten. Wählen Sie in der Nachrichtenliste die weiterzuleitende Nachricht aus.

Sie können die Nachricht, die Sie weiterleiten möchten, auch öffnen.

Wählen Sie Aktionen -> Nachricht weiterleiten. Ein neues Nachrichtenfenster wird geöffnet.

Sie haben auch die Möglichkeit, unter Aktionen -> Weiterleiten die Art zu ändern, in der die Nachricht weitergeleitet wird. In der folgenden Tabelle sehen Sie, auf welche Arten Sie Nachrichten weiterleiten können:

Weiterleiten einer Nachricht...	Wählen Sie...
Als Anlage	Aktionen -> Weiterleiten -> Beigelegt
Eingebettet	Aktionen -> Weiterleiten -> An Ort und Stelle
Als Zitat	Aktionen -> Weiterleiten -> Zitiert
Umleiten	Aktionen -> Weiterleiten -> Umleiten

Geben Sie in das Feld An die E-Mail-Adresse der Benutzer ein, an die Sie die Nachricht weiterleiten möchten. Wenn Sie die Nachricht an mehrere Adressen weiterleiten möchten, trennen Sie die einzelnen Adressen durch Komma.

Nähere Informationen darüber, wie Sie Kontakte in das Feld An übernehmen, finden Sie unter So wählen Sie Kontakte als Nachrichtenempfänger aus.
Möchten Sie zusätzlichen Text in die Nachricht einfügen, geben Sie ihn in den Fensterbereich unter dem Feld Betreff und der Formatierungsleiste ein.
Zum Absenden der Nachricht wählen Sie Datei -> Abschicken.

Sie können einen bestimmten Weiterleitungsstil als Standard einrichten. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Editoreinstellungen festlegen.

So wählen Sie Kontakte als Nachrichtenempfänger aus

Sie können Kontakte aus Ihren Kontaktordnern in die Felder An, Kopie an und Blindkopie an Ihrer Nachricht übernehmen.

Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

Klicken Sie in Ihrer Nachricht auf die Schaltfläche An, Kopie an bzw. Blindkopie an. Das Dialogfeld Kontakte aus Adressbuch wählen wird angezeigt.

Von hier aus können Sie Kontakte als Empfänger in Ihre Nachricht übernehmen. In der folgenden Tabelle sind die verschiedenen Elemente des Dialogfelds Kontakte aus Adressbuch wählen beschrieben:

Element	Beschreibung
Ordner	Klicken Sie auf die Ordnerauswahl-Schaltfläche, um einen Kontaktordner zur Auswahl der Empfänger auszuwählen. Anweisungen zum Angeben von Standardkontaktordnern finden Sie in Festlegen der Ordnereinstellungen.
Kategorie	Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Kategorie aus, der der Kontakt angehört. In der Kontaktliste im unteren Teil des Dialogfelds werden nun alle Kontakte der betreffenden Kategorie angezeigt. Wenn Sie alle Kontakte in allen Kategorien anzeigen lassen möchten, wählen Sie Alle Kategorien.
Name (Textfeld)	Geben Sie den Namen des gesuchten Kontakts ein und klicken Sie auf Suchen, um die Suche in der Kontaktliste zu starten.
Kontaktliste	Eine Liste der Kontakte und Kontaktlisten im aktuellen Ordner. Der Inhalt der Liste ist von folgenden Faktoren abhängig: Ausgewählter Ordner Ausgewählte Kategorie Eventuell aktive Namenssuche Fallweise davon, ob sie zum Übernehmen von Kontakten in die Felder An, Kopie an bzw. Blindkopie an verwendet wird
An	Um einen Kontakt in das An-Feld Ihrer Nachricht zu übernehmen, wählen Sie ihn in der Kontaktliste aus und klicken dann auf die Schaltfläche An.
Kopie an	Um einen Kontakt in das Kopie an-Feld Ihrer Nachricht zu übernehmen, wählen Sie ihn in der Kontaktliste aus und klicken dann auf die Schaltfläche Kopie an.
Blindkopie an	Um einen Kontakt in das Blindkopie an-Feld Ihrer Nachricht zu übernehmen, wählen Sie ihn in der Kontaktliste aus und klicken dann auf die Schaltfläche Blindkopie an.

Klicken Sie auf OK. Die Kontakte werden nun in die Felder An, Kopie an bzw. Blindkopie an übernommen und das Dialogfeld wird geschlossen.